оформление акта проверки образец
Акты проверок
В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.
Законодательное обоснование
Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:
ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.
Акт о внутренних проверках
Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:
Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.
Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.
Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.
К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Приложение N 13. Типовая форма акта документарной проверки
Приложение N 13
к приказу Минэкономразвития России
от 31.03.2021 г. N 151
(Типовая форма акта
документарной проверки)
(указывается наименование контрольного (надзорного) органа и при необходимости его территориального органа)
от «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин. N_________
(место составления акта)
Акт документарной проверки
(указывается ссылка на решение уполномоченного должностного лица контрольного (надзорного) органа о проведении документарной проверки, номер документарной проверки в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий)
(наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля)
3. Документарная проверка проведена:
(указываются фамилии, имена, отчества (при наличии), должности инспектора (инспекторов, в том числе руководителя группы инспекторов), уполномоченного (уполномоченных) на проведение документарной проверки. При замене инспектора (инспекторов) после принятия решения о проведении документарной проверки такой инспектор (инспекторы) указывается (указываются), если его (их) замена была проведена после начала документарной проверки)
4. К проведению документарной проверки были привлечены:
эксперты (экспертные организации):
(указываются фамилии, имена, отчества (при наличии), должности экспертов, с указанием сведений об аттестации эксперта в реестре экспертов контрольного (надзорного) органа или наименование экспертной организации, с указанием реквизитов свидетельства об аккредитации и наименования органа по аккредитации, выдавшего свидетельство об аккредитации)
5. Документарная проверка проведена в отношении:
(указывается объект контроля, в отношении которого проведена документарная проверка)
6. Документарная проверка была проведена по адресу (местоположению):
(указываются адреса (местоположение) места осуществления контролируемым лицом деятельности или места нахождения иных объектов контроля, в отношении которых была проведена документарная проверка).
7. Контролируемые лица:
(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, их индивидуальные номера налогоплательщика, адрес организации (ее филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), ответственных за соответствие обязательным требованиям объекта контроля, в отношении которого проведена документарная проверка)
8. Документарная проверка проведена в следующие сроки:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются дата и время фактического начала документарной проверки, а также дата и время фактического окончания документарной проверки, при необходимости указывается часовой пояс)
в срок проведения документарной проверки не включены:
1) период с момента направления контролируемому лицу требования представить необходимые для рассмотрения в ходе документарной проверки документы до момента представления указанных в требовании документов, который составил:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
2) период с момента направления контролируемому лицу информации о выявлении ошибок и (или) противоречий в представленных контролируемым лицом документах либо о несоответствии сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у контрольного (надзорного) органа документах и (или) полученным при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, и требования представить необходимые пояснения в письменной форме до момента представления указанных пояснений в контрольный (надзорный) орган:
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются даты начала и окончания периодов, не включаемых в срок документарной проверки)
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указывается основание для приостановления проведения документарной проверки, дата и время начала, а также дата и время окончания срока приостановления проведения документарной проверки)
Срок непосредственного взаимодействия с контролируемым лицом составил:
(указывается срок (часы, минуты), в пределах которого осуществлялось непосредственное взаимодействие с контролируемым лицом по инициативе контролируемого лица)
9. При проведении документарной проверки совершены следующие контрольные (надзорные) действия:
(указывается первое фактически совершенное контрольное (надзорное) действие: 1) получение письменных объяснений; 2) истребование документов; 3) экспертиза)
с «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
по «___»___________ ____ г., ____ час. ____ мин.
(указываются даты и места фактически совершенных контрольных (надзорных) действий);
по результатам которого составлен:
(указываются даты составления и реквизиты протоколов и иных документов (письменные объяснения, экспертное заключение), составленных по результатам проведения контрольных (надзорных) действий, и прилагаемых к акту)
(указываются аналогичные сведения по второму и иным контрольным (надзорным) действиям)
10. При проведении документарной проверки проверочные листы не применялись.
11. При проведении документарной проверки были рассмотрены следующие документы и сведения:
(указываются рассмотренные при проведении документарной проверки документы и сведения, в том числе: 1) находившиеся в распоряжении контрольного (надзорного) органа; 2) представленные контролируемым лицом; 3) полученные посредством межведомственного взаимодействия; 4) иные (указать источник).
12. По результатам документарной проверки установлено:
(указываются выводы по результатам проведения документарной проверки:
1) вывод об отсутствии нарушений обязательных требований, о соблюдении (реализации) требований, содержащихся в разрешительных документах, о соблюдении требований документов, исполнение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, об исполнении ранее принятого решения контрольного (надзорного) органа, являющихся предметом документарной проверки;
2) вывод о выявлении нарушений обязательных требований (с указанием обязательного требования, нормативного правового акта и его структурной единицы, которым установлено нарушенное обязательное требование, сведений, являющихся доказательствами нарушения обязательного требования), о несоблюдении (нереализации) требований, содержащихся в разрешительных документах, с указанием реквизитов разрешительных документов, о несоблюдении требований документов, исполнение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, о неисполнении ранее принятого решения контрольного (надзорного) органа, являющихся предметом документарной проверки;
3) сведения о факте устранения нарушений, указанных в пункте 2, если нарушения устранены до окончания проведения контрольного надзорного (мероприятия)
13. К настоящему акту прилагаются:
(указываются протоколы и иные документы (письменные объяснения, экспертное заключение), составленные по результатам проведения контрольных (надзорных) действий (даты их составления и реквизиты), заполненные проверочные листы (в случае их применения), а также документы и иные материалы, являющиеся доказательствами нарушения обязательных требований)
(должность, фамилия, инициалы инспектора (руководителя группы инспекторов), проводившего документарную проверку)
Приложение 3. Акт проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя (Типовая форма)
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минэкономразвития России от 30.09.2011 N 532)
(см. текст в предыдущей редакции)
См. данную форму в MS-Word.
(наименование органа государственного контроля (надзора) или органа
__________________________ «__» _____________ 20__ г.
(место составления акта) (дата составления акта)
(время составления акта)
органом государственного контроля (надзора),
органом муниципального контроля юридического лица,
По адресу/адресам: ________________________________________________________
(место проведения проверки)
На основании: _____________________________________________________________
(вид документа с указанием реквизитов (номер, дата))
была проведена ______________________________________ проверка в отношении:
(наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество
Дата и время проведения проверки:
«__» ___ 20__ г. с __ час. __ мин. до __ час. __ мин. Продолжительность ___
«__» ___ 20__ г. с __ час. __ мин. до __ час. __ мин. Продолжительность ___
(заполняется в случае проведения проверок филиалов, представительств,
обособленных структурных подразделений юридического лица или
при осуществлении деятельности индивидуального предпринимателя
по нескольким адресам)
Общая продолжительность проверки: _________________________________________
Акт составлен: ____________________________________________________________
(наименование органа государственного контроля (надзора) или органа
С копией распоряжения/приказа о проведении проверки ознакомлен(ы):
(заполняется при проведении выездной проверки)
(фамилии, инициалы, подпись, дата, время)
Дата и номер решения прокурора (его заместителя) о согласовании проведения
(заполняется в случае необходимости согласования проверки
с органами прокуратуры)
Лицо(а), проводившее проверку: ____________________________________________
должностного лица (должностных лиц), проводившего(их) проверку; в случае
привлечения к участию в проверке экспертов, экспертных организаций
должности экспертов и/или наименования экспертных организаций с указанием
реквизитов свидетельства об аккредитации и наименование органа
по аккредитации, выдавшего свидетельство)
При проведении проверки присутствовали: ___________________________________
руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или
уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного
представителя индивидуального предпринимателя, уполномоченного
представителя саморегулируемой организации (в случае проведения
проверки члена саморегулируемой организации), присутствовавших
при проведении мероприятий по проверке)
В ходе проведения проверки:
выявлены нарушения обязательных требований или требований,
установленных муниципальными правовыми актами (с указанием положений
(нормативных) правовых актов): ____________________________________________
(с указанием характера нарушений; лиц, допустивших нарушения)
выявлены несоответствия сведений, содержащихся в уведомлении о начале
осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности,
обязательным требованиям (с указанием положений (нормативных) правовых
выявлены факты невыполнения предписаний органов государственного
контроля (надзора), органов муниципального контроля (с указанием реквизитов
нарушений не выявлено _________________________________________________
Запись в Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального
предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора),
органами муниципального контроля, внесена (заполняется при проведении
(подпись проверяющего) (подпись уполномоченного представителя
юридического лица, индивидуального
предпринимателя, его уполномоченного
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального
предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора),
органами муниципального контроля, отсутствует (заполняется при проведении
(подпись проверяющего) (подпись уполномоченного представителя
юридического лица, индивидуального
предпринимателя, его уполномоченного
Прилагаемые к акту документы: _____________________________________________
Подписи лиц, проводивших проверку: ________________________________________
С актом проверки ознакомлен(а), копию акта со всеми приложениями
иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического
лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя)
«__» ______________ 20__ г.
Пометка об отказе ознакомления с актом проверки: __________________________
Образец акта обследования объекта
Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.
Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.
Кто пишет акт обследования объекта
Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.
Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.
Как правильно составить акт: основные моменты
Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.
Документ обязательно должен содержать
Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.
Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.
При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.
Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.
Образец составления акта обследования объекта
В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.
Основная часть акта
Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.
Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.
При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.
В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Оформление акта проверки образец
Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.