перевод продукции в поштучный учет
Поштучный учет алкоголя в ЕГАИС 3.0: изменения в правилах в 2021 году
В этом году розничные торговые точки, реализующие алкогольную продукцию, должны полностью перейти на помарочный учет в системе ЕГАИС: будет запрещено продавать алкоголь со старыми марками, не переведенный на поштучный учет, а также бутылки с поврежденными или утерянными акцизными марками.
Естественно, такие изменения вызывают вопросы не только у тех, кто только начинает работу на этом рынке, но и у опытных продавцов. Рассказываем, какие нововведения грядут, и как рознице правильно к ним подготовиться.
Как 2020 год отразился на работе магазинов по продаже алкоголя?
Самоизоляция и карантинные мероприятия в России, естественно, встряхнули все рынки, в том числе и рынок спиртного. Так, например, в самом начале весны прошлого года был зафиксирован резкий спрос на алкоголь — пиво, вино, крепкие напитки. По данным аналитиков МТС Кассы, в некоторых регионах продажи выросли на 30 и более процентов. Отчасти рост мог быть связан с майскими праздниками, когда люди традиционно приобретают больше алкоголя, но в 2019 году показатели за этот же период были ниже на четверть.
Зачем нужен переход на поштучный учет алкогольной продукции?
Согласно новым правилам, производители должны маркировать каждую единицу алкоголя новыми маркам, в которые сразу «зашит» код, присвоенный ЕГАИС. Оборот такой продукции осуществляется только на регистрах № 1 и № 3.
Но бутылки со старыми марками тоже находятся в обороте : коньяк, виски, вина и другие напитки есть и на оптовых складах, и на полках у розничных продавцов. Это связано с тем, что новые марки начали выдавать производителям только с января 2019 года, плюс у них еще был запас старых марок, и все они наносились на бутылки.
Чтобы ускорить перевод остатков алкоголя со старыми марками на поштучный учет, ФСРАР установила для розницы определенные правила и сроки.
Как изменится работа в ЕГАИС в этом году?
Подробнее остановимся на том, что поменялось в правилах.
С 1 января этого года изменены сроки подтверждения ТТН. Если раньше накладную нужно было подтвердить в течение трех или семи дней с момента поставки, то по новым правилам ее придется подтверждать в день приемки.
С 15 января запрещено пользоваться документом «постановка на баланс на второй регистр», если есть расхождения остатков на этом реестре с данными ЕГАИС. Исключение ─ исправление пересортицы. Снимать остатки с этого регистра можно только путем пересорта.
С 1 февраля началось отслеживание дат подтверждения товарно-транспортных накладных. Все документы, сформированные с начала года, предприниматель должен подтвердить не позднее чем в 60-дневный срок, начиная с даты, указанной в документе. Если он не успевает сделать это в указанный промежуток времени, то ему следует обратиться в ФСРАР, чтобы списать с себя эти остатки. За нарушение правил учета магазин могут привлечь к административной ответственности по ст.14.19 КоАП.
С 1 февраля все исправления в документы на списание алкоголя можно внести только в течение 7 дней. По истечении этого срока продавцу придется обращаться за разрешением на коррекцию непосредственно в ФСРАР.
С 1 апреля перемещать крепкий алкоголь на второй регистр запрещено, кроме случаев, когда надо убрать отрицательные запасы в торговом зале.
С 1 августа произойдет полный переход на поштучный учет. С этой даты запрещено:
Последний запрет означает, что после 1 августа нельзя будет поставить на поштучный учет алкоголь со старыми марками.
И еще одно изменение правил коснулось продавцов пива и общепита ─ изменились правила сдачи алкодекларациий: теперь сдавать их нужно в формах 7 и 8, а не 11 и 12, как раньше (приказ Минфина и ФСРАР № 396 от 17.12.2020 г.). За первый квартал можно отчитаться по старым правилам.
С 1 февраля усилился контроль за работой внутри ЕГАИС. Контролировать подтверждение товарно-транспортной накладной (ТТН) магазином теперь будут поставщики. Если документы останутся не подтвержденными в течение 60 дней, система автоматически вернет отгруженное на баланс поставщика, а в магазине эта поставка останется неучтенной, без допуска к продаже.
Касаются ли эти изменения баров и ресторанов, которые подают алкоголь в своих заведениях?
Да, эти новые правила действуют и для предприятий общепита, реализующих крепкий алкоголь, поэтому владельцам кафе, ресторанов и баров с алкоголем тоже следует внимательно ознакомиться со всеми нововведениями, и применять их в своей деятельности.
Насколько готова розница к работе по новым правилам?
Естественно, готовы далеко не все. К примеру, во многих торговых точках и заведениях общепита реализуется коллекционный или редкий, дорогой алкоголь, который может находиться на складах долгое время. В подавляющем большинстве случаев такой алкоголь имеет старые марки и зарегистрирован на регистре № 2. Владельцам такого товара надо учитывать его по новым правилам ─ перевести на поштучный учет до 1 августа.
Как рознице подготовиться к переходу на новый формат работы?
Можно было бы реализовать всё, что осталось со старыми марками и проходило регистру № 2 до начала апреля, но увы — этот поезд уже ушел. Что остается?
Необходимо провести инвентаризацию алкоголя, который числится у вас на регистре № 2 и сверить полученные данные с ЕГАИС по остаткам в торговых залах. При расхождении необходимо будет выровнять остатки. Чтобы их выровнять, придется списать старый товар со регистра № 2 с причиной « пересортица», и тут же поставить ее на регистр № 1 (не забудьте указать номер акта списания!). Марку нужно зафиксировать на регистре № 3.
Что делать, если марки со старых бутылок алкоголя оказываются поврежденными или вовсе утеряны? В этом случае вам придется подать в межрегиональное управление ФСРАР заявление с подробным описанием проблемы, чтобы обезопасить себя от возможных санкций. Заявление должно быть обязательно заверено печатью организации и подписано руководителем фирмы.
Как принимать алкоголь по новым правилам?
Самое главное — принимать товар своевременно, день в день. Даты приемки в бумажной накладной и акте подтверждения должны обязательно совпадать.
Проверяйте поступивший алкоголь сканированием марок на бутылках или на коробках — это обезопасит ваш магазин от разных возможных неблагоприятных последствий. Для этого позаботьтесь о надежном современном оборудовании — 2D-сканере для кода Data Matrix и стабильном интернете на складах. Не забудьте и об удобном ПО ваших онлайн-касс, которое умеет работать с алкоголем и интегрировано с ЕГАИС. Например, МТС Касса предлагает комплексное решение для работы с алкоголем.
Касаются ли изменения продажи слабоалкогольных напитков?
TREND
ДАЛИОН: ТРЕНД
Перевод партионной маркированной алкогольной продукции в поштучную
С 01 июля 2020 года все марки алкогольной продукции будут поштучные, то есть они будут учитываться на Регистре 1 с расшифровкой по маркам на Регистре 3. Регистр 2 будет использоваться только для немаркированной продукции. Следовательно, к этому времени нужно либо распродать партионную маркированную продукцию, либо перевести ее в поштучный режим, поставив на баланс Регистра 3.
Перевод партионной продукции в поштучную происходит в несколько этапов.
1. Обнуляем Регистр 2.
Остаток по нему можно увидеть в отчете «Остатки алкоголя по данным ЕГАИС».
Положительный остаток на Регистре 2 нужно переместить на Регистр 1 документом «ЕГАИС Передача продукции» с видом операции «Возврат из торгового зала». На этом этапе важно подставить Справку 2.
Далион подбирает Справки 2, по которым были перемещения на Регистр 2.
2. Получаем полную информацию по партионным маркам для дальнейшего их перевода на Р3.
Если марки тотально не сканировались при получении алкогольной продукции, то в контуре Факт информации по ним нет, а следовательно ее нужно внести. Для этого используется документ «Марки зала», в который нужно считать все марки. Вид операции нужно выбрать «Частично считаны», чтобы регистр Факт по поштучным маркам не обнулился, а добавлялись только партионные марки.
3. Переводим партионную маркированную алкогольную продукцию в поштучную.
После заполнения документа «Марки зала» на его основании нужно вызвать обработку «Мастер по переводу партионной продукции в поштучную». В этом случае табличная часть заполнится считанными марками.
Обработка привязывает считанные марки к тем справкам, которые числятся по контуру ЕГАИС.
Если в табличной части количество факт, количество к переводу и остатки по Регистру 1 совпадают, то в результате выполнения обработки марки будут привязаны к текущим справкам, которые хранятся в Далионе.
Если есть «проблемные» товары, то они будут выделены красным цветом.
Например, было отсканировано четыре марки, а на остатке Регистра 1 числятся три, и мы не можем определить к которым из четырех марок нужно производить привязку. В этом случае выдается сообщение, что «количество марок к переводу на регистр 3 больше доступного остатка старых марок на регистре 1».
Одной из возможных причин может быть несовпадение фактических остатков и остатков по ЕГАИС. В этом случае рекомендуем вам провести инвентаризацию алкогольной продукции.
Другой проблемой может быть пересорт на стороне поставщика. Эта проблема находится за пределами функциональных возможностей Далион.
После устранения «проблемных» строк нажимаем «Сформировать акт фиксации ЕГАИС».
Перевод продукции в поштучный учет
В новости о полном переходе на поштучный учёт алкогольной продукции в ЕГАИС немногословно сообщается о том, что дата перехода — 01.07.2020.
В дополнении говорится, что сроки перенесены на 01.11.2020. Это означает, что с 1 ноября все марки будут учитываться в системе ЕГАИС по методологии поштучного учёта.
После 01.11.2020 г. во всех документах необходимо указывать ШК марок и при фиксации информации в ЕГАИС будет проверяться наличие данных ШК на 3-м регистре. При реализации маркированной продукции старого образца в розничной сети, дополнительная постановка на 3-й регистр не требуется! В случае отправки чека с отсутствующей на 3-м регистре маркой, списание будет производится со второго регистра (действующая схема). Постановка на 3-й регистр в розничной организации потребуется только в случае отправки накладных или актов списания.
Как подготовиться к переходу на поштучный учёт
Шаг 1. Сделать помарочную инвентаризацию всего маркированного алкоголя.
Как это сделать в Далионе мы рассказали в инструкции: Выравнивание алкоголя в «Марках зала».
В результате инвентаризации, вы спишете алкоголь, отсутствующий по факту, но числящийся в ЕГАИС.
Это уменьшит объём работы в дальнейшем, а самое главное — у вас не возникнут проблемы со списанием «старых марок» после 1 ноября.
Шаг 2. Освободить Торговый зал от маркированного алкоголя.
Если у вас нет таких остатков на Регистре 2 (Торговый зал), то можно сразу перейти к шагу 3.
Проверить остатки можно в разделе: Алкоголь > Отчёты — Остатки алкоголя по данным ЕГАИС.
Если остатки есть, то сначала нужно передать алкогольую продукцию на Регистр 1 (Склад). Для этого создаём документ «Передача продукции» с типом «Возврат из Торгового зала», заполняем табличную часть алкокодами продукции из торгового зала, указываем количество и справку 2, и отправляем (согласно рисункам ниже).
Рис. 1. Создание Передачи продукции
Рис. 2. Выбор типа операции Возврат из Торгового зала
Рис. 3. Выбор номенклатуры ЕГАИС
Рис 4. Выбор справки
В случаях, когда справки 2 нет (а это бывает, если алкоголь был поставлен на приход без справок), его нельзя вернуть на Регистр 1 (Склад). Вам придется или постараться продать до ноября весь «проблемный алкоголь», списать его через «Акт списания», или сделать вскрытие тары (если у вас общепит).
Как перейти на поштучный учёт
Итак, в Торговом зале алкогольной продукции нет. Теперь вся продукция хранится на Регистре 1 (Склад) и поштучные марки на Регистр 3 (Хранение по цифровым идентификаторам).
Чтобы поставить партионные марки на Регистр 3, следует сделать Акты фиксации отдельно на каждую марку.
Шаг 3. Создать Акты фиксации.
В Далионе, начиная с версии 2.0.06.05 (для Тренда 3.0.6.14), есть обработка для автоматического создания актов: Алкоголь > Сервис > Перевод партионной маркированной алкогольной продукции в поштучную.
Там же меню можно создать Акт фиксации и вручную.
ее сканируем в акт партионные марки, выбираем подходящую справку и отправляем (как указано на рисунках ниже).
Остался алкоголь со «старыми» марками? Подготовьтесь к помарочному учету
Помарочный (поштучный) учет крепкого алкоголя стартовал в 2018 году и касался продукции, оклеенной марками нового образца. В 2020 году поштучному учету подлежит остальной крепкий алкоголь, то есть с марками старого образца. Эксперты Контур.Маркета рассказали, что может измениться и как подготовиться.
Что такое поштучный учет и марки разной давности
Суть помарочного учета в том, что код марки конкретной бутылки фигурирует в учетных документах на эту бутылку. Этот код есть в накладных, актах, журнале учета продаж. Таким образом, ФСРАР знает о передвижении каждой единицы продукции и может эффективнее бороться с контрафактом.
Без поштучного контроля остался алкоголь с марками, выпущенными до июля 2018 года. Речь идет обо всех марках — акцизных и федеральных специальных. С ноября 2020 такой алкоголь тоже будет учитываться поштучно.
На марке старого формата есть квадратный и прямоугольный коды, а на новой марке код один и содержит больше информации.
Марка старого образца
Марка нового образца
Обязателен ли поштучный учет «старых» марок при розничной торговле
Письма ФСРАР, которыми располагают эксперты Контур.Маркета, разъясняют: поштучный учет алкоголя со «старыми» марками касается оборота (поставок, возвратов), а не розничной продажи.
Переводить «старый» алкоголь с партионного на поштучный учет должны будут оптовики. Розничные магазины смогут принимать и продавать такой алкоголь, как раньше.
Единственный случай, когда рознице тоже нужно учитывать «старый» алкоголь поштучно — это возврат продукции оптовику. Возвратную накладную нельзя будет оправить поставщику, если не учли этот алкоголь поштучно.
Розничные магазины пока не обязаны, но имеют право полностью перейти на поштучный учет добровольно. Какие преимущества у перехода:
Как рознице перейти на поштучный учет алкоголя со «старыми» марками
Сначала нужно перенести алкоголь со старыми марками со второго регистра на первый. Это сделает Маркет автоматически, когда вы будете выполнять следующий шаг.
Затем привяжите марки к партиям алкоголя в накладных и отправьте в ЕГАИС акт привязки. Как привязывать марки, смотрите подробную инструкцию, ниже коротко опишем порядок действий:
Привязка марок — разовое действие. Вы можете делать привязку в любое время и в любом порядке. Например, обработать сначала одно наименование, затем следующее и так далее.
Поштучный учет ЕГАИС
В связи с распространением коронавирусной инфекции, Росалкогольрегулирование изменяет сроки перехода на поштучный учёт алкоголя в ЕГАИС на 01.11.2020 года.
Данное решение было принято Росалкогольрегулированием в целях полного перехода на поштучный учет алкогольной продукции в ЕГАИС.
До 1 ноября необходимо привести остатки на регистрах в порядок.
Проблемы выравнивания остатков со старыми акцизными марками
Опишу проблему на примере: допустим, в ЕГАИС у вас на остатках имеется 40 бутылок водки «Беленькая». Из них:
Вы начинаете считать фактическое количество бутылок в торговом зале по старым маркам, насчитываете 30 штук и ставите 5 штук на баланс, так как думаете, что на втором регистре не хватает ещё 5 бутылок.
Но эти 5 бутылок в ЕГАИС могут быть со старыми марками, которые привязаны к 3 регистру, и их не получится переместить в торговый зал. Тем самым вы поставите себе на баланс 5 лишних бутылок.
И таких вариаций может быть много. Поэтому при выравнивании важно учитывать приходы старых марок с привязкой к 3 регистру. Таких поступлений скоро будет множество.
При переходе на поштучный учёт акцизных марок, возникают следующие вопросы, с возможными вариантами развития:
Вопросы по поштучному учёту? Вступайте в нашу группу в Вконтакте, посвящённую ЕГАИС.
Часто задаваемые вопросы по переходу на поштучный учёт в ЕГАИС
Проведение чеков будет изменено? Чеки будут списывать остатки со 2-го регистра?
В случае отправки чека с отсутствующей на 3-м регистре маркой, списание будет производится со 2 регистра. Постановка на 3-й регистр в розничной организации потребуется только в случае отправки накладных или актов списания.
Что будет с остатками 2-го регистра по маркированному алкоголю у розницы? Они заблокируются навсегда?
Для розницы и общепита изменений по остаткам на 2-ом регистре не будет. Следовательно, блокироваться они не станут.
Что будет с остатками 1-го регистра, к которым не привязаны марки, либо привязаны не в полном объеме?
С 1.07.2020 использование ActUnFixBarCode.xsd и ActFixBarCode.xsd возможно только для устранения пересортицы (как это описано в методологии), в иных случаях привязка марок на Регистр 3 осуществляться не будет
Можно ли будет переместить из 2-го на 1-й регистр остатки по справкам, а потом привязывать их постепенно, по мере перемещения в розницу со склада?
Возможен ли будет технически после 01.04.2020 партионный оборот продукции со старыми ЦИ, которая была переведена из поштучного учёта в партионный до 01.04.2020?
Да. Однако, с 01.04.2020 будет включен дополнительный контроль системы, который не позволит учитывать оборот продукции с марками старого образца в партионном режиме после фиксации ее отгрузки от производителя и импортера в поштучном режиме после указанной даты.
Если ТТН с марками старого образца (поштучно) зафиксирована 31.03.2020, её приняли и перевели марки в партионный учёт, можно ли затем отгружать эту продукцию партионно?
Необходимо будет указывать марки после 01.04.2020 при дальнейшей отправке.
Нужны ли справки А и Б для продукции с марками «старого» образца?
Переход на помарочный учёт в Общепите
Общепит, Вам повезло больше, чем рознице.
Этот вариант, не нарушающий никаких требований, который я считаю самым простым. Его можно использовать, если вы не планируете вернуть товар поставщику либо делать перемещение. В противном случае переходите на инструкцию для розничного магазина.
Шаг первый – запросить остатки.
Я рекомендую проверить свои остатки уже сейчас (по 100 бутылок в месяц). Это позволит вам перекрыть более 400 минусов за 3 месяца.
Если ли у вас минусов больше, то это можно решить пересортицей продукции.
Если необходима помощь – обращайтесь.
Шаг второй – сделать выравнивание остатков, то есть списать продукцию, которой нет фактически.
И третий шаг – оставить на 2-ом регистре и списывать постепенно, либо произвести вскрытие тары всех старых бутылок. Теперь данные бутылки для Росалкогольрегулирования не интересны и вам нет необходимости привязывать к ним марки.
Почему я предлагаю сделать делать выравнивание сейчас:
И ещё небольшой бонус.
Я знаю, что обновления специализированного ПО, в котором вы ведете учет, – недешёвое удовольствие, а обновлять нужно постоянно: из-за изменений в ЕГАИС, правилах предоставления алко деклараций, т.д.
Многие рестораны сделали проще, чтобы не обновлять основное ПО они взаимодействуют с ЕГАИС и Меркурий в нашей программе, а учёт продолжают ввести у себя, не утруждая себя дорогостоящими обновлениями.
Переход на помарочный учёт в Рознице
Что делать Вам? Дочитайте до конца, там бонусы от меня.
Перед тем, как делать выравнивание, нужно узнать, где хранятся ваши остатки (регистр 1 или 2), каковы они (есть ли минуса), и запросить справки А и Б;
Здесь есть два варианта:
Первый способ – сканировать каждую бутылку с вводом даты розлива. После завершения операции по выравниванию у вас будет следующая информация: какие бутылки, числящиеся в ЕГАИС, у вас есть фактически, а каких нет.
Отсутствующие бутылки можно списать, а акцизные марки имеющихся бутылок привязать к нужным справкам Б.
Второй способ перенести все остатки на 2-й регистр и произвести выравнивание.
Однако, данный способ имеет множество подводных камней, поэтому за выравниванием при переходе на помарочный учёт следует обращаться к специалистам.
Да, технически ЕГАИС позволяет привязать акцизные марки к любой справке Б в рамках одного алкокода. Каких-либо проверок со стороны ЕГАИС на данный момент нет. Но существует риск того, что вам удаленно пришлют штрафы за предоставление недостоверных сведений.
Затем можно работать дальше и принимать продукцию, сканировать марки и переводить её из партийного учета в поштучный.
Статья получилась общая, без деталей и конкретики. Если бы я начал расписывать все подробно, это бы заняло не один десяток страниц.
Поэтому эту тему буду расписывать детальнее в следующих рассылках.
А сейчас самое главное – проверьте свои остатки на наличие минусов.
Я рекомендую проверить свои остатки уже сейчас (по 100 бутылок в месяц). Это позволит вам перекрыть более 400 минусов за 3 месяца. Если у вас минусов больше, то это можно решить пересортицей продукции. Если необходима помощь – обращайтесь.
Основные проблемы поштучного учета акцизных марок
При приемке партии товара рекомендуется во избежание пересорта по акцизным маркам просканировать АМ на каждой бутылке.
Для продажи бутылки с несовпадающей АМ нужно делать пересорт марок, что представляет более трудоёмкий процесс, чем устранять пересорт по алккодам (для алкоголя со старыми марками). В некоторых случаях будет невозможно поставить такие марки на учет.
В момент, когда кассир попытается продать бутылку с неправильной АМ, чек с маркой уйдет в УТМ, но УТМ не отправит в ЕГАИС чек с такой маркой, потому что определит, что такая марка уже находится на Регистре 3 в другой организации, например, у вашего поставщика.
Для того чтобы продать эту марку, вы должны привязать её к своей партии (к справке 2), отправив в ЕГАИС документ «ActFixBarCode». После отправки акта «ActFixBarCode» единая система проверит нахождение этой марки на остатках в других организациях и проверит, была ли по ней продажа или списание.
Если продукция с этой маркой была ранее продана или списана, привязать ее к своей партии не получится. В таком случае требуется официальное обращения в Росалкогольрегулирование для выявления факта незаконного оборота алкопродукции.
Учёт ЕГАИС
ЕГАИС контролирует период наличия марок пересортного алкоголя на остатке Регистра №3 организации или ее контрагентов.
При превышении 90 календарных дней с момента выявления пересортицы, партия, в которой числится марка, будет заблокирована у владельца (организации или ее контрагента) для дальнейшего движения, пока не будет выявлена и отвязана марка пересорченной продукции.
После списания марки партия будет разблокирована автоматически.
Начало блокировки в течении 90 дней начнется с момента привязки марки к вашей организации. И если магазин, у которого изначально эта АМ стояла на учете, отгрузит ее кому-то еще, то уже у этой организации через 90 дней заблокируется вся партия. Тогда необходимо будет отвязывать эту марку для полной разблокировки партии.
Если ваш поставщик узнает, что акцизные марки какой-нибудь партии, которые стоят у него на учете в регистре 3, фактически находятся у другого его клиента на регистре 3, то поставщик может сам не отписывать эти марки, а отгрузить вам этот алкоголь, так как партия еще не заблокирована.
Если при приемке партии вы не просканируете эту марку, то эта партия у вас заблокируется через 90 дней от даты возникновения пересортицы, что приведет к невозможности продажи всего алкоголя из партии.