система учета компьютерной техники в большой организации

Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.

Источник

Программы учета компьютеров

Для многих организаций и предприятий вопрос инвентаризации компьютеров и оргтехники является одним из самых актуальных. Не секрет, что бухгалтерское программное обеспечение позволяет учитывать данные об оборудовании, но при этом оно не спасает от сетевых угроз и вирусов. При заражении корпоративной сети важно быстро определить точное местоположение и IP-адреса всех машин, а бухгалтерская программа выведет на экран лишь общую информацию, которая не поможет узнать, где именно находится тот или иной компьютер. Ко всему прочему, бухгалтерское ПО не предоставляет данные о текущем состоянии техники и ее статусе: находится ли она в данный момент времени в эксплуатации или же хранится на складе, стоит ли ее переносить в список оборудования для модернизации или нет.

Для решения вышеперечисленных задач были созданы специальные программы для учета компьютеров, ноутбуков, лицензионных программ, комплектующих, принтеров, расходных материалов и другой оргтехники. Эти приложения успешно дополняют утилиты для ведения складского учета, а также экономят существенное количество времени при принятии решения о вводе машин в эксплуатацию.

В данном наборе собраны разнообразные программы для инвентаризации и учета компьютеров и оборудования. Большинство из них поддерживают функцию экспорта информации в формате текстовых документов (TXT, DOC/DOCX, PDF) или электронных таблиц (XLS/XLSX). Эта опция может быть полезна для финансовых директоров, которые стараются следить за всеми активами предприятия. Помимо этого, утилиты позволяют отражать детальную техническую информацию о ПК в отдельных карточках, которые могут потребоваться системным администраторам.

Источник

Сапожник без сапог, или учет оборудования в ИТ-отделе. Часть I

В народе есть замечательная крылатая фраза «Сапожник без сапог». Она в полной мере описывает ситуацию, в которой оказываются ИТ-отделы организаций и обслуживающие компании. Люди, которые помогают другим пользователям решать проблемы с техникой, исправлять ошибки в программах, восстанавливать работоспособность программ и оборудования, пытаются навести порядок и привить культуру работы с оборудованием и программным обеспечением, сами не могут навести порядок у себя! О чем пойдет речь? О наболевшем… Учет оборудования и все, что с этим связано. Думаю Вам будет интересно услышать о том, как мы сделали систему учета предназначенную для ИТ-отделов, все таки хабр одно из крупнейших в России IT-сообществ.

Все начиналось в далеком 2009 году. Я занял должность старшего программиста и вместе с начальником отдела, мы начали думать как сделать нашу жизнь лучше. Штат содержал около 10 эникейщиков, 5 программистов и 2 системных администратора, а так же начальника отдела и старшего программиста — Вашего покорного слугу.
Учет оборудования, хотим мы того или нет, является неотделимой частью работы любого ИТ-шника, который связан с железом. Понятное дело, что когда у Вас три компьютера об этом не стоит не то, что говорить, а даже думать, ведь все и так понятно чего и сколько 🙂 Но вот беда, если компьютерный парк начинает расти, а вместе с ним растет и количество ИТ-шников, то в голове удержать информацию становится не реально, да и можешь элементарно не знать о чем то, если это было сделано не тобой. Приведу примеры:

Случай 1. Бухгалтер обращается к начальнику ИТ-отдела.
Бухгалтер. Скажи, пожалуйста, у меня не печатает принтер, не мог бы сказать своим ребятам, что бы они пришли и поменяли картридж?
Начальник ИТ. Сейчас. Повесите на трубке. (голос за кадром: Вова, у нас есть картриджи? ответ за кадром: Не, нету. Закончились… )
Начальник ИТ. Эээ. Марь Ивановна, понимаете, у нас закончились картриджи…
Бухгалтер. А почему не купили раньше, чтобы запас был? Мне первичку печатать надо, клиенты ждут!
Начальник ИТ. Ну…
…

Случай 2. Начальник ИТ-отдела обращается к администратору компьютерных сетей.
Начальник ИТ. Коль, ты забрал у поставщика доп. память, которую обещали поставить зам. директору?
Админ. Нет. Мы ее еще не оплатили…
Начальник ИТ. Как? Я неделю назад ему обещал, что сегодня поставим… Почему не оплатили?
Админ. Эээ. Ну… Я забыл… Работы много, всего не запомнишь…
Начальник ИТ. Хочешь, я тебя с собой сегодня возьму к зам. директору, ты ему об этом расскажешь?
…

Реализация проекта

Итак, система выбрана. Началась разработка. Первым делом, мы решили закрыть дыру под названием «Учет на складе». Т.к. очень часто страдали из-за этого «узкого места».
Прежде всего была проработана техническая часть. Определились в том, как это хотим видеть и выработали методику работы подсистемы складского контура.
Хотелось сделать «идеальную» программу. Чтобы было все просто, но одновременно очень функционально и очень удобно. Ведь нами предполагалось использовать ее в работе.

Для страждущих скриншот конфигурации:

О том, как мы это реализовали контур складского учета я и расскажу в данной статье.

Начнем с главного и основополагающего для склада (места хранения). В нашей конфигурации оборудование «привязывается» к месту хранения, а за этим местом хранения закреплен сотрудник. Т.е. в конфигурации реализована связь:

Есть две схемы именования придуманные нами в контексте нашего решения и наиболее оптимальные с точки зрения простоты и удобства.

1) Обезличенная.
Создаем место хранения buch1 в организационной структуре мест хранения. Для создания структуры можно перетащить место хранения в другое место хранения и оно станет подчиненным. Это удобно если хочется раскидать всех по кабинетам, этажам и т.д.
Т.е. в дереве складов будет что то типа.

При увольнении сотрудника просто меняем ответственного и все. Ничего не перемещаем структура мест хранения не меняется.

2) По сотрудникам.
Т.е. структура будет, примерно такая:

Эта схема удобна тем, что можно не привязывать сотрудников. Из наименования места хранения и так понятно у кого находится оборудование.

Какую схему выберите Вы, это уже Ваш выбор.

Так же поддерживается иерархия мест хранения. Т.е. одно место хранения может содержать несколько других, например:

Так же пришлось решить следующую задачу…
Все мы прекрасно знаем, что компьютерная техника состоит из разных составляющих — комплектующих. Комплекты — это объекты, которые состоят из комплектующих, причем комплекты могут быть как виртуальными (рабочее место, системный блок и т.д.), так и вполне конкретными (серверный шкаф, принтер и т.д.).

Рассмотрим и приведем примеры, как это реализовано в конфигурации.
В нашем решении есть два понятия: номенклатура и карточка номенклатуры. Вы можете спросить: зачем два справочника, если комплектующая у нас одна? Резонный вопрос.

Дело в том, что зачастую мы хотим увидеть где была та или иная номенклатура, где она стояла, ремонтировалась ли, имеет ли инвентарный номер и т.д. Но так же, у нас много однотипной информации: одинаковые принтеры, мониторы, системные блоки, материнские платы. Если все это вести отдельно, в одном справочнике, то через некоторое время мы получим в номенклатуре кашу из одинаковых названий и невозможно будет нормально сориентироваться в этом. Этот этап нами пройден в далеком 2009 году… Тогда мы придумали концепцию, которая актуальна по сегодняшний день.

Было разделено все на 2 справочника: номенклатура и карточки номенклатуры. В номенклатуре содержится модель комплектующей, а в карточке, сама комплектующая с инвентарными номерами, историей и т.д.

Чтобы было понятно приведу пример:
Номенклатура: ВАЗ 2107
Карточка номенклатуры ВАЗ 2107 А123АА 99 RUS

При этом в документах выбирая номенклатуру (определенную модель комплектующей или комплекта), мы выбираем карточку, но выбираем не из всего списка карточек, а с отбором по данной номенклатуре:

Все достаточно просто и не запутано.

Как уже было сказано выше: комплекты — это объекты, которые состоят из комплектующих. В конфигурации с ними работать так же просто. На рисунке, который указан выше комплектом является «Компьютер №256» в нем, содержатся другие комплектующие. Для того, чтобы внести комплектующую в комплект, необходимо мышкой перетащить комплектующую в комплект.
Так же в конфигурации есть возможность не вести учет по карточкам. Это актуально для некоторого вида спец комплектующих и расходных материалов. Например: сетевой кабель, мышки, клавиатуры и т.д. Информация о том где была та или иная мышка, нам зачастую не нужна.

Так выглядит номенклатура. Для удобства добавлены многие ключевые возможности. Впрочем, лучше увидеть все собственными глазами:

А так выглядит карточка номенклатуры.

Для программного обеспечения и лицензий форма немного другая:

В конфигурации есть возможность контролировать лицензии и ПО по сроку окончания.

В качестве документов, оприходования товаров, мы реализовали:

Поступление может быть введено как на основании заказа поставщику, так и без него. При этом работает связь, что заказано и что пришло. Т.е. в любой момент можно сказать, что заказали у поставщика, что пришло на склад и чего еще нет. Позволяет контролировать заказы.

Заказ поставщику. Предназначен для фиксирования намерений приобрести оборудование.

Поступление фиксирует фактический приход оборудования к нам.

А вот сравнение того, что пришло с тем, что было заказано.

При этом в поступлении, как видно из рисунка в спойлере выше, данные по оборудованию фиксируются в наиболее понятном виде. В виде дерева, что во что входит.

Идем дальше… Какая операция следующая по важности? Верно, перемещение с одного места хранения на другое.
Я много думал, как это лучше реализовать, ведь часто бывает, особенно в холдингах проблема с внутренними перемещениями. Что я имею ввиду? Допустим, есть две фирмы, которые входят в холдинг, и Вы работаете ИТ-шником и там и там. Тут вдруг картридж в принтере в одной фирме заканчивается и надо срочно чем то заменить, но в данный момент картриджей в этой фирме нет, есть на остатках в другой фирме. С точки зрения бух учета нельзя из одной фирмы передать картридж в другую, но часто в управленческом учете это правило нарушают. Для этих целей документ «Перемещение» мы немного видоизменили. Авось пригодится и не прогадали.

Как видим есть организация прихода и организация расхода. Повторюсь, с точки зрения бухгалтерского учета — это не верно! Но в реальной жизни бывает все…

В отчете можно выбрать вариант, который позволит увидеть не только остатки, но и сформировать ведомость по оборудованию за период и просмотреть, что было на начало периода, что пришло, что переместили или списали, и что на конец периода осталось. Так же отчет содержит множество отборов, которые позволят отфильтровать результаты в отчете. Допустим, выбрать только по месту хранения, или только по сотруднику.

Разбиение аналогично. Только позволяет разбить комплект, на комплектующие.

Заключение

Понятное дело, это не все, что я могу рассказать. В рамках данной статьи, я постарался выбрать основные документы и справочники конфигурации, подсистемы «Складской учет». За кадром осталось многое интересное и полезное для ИТ-шников, например:

Подведем итоги. Получилась программа, позволяющая сильно упростить жизнь ИТ-отделу и обслуживающим организациям. Проверено на себе и на сотнях благодарных клиентов, которые у нас появились с 2009 года.

Вот в общем то и все. Постарался раскрыть все возможности конфигурации в части складского контура. Заинтересовали подробности? Добро пожаловать на наш сайт.

PS: Если публикация Вам понравится, я продолжу описание и расскажу о других подсистемах, которые реализованы нами: Service Desk, База знаний, Ремонты, Бюджеты, Денежные средства и т.д.

Источник

Учет компьютерной техники

Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Компьютеры прочно вошли в нашу жизнь и используются повсеместно, в том числе для организации учебного процесса. Поэтому расходы, связанные с их приобретением, составляют значительную долю в общей сумме затрат образовательных учреждений. В материале рассмотрены особенности учета компьютеров и комплектующих к ним.

Способы учета компьютеров

Исходя из положений п. 7, 8 СГС «Основные средства» компьютер соответствует критериям признания его объектом основных средств, поскольку:

выполняет определенные самостоятельные функции;

принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;

при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;

первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект, которым может быть (п. 45 Инструкции № 157н, п. 9, 10 СГС «Основные средства»):

объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;

отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;

часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;

часть имущества, которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

При этом объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым, а стоимость которых не признается существенной (например, компьютерное оборудование), могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения (п. 10 СГС «Основные средства»).

Компьютер представляет собой сложное техническое устройство, состоящее из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. На основании приведенных норм законодательства его можно принять к учету в качестве:

1) комплекса конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единый инвентарный объект. Такой способ учета применим в случае приобретения компьютера в полной комплектации либо при покупке отдельных комплектующих (запасных частей) для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места. При этом любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;

2) нескольких самостоятельных объектов. При этом способе учета мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов. Такое возможно, например, в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования либо когда указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.

Обратите внимание: соответствующий способ учета компьютеров необходимо закрепить в учетной политике.

Выбор КВР и кодов КОСГУ

В соответствии с положениями Порядка № 209н расходы в рамках заключенных образовательными учреждениями договоров (контрактов):

на приобретение компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств необходимо отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ;

на покупку комплектующих (запасных частей) для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений» КОСГУ;

на оплату работ по сборке компьютера, покупку права пользования операционной системой, ее установку и настройку для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений» КОСГУ;

на приобретение комплектующих (запасных частей), которые не относятся к капвложениям в инвентарные объекты (например, предназначенные для замены изношенных частей), – по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ;

на оплату работ по ремонту компьютера – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Указанные расходы, согласно Порядку № 85н, необходимо относить на КВР:

242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» – если они осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий. На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом;

244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» – если они осуществляются государственными (муниципальными) учреждениями (включая казенные, которые не применяют КВР 242).

Бухгалтерский учет компьютеров

Особенности ведения учета инвентарных объектов

Группировка объектов, отнесенных к основным средствам по счетам бухгалтерского учета (применение аналитики по счетам), осуществляется по видам имущества, соответствующим подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов (п. 45, 53 Инструкции № 157н).

В ОК 013-2014 (СНС 2008) (утвержден и введен в действие с 01.01.2017 Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст) для компьютеров и периферийного оборудования предусмотрен код 320.26.2.

При этом согласно примечанию к Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, персональные компьютеры относятся к коду 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», который включен во вторую амортизационную группу – имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Поэтому правильным будет использовать именно этот код ОКОФ.

Конкретные коды для системных блоков и мониторов отсутствуют в ОК 013-2014 (СНС 2008). Исходя из этого комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2016 № 02-07-08/78243). По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23.

Обратите внимание: самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении основного средства к соответствующей группе кодов ОКОФ целесообразно закрепить в учетной политике.

Таким образом, при выборе данного кода срок полезного использования компьютера, системного блока и монитора будет одинаковым – 36 месяцев.

Отметим, что указанный срок определяется в целях начисления амортизации на объекты основных средств стоимостью более 100 000 руб. (в соответствии с рассчитанными нормами амортизации).

Если стоимость объектов варьируется от 10 000 до 100 000 руб. включительно, амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию (пп. «г» п. 39 СГС «Основные средства»).

Объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно не амортизируются. При передаче в эксплуатацию их стоимость списывается с балансового учета на забалансовый (пп. «б» п. 39 СГС «Основные средства»).

Кроме того, каждому объекту основных средств (компьютеру, системному блоку, монитору) должен быть присвоен инвентарный номер. Исключение – объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно (п. 46 Инструкции № 157н).

В случае если компьютер поставлен на учет как единый самостоятельный инвентарный объект, всем его конструктивно сочлененным предметам (монитору, системному блоку, клавиатуре, мыши, и т. д.) должен быть присвоен одинаковый инвентарный номер.

Инвентарный номер наносится на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки, и сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Учет операций на счетах бухгалтерского учета

Компьютеры принимаются к бухгалтерскому учету в составе основных средств по их первоначальной стоимости и учитываются на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование». Такая стоимость формируется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» и включает в себя расходы, непосредственно связанные с приобретением (созданием) компьютеров, доведением их до состояния, пригодного к использованию. Полный перечень расходов приведен в п. 15 СГС «Основные средства».

Для учета сумм начисленной на компьютерную технику амортизации предназначен счет 0 104 04 000 «Амортизация машин и оборудования».

Аналогичный порядок учета действует в отношениимониторов и системных блоков, которые принимаются на баланс в качестве самостоятельных инвентарных объектов.

Приобретенные учреждением комплектующие (запасные части), отнесенные к материальным запасам, учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Их первоначальная стоимость формируется на счете 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» в сумме фактически произведенных вложений, перечень которых приведен в п. 19 СГС «Запасы».

Рассмотрим особенности учета компьютерной техники на конкретных примерах.

Автономное образовательное учреждение в рамках заключенного с коммерческой организацией контракта приобрело десять компьютеров в полной комплектации на сумму 350 000 руб. (35 000 руб. каждый). Аванс по контракту составил 105 000 руб. (30 % от общей стоимости). Расходы произведены учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности.

Компьютеры были учтены в составе иного движимого имущества и введены в эксплуатацию. Учетной политикой учреждения установлено, что амортизационные отчисления по указанным объектам включаются в состав прямых затрат, формирующих себестоимость платных услуг.

На основании Инструкции № 183н в бухгалтерском учете автономного учреждения сформированы следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс поставщику

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244/статья 310 КОСГУ)

Отражены вложения в основные средства – компьютеры

Зачтен ранее перечисленный аванс

Произведен окончательный расчет с поставщиком компьютеров
(350 000 – 105 000) руб.

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244/статья 310 КОСГУ)

Приняты к учету компьютеры

Начислена 100 %-я амортизация при вводе компьютеров в эксплуатацию

Пример 2.

Бюджетное образовательное учреждение за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания по договору с поставщиком приобрело:

монитор на сумму 25 000 руб.;

комплектующие и запасные части для сборки системного блока – 70 000 руб.;

клавиатуру – 3 000 руб.;

В рамках отдельного договора с коммерческой организацией приобретены неисключительные права на программное обеспечение (операционную систему) – 5 000 руб., оплачены услуги по сборке компьютера, установке программного обеспечения – 3 000 руб.

После сборки компьютер принят к учету как единый инвентарный объект и введен в эксплуатацию.

В соответствии с учетной политикой учреждения амортизация по основным средствам начисляется линейным способом, а амортизационные отчисления учитываются в составе прямых затрат.

В бухгалтерском учете указанные операции согласно Инструкции № 174н отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету в составе материальных запасов:

комплектующие (запчасти) для сборки системного блока

Источник