система показателей классификаторы и коды документация потоки информации информационное обеспечение

Информационное обеспечение. Классификаторы. Методы классификации.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Понятие информационное обеспечение

Информационное обеспечение — это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения БД.

Системы классификации и кодирования информации

Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение. Система классификации позволяет сгруппировать объекты выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов — это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор — систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

Назначение классификатора:

Разработаны три метода классификации объектов, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.

Методы классификации объектов:

Иерархический метод классификации

Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е. какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии. Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Достоинства иерархической системы классификации: простота построения и использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации: жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Фасетный метод классификации

В отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet — рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. Схема построения фасетной системы классификации представляется в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. Достоинства фасетной системы классификации: возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок. Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Дескрипторный метод классификации

Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Система кодирования

Применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации. Система кодирования — совокупность правил кодового обозначения объектов. Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: длиной — число позиций в коде, и структурой — порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Источник

Информационное обеспечение ИС

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение ( классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы : входных, выходных файлов, базы данных ).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

Внемашинное информационное обеспечение

Основные понятия классификации технико-экономической информации

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.

Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации : иерархическая и многоаспектная.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Примеры применения иерархической классификации объектов в корпоративной ИС приведены на рис 9.2 и 9.3. Использование приведенных моделей позволяет выполнить кодирование информации о соответствующих объектах, а также использовать процедуры обобщения при обработке данных (при анализе затрат на заработную плату — по принадлежности работника к определенной службе, при анализе затрат на производство — по группам материалов: по металлу, по покупным комплектующим и пр.).

Источник

4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования

Информационное обеспечение (ИО) — важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение можно разделить на внемашин- ное и внутримашинное.

Внемашинное ИО — это системы показателей, классификаторов, кодов и документации, внутримашинное — различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).

Проектирование ИО выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения. В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: •

определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; •

исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; •

проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; •

определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); •

проектирование форм вывода результатных сведений.

Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация

конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо для их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: ведение в ПЭВМ справочников, формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам- признакам.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров — это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки — позиции.

В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: •

общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Например, классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д.; •

отраслевые, единые для отдельных отраслей — банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, виды операций движения материальных ценностей и др.; •

локальные, составленные для АИС предприятий и организаций — коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.

Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, пять знаков отражают группу продукции, а шестой — контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак — подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак — подгруппа, а последний знак — вид продукции. Например: 5714309 — плиты облицовочные пиленые из природного камня.

Различают два метода классификации: •

иерархический — между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс — подкласс — группа — подгруппа — вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов.

фасетный — исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов — наборов значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Правила построения иерархического классификатора следующие. 1.

Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). 2.

Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. 3.

Построить классификационное дерево (рис. 4.1).

Например, обозначение 6431 означает: 6 — лесные породы; 4 — лес

пиленый; 3 — лес пиленый обрезной; 1 — размер заготовки.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц.

Построить структуру кода по рис. 4.2. X X X X

На следующем после классификации этапе проводится кодирование, или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатур по определенным правилам, установленным системой кодирования.

Код — это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд. В ЭВМ хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.

Коды могут быть цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: •

они должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; •

быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; •

быть стабильными, часто не пересматриваться; •

иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; •

быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Наибольшее распространение получили системы кодирования

порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т.д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую со- подчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 [126]. б

материалы Номер счета

Рис. 4.3. Структура (а) и пример (б) кода для счета 10 «Материалы»

Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.

Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр: •

первые три (460) означают, что товар произведен в России; •

следующие четыре цифры — это код предприятия, которое произвело данный товар; •

следующие пять цифр — код товара; •

последняя цифра — контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.

Стандартный набор для штрихового кодирования включает: •

принтер для маркировки товаров на складе; •

электронные весы со встроенной печатью этикеток или дополнительным принтером на фасовке весового товара; •

кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; •

мобильный терминал на складе для учета товара.

Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению

потерь в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного) учета.

Источник

Понятие информационного обеспечения, его структура

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональны­ми подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения ин­формации, характеризующей состояние управляемого объекта; слу­жит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в от­ношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и сред­ством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имею­щих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.

Рис. 3.1. Структура экономической информации

Логический подход к структуризации экономической информа­ции позволил выделить следующие структурные единицы в зависи­мости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных струк­турных элементов в автоматизированной обработке.

Информационными единицами низшего уровня являются рек­визиты и показатели, служащие основаниями для составления до­кументов и хранения в памяти машины.

Реквизит — самая простая единица, состоит из знаков — цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальней­шему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты- основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания — арифметической обра­ботке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Основываясь на этом определении видно, что в приведенном вы­ше примере отражено два показателя.

Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл — основную структурную еди­ницу хранения информации в памяти компьютера при автоматизи­рованной обработке экономических задач.

Информационные файлы имеют различное функциональное на­значение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой инфор­мации. Часть файлов используется только для обработки одной за­дачи, другие — для нескольких задач. Как правило, в автоматизиро­ванной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.

Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана сче­тов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчет­ность: кассовая книга, журнал-ордер N° 1 и др.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации — информа­ционный поток.

Как правило, создание ИС предусматривает автоматизирован­ную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтер­ский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить инфор­мационную подсистему «Бухгалтерский учет».

Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.

Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка — «Операционный день банка».

Совокупность всех информационных подсистем объекта состав­ляет структурную единицу информации высшего уровня — инфор­мационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных техноло­гий требует организации и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система по­казателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы по­казателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридиче­ских лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

В условиях применения персональных компьютеров для обра­ботки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:

• организацию АРМ и активное участие пользователя в вычис­лительном процессе (децентрализованная обработка);

• автоматическое формирование первичных документов персо­нальным компьютером (безбумажная технология);

• сетевую интегрированную обработку комплексов экономиче­ских задач предприятия (организации);

• создание распределенной базы данных организации;

• широкое информационно-справочное обслуживание пользо­вателей;

• электронную почту, выход в Интернет.

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

• систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

• системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

• унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

• потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

• информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Назначение информационного обеспечения заключается в сле­дующем.

1. Обеспечение организации представления информации поль­зователям для выполнения ими профессиональных задач по подго­товке управленческих решений, а также создание условий работы автоматизированным информационным технологиям.

2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсис­тем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3. Создание эффективной организации хранения и поиска дан­ных, позволяющей формировать данные для решения регламенти­рованных задач, а также функционировать в режиме информацион­но-справочного обслуживания.

Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.

Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам поста­новки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).

Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с техноло­гией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Источник