передача бухгалтерского учета на аутсорсинг
Бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге
Экономия без финансиста. Нужно ли отдавать ведение бухгалтерии фирмы на аутсорсинг
Рано или поздно любой компании приходится решать проблему оптимизации собственных расходов. Сокращения издержек каждая фирма добивается по-разному, в зависимости от профиля. Однако есть общий для всех вариант экономии: отдать выполнение части рабочих функций сторонней организации — на аутсорсинг.
Все более популярной становится не только практика передачи простых курьерских или логистических работ на откуп специализированным компаниям, но и привлечение суперпрофессионалов, например, для бухгалтерского обслуживания. Многие компании предпочитают отдавать этот процесс на аутсорсинг, потому что зачастую это дешевле, чем держать своих бухгалтеров. Не нужно заботиться о размещении сотрудников, оборудовании их рабочих мест, к тому же можно сэкономить на зарплатных налогах. При этом качество работы не страдает, агентства даже утверждают, что квалификация их сотрудников превышает уровень подготовки специалистов, которых могут себе позволить компании малого бизнеса. В любом случае бухгалтерская компания обязуется в полном объеме возместить клиенту убытки, связанные с взысканием государственными органами санкций (штрафов, пеней), причиной начислений которых явилось недобросовестное исполнение обязанностей по заключенному договору. А вот накажут ли проштрафившегося собственного бухгалтера фирмы — зависит от решения вышестоящего руководства.
Стоимость услуг бухгалтерского обслуживания
Стандартный набор бухгалтерских услуг, предоставляемых агентствами, включает в себя постановку бухгалтерского учета или его восстановление, ведение учета, персонифицированный учет (система учета сведений о страховой и накопительной частях пенсий), учет кадров и зарплаты. При этом тарифы на обслуживание определяются количеством необходимых хозяйственных операций. Стоимость услуг зависит также от схемы налогообложения, степени автоматизации учета, количества сотрудников компании, наличия филиалов и рода деятельности. Например, стоимость нулевой отчетности у разных компаний варьируется от 1,5 тысячи до 3 тысяч за квартал. Поэтому реальную выгоду от передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг следует тщательно просчитать, прежде чем заключать договор на бухгалтерское обслуживание. Поскольку небольшая компания, в которой трудится десяток человек, занимающихся одним видом деятельности, может обойтись и самостоятельным бухучетом, который несложно вести с помощью специальных программ.
Нужен бухгалтер?
Если вы не хотите разбираться в проводках, бухгалтерских справках, балансе и отчетности, наши бухгалтеры возьмут эту работу на себя.
Выбор обслуживающей компании
При выборе компании на бухгалтерское обслуживание одним из главных критериев оценки должна являться благонадежность. Неблагонадежная компания может принести множество проблем, от ошибки в документах или несоблюдения сроков, указанных в договоре на бухгалтерское обслуживание, вплоть до раскрытия конфиденциальной информации. Поэтому следует убедиться в том, что компании можно доверять, еще до обращения в нее. Этот параметр можно оценить по рекомендациям клиентов, членству фирмы в профессиональных сообществах (таких, например, как Палата налоговых консультантов) и наличию сертификаций. О надежности компании также можно судить по ее возрасту: высокое качество услуг обеспечивает компании долгую жизнь. Сфера начала развиваться в начале 2000-х годов, именно тогда были основаны многие компании, сейчас считающиеся передовиками в своей деятельности.
Договор на бухгалтерское обслуживание
Прайс-листы также многое могут сказать о бухгалтерской компании. Иногда более дорогое на первый взгляд предложение уже включает в себя важные услуги, которые у компаний с более низкими тарифами проходят за дополнительную плату. Например, отдельно в некоторых компаниях оплачиваются такие «мелочи», как представление клиенту документации курьером или представительство бухгалтера. Поэтому при заключении договора на бухгалтерское обслуживание с конторой, которая будет знать всю финансовую подноготную компании, стоит внимательно изучить все условия заключения сделки, чтобы видимая экономия не привела к разорению.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Передача дел от главного бухгалтера в аутсорс: оцениваем ситуацию с двух сторон
Когда в организации меняется бухгалтер, это вызывает волнение руководства. Во-первых, на его место придет новый человек (сработаемся — не сработаемся?), во-вторых, от уходящего бухгалтера иногда бывают проблемы: выявляются на стадии передачи дел или даже позднее, когда уже и спросить не с кого. А что если новичок — не человек, а целая компания? Как правильно передать дела аутсорсинговой организации, какие нюансы учесть и на что стоит обратить внимание самим аутсорсерам — об этом сегодня и поговорим.
Для начала, необходимо определить сроки. Ведь заявление об увольнении по правилам пишется за 2 недели, но не все его соблюдают. Тем не менее, даже если руководитель готов отпустить сотрудника раньше, то нужно учитывать специфику работы. Возможно кроме церемониальной передачи папок с документами, нужно будет ввести ответственное лицо аутсорсера в курс дел.
К примеру, у вас могут быть заключены контракты с заказчиками, которым вы даете негласную отсрочку по платежам, хотя в договоре вообще стоит предоплата. Или есть внутренние регламенты о сроках передачи документов в бухгалтерию и стоит их сохранить при заключении договора с аутсорсерами, чтобы сотрудникам не пришлось перестраиваться под новый график. О подобных моментах стоит предупредить. И обговаривать их надо заранее ДО заключения договора. Ведь это может повлиять на стоимость обслуживания и регламент работы.
В свою очередь руководителю аутсорсинговой компании или лицу, ее представляющему, для проведении переговоров необходимо обзавестись чек-листом с вопросами, которые надо задать будущему заказчику. Это освободит от необходимости каждый раз вспоминать — что еще надо уточнить.
С чего начать
Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять. По мере передачи дел, конечно, отдельные участки учета могут полностью переходить под бразды правления аутсорсеров, но это нужно четко обговаривать. Лучше — в письменном виде. Например, подписывать промежуточный акт о передаче документов и указывать, что теперь эта часть работы ложится на плечи обслуживающей бухгалтерии. Так, к примеру, можно отдать уже в переходный период:
Можно озаботиться выгрузкой остатков по бухгалтерской базе на определенный период. Лучше конечно выгружать данные с начала года, если переход на обслуживание в стороннюю компанию происходит в середине года. Всегда лучше, когда новая база заводится с 1 января.
Аутсорсерам на заметку
Не лишним будет и проведение инвентаризации. Акты, составленные по ее результатам, будут отправной точкой в любом споре с заказчиком. Руководитель должен понимать, что это не просто цифры на бумажке, а отражение реального положения дел. Вот на складе остаток в виде материалов, а по факту их нет. Нужно разбираться куда они пропали.
Видите, каким емким получается процесс. А вдруг там столько проблем и вообще учет восстанавливать придется? Сразу хочу сказать — такое возможно и при этом вас может ожидать еще ряд проблем:
Чтобы обезопасить себя, проводите консультацию, а затем диагностику учета клиента. Эту услугу можно сделать бесплатной, но при условии, что речь не идет об аудите!
В чем разница? В том, что диагностика делается по общим параметрам : состояние учетной базы, выборочная проверка наличия документов, наличие и полнота отчетности, наличие положений по оплате труда, командировкам, отпускам, сверка расчетов с бюджетом и т.д. Это довольно поверхностная проверка уже позволяет выявить наличие глобальных проблем.
Кто особенно сильно страдает проблемами с бухгалтерским и/или налоговым учетом:
Бывает и так, что организация вроде работает успешно отчеты сдает, зарплату платит, но в один прекрасный момент к ним приходит выездная проверка, не обязательно даже от ФНС, возможно плановая от ФСС, совместно с Пенсионным Фондом, и оказывается, что их бухгалтер не справился с делами, учет запущен, некоторые цифры «нарисованы», а отдельные участки и вовсе не велись или велись неправильно.
Например, не удерживались суммы взносов с выплат по договорам ГПХ, не рассчитывался и не удерживался НДФЛ со сверхлимитных суточных, неправомерно включались в расходы затраты по авансовым отчетам, подтвержденные товарными чеками без кассовых и т.п.
Давайте сведем информацию, которую надо проверить перед передачей дел, в единый список:
Т.к. по закону о бухучете основная масса первички, отчетности и регистров храниться в течение пяти лет, то и наличие документов нужно проверять за указанный период.
Что нужно передавать?
Если документооборот в организации электронный, то передаются сами базы или доступы к ним. Конечно, порядок работы и доступа должен быть четко организован и прописан в договоре.
Бумажный документооборот не обязательно подразумевает перевозок коробок архива в обслуживающую организацию, но если это происходит, то передача каждой папки должна быть зафиксирована. В идеале описать надо каждый документ, но на практике это очень трудно сделать и, как правило, не делается. Составляется укрупненный список:
Примерно так. Даже количество документов не всегда считается. Дотошные распечатывают реестры из бухгалтерской программ и отмечают в них наличие документов в папках. И на самом деле это правильный путь. Но ооочень долгий.
Аутсорсер может также получить доступ к системе подготовки и сдачи отчетности, если у компании она уже есть. Ответственному лицу можно предоставить доступ к банковскому счету. Онлайн-банкинг позволяет организовать его с ограничением прав пользователя. К примеру, можно будет создавать, загружать платежные поручения, выгружать выписки, а вот подписать и отправить платеж — нельзя.
Если фирма пользуется онлайн-кассой (использует услуги ОФД), CRM-системой или облачным сервисом, где например, ведет складской учет, то доступ к этим базам тоже может понадобится. Либо придется выгружать из них данные самостоятельно и передавать с определенной регулярностью (указывается в договоре) аутсорсеру. Тоже под роспись.
Составлять список переданной текучки — в интересах каждой стороны. Для заказчика — подтверждение передачи документов, основание для выставления претензий, если что-то пойдет не так, а для обслуживающей бухгалтерии — страховка на случай тех самых претензий, а еще основание для выставления счета на допуслуги (о них мы с вами недавно тоже вели разговор), если, к примеру, превышены лимиты по объему обрабатываемых документов.
И еще один простой совет руководителю аутсорсинговой компании, решившему принять на обслуживание нового клиента — узнайте истинную причину, почему главбух покидает компанию. Некоторые неохотно делятся такой информацией, но если вам удастся разговорить увольняющегося сотрудника, вы хотя бы будете готовы к трудностям и катаклизмам. К таким как: выездная налоговая проверка, неадекватность руководства, проблемы с оплатами.
Некоторых клиентов лучше вообще избегать, я их называю — токсичными. Вы не увидите от них больших денег (если вообще увидите), зато требовать с вас будут многое, они будут задерживать передачу первички, а потом обвинять вас в неточностях деклараций, поменяют систему налогообложения, забыв об этом предупредить и т.д. Цените себя, свое дело и время.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Что представляет собой аутсорсинг
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг
 |
| TAlexey / Depositphotos.com |
Бухгалтерия – это не то, о чем руководству компании хочется думать, и на что бизнес с удовольствием тратит время и деньги.
Об аутсорсинге бухгалтерии чаще всего задумываются в следующих случаях.
Во-первых, если возникает явная проблема:
Первый порыв директора – искать другого главбуха – сменяется трезвыми рассуждениями: а будет ли новый человек лучше, чем предыдущий? Не пора ли что-то менять кардинально: впредь не зависеть от конкретного бухгалтера, от его знаний и настроений и вообще не решать кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом? Так возникает альтернатива – довериться проверенной бухгалтерской компании.
Во-вторых, о передаче бухгалтерии на аутсорсинг начинают задумываться, когда приходит понимание, что твой бухгалтер бизнесу не товарищ:
В общем, бухгалтерская функция понимается узко: рассчитать налоги, зарплату, сдать государству отчетность.
Довольно быстро руководство компании понимает, что чем искать сферического коня в вакууме (универсального специалиста, который одинаково хорошо разбирается в налоговых, юридических, IT-вопросах, при этом инициативен, предприимчив и ориентирован на полезный для бизнеса результат), быстрее и проще нанять бухгалтерскую фирму, обладающую разносторонней экспертной практикой и соответствующими ресурсами.
В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают, когда перед компанией стоит задача снизить текущие расходы на бухгалтерию. Со стороны многим кажется, что услуги бухфирмы всегда дешевле, чем содержание штатной бухслужбы (действительно ли это так – рассмотрим ниже).
К тому же, передача бухгалтерии на аутсорсинг дает возможность бесплатно (или почти бесплатно) получить доступ к технологиям, внедрение которых бизнес скорее всего не потянет ни по деньгам, ни по ресурсам.
Ну и еще один распространенный случай, когда бухгалтерский аутсорсинг – хорошее решение, это когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент и нужно сохранить независимость бухгалтерской службы, исключить возможность сговора с бухгалтерией, обеспечить всем заинтересованным лицам равноправный доступ к финансовой информации.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Если вы раньше не сталкивались с аутсорсингом бухгалтерии, неизбежно возникают вопросы:
Давайте вместе разбираться.
Отдать бухгалтерию на аутсорсинг – это значит полностью или частично передать учетную функцию профессиональной компании. В этом смысле аутсорсинг бухгалтерских услуг ничем не отличается от других видов аутсорсинга: хоть клининга, хоть подбора персонала.
Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?
Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг и освободите время для действительно важных задач
Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.
В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».
Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету.
Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.
При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов вам могут предложить.
Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Это может быть и функция главного бухгалтера (выполнение только самых ответственных, сложных задач), и ведение конкретных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты).
Кроме того, это могут быть и услуги, не относящиеся напрямую к бухгалтерии (ведение кадров, юридическая поддержка, оптимизация налогов, помощь в смене учетной системы).
Однако самый распространенный вариант – комплексный аутсорсинг, когда бухгалтерский функционал передают на аутсорсинг целиком.
Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности конкретной компании.
Бухгалтерский аутсорсинг в варианте «все включено» – это полноценная замена штатному главбуху и даже целой бухгалтерской службе.
Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, формирование и сбор первичных документов, подготовку платежек в клиент-банке, сдачу всех видов отчетности.
Кроме того, бухгалтерские фирмы готовы предложить и смежные услуги:
В отличие от комплексного бухгалтерского аутсорсинга, заказчиками которого обычно являются генеральный или финансовый директор, инициатором выборочного аутсорсинга бухгалтерии чаще всего становится главный бухгалтер.
Главбухи делегируют часть своих функций проверенным фирмам по следующим причинам:
В любой бухгалтерии есть участки, ведение которых отнимает много времени и сил, но не требует знаний на уровне главбуха. Поэтому бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге – хороший вариант.
Кстати, уже сегодня важной строчкой в резюме главбуха является умение использовать ресурсы технологичных бухгалтерских компаний для повышения эффективности учетных процессов.
Самые популярные участки, которые передают на выборочный аутсорсинг:
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Бывает и обратная ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг нужен не для того, чтобы закрыть какой-то участок под руководством штатного главбуха, а наоборот – чтобы оставить в штате простые учетные функции, передав на аутсорсинг управление бухгалтерией.
Главный бухгалтер на аутсорсинге – одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
Стандартные проблемы штатной бухгалтерии:
Главбух на аутсорсинге – это не только квалифицированное управление учетными процессами, но и детальная формализация работы, что позволяет избежать ошибок по вине человеческого
Управлять сотрудниками в штате, когда детально прописаны инструкции, люди работают в единой автоматизированной среде, предоставляемой провайдером, вполне можно и удаленно.
Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях не только в смысле перечня услуг, но и в организации работы бухгалтеров.
Если в маленьких бухфирмах главбух в одном лице выполняет все виды работ, то в крупных бухгалтерских компаниях существует разделение труда, что дает массу преимуществ: за каждый участок отвечает профильный специалист, имеющий не только актуальные знания и релевантный опыт, но и достаточно ресурсов, чтобы сделать работу вовремя и хорошо. Ничто не ускользает от внимания, функции не дублируются. Такой конвейерный подход обеспечивает стабильное качество на всех этапах, еще и сильно удешевляя стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не делается силами дорогостоящих главбухов).
Когда речи идет об аутсорсинге, ведении бухгалтерского учета – это не всегда означает, что команда бухгалтеров работает удаленно. Разделение труда позволяет так смоделировать процесс бухгалтерского обслуживания, что часть сотрудников работает в офисе клиента, но по стандартам бухфирмы, под ее управлением. Это актуально, например, в части обработки «первички», когда проще посадить человека в офисе, дав ему удаленный доступ в бухгалтерскую базу, чем передавать в бухфирму массивы необработанных документов.
Одной из важнейших составляющих бухгалтерского аутсорсинга является всесторонняя экспертная поддержка бизнеса. Бухгалтерский учет, налоги, валютный контроль, трудовое право – запросы бизнеса разнообразны (никогда не знаешь, с чем компания столкнется завтра).
И хотя почти все бухгалтерские компании заявляют об экспертной поддержке, как неотъемлемой части обслуживания, на практике это требует избытка экспертного ресурса и разностороннего опыта, поэтому оказывать ее умеют немногие. На самом деле уже при первом личном знакомстве, еще до заключения Договора, вы многое поймете. Если даже на первой встрече эксперты занимают активную позицию (думают, чем помочь, что улучшить в вашей текущей ситуации, стараются ответить на вопросы) – это хороший признак.
На переговорах задайте вопрос бухгалтерской компании, как у нее поставлен процесс информирования клиентов о важных изменениях в законодательстве, влияющих на их бизнес. А еще лучше – запросите пример рассылки или информационных материалов (если это не просто перепечатка новостей из СМИ, а информация подается с оцифровкой налоговых и бизнес-рисков, с экспертными выводами, с предложением каких-то решений – можете смело нанимать такую бухфирму).
Кстати, поинтересуйтесь, не имеет ли провайдер бухгалтерских услуг ограничений в объеме экспертной поддержки.
Устные консультации (обычно к ним относятся вопросы, которые не требуют серьезной подготовки) не должны быть лимитированы по количеству в месяц (в шутках или часах), а письменные консультации должны иметь разумную стоимость. Проверяйте это на берегу.
Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг
Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?
Генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг, как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Считается, что, если налоговую отчетность подписывает по доверенности генеральный директор бухфирмы, клиент уже ни за что не отвечает. На самом деле это иллюзия. За ведение учета всегда отвечает генеральный директор юридического лица.
Другое дело, что с бухфирмы можно стребовать возмещение материального ущерба. И в этом смысле аутсорсинг бухгалтерии действительно имеет преимущества перед штатным бухгалтером.
Как же подписывается отчетность? Чаще всего бухфирма оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно.
Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге?
Скажем еще раз: кто бы не вел налоговый и бухгалтерский учет – штатный бухгалтер, фрилансер или бухгалтерская компания – ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре юридического лица.
Правда, отличие между бухгалтерской компанией и штатным бухгалтером все-таки есть.
Взыскать материальный ущерб со штатного, а уж тем более, с приходящего бухгалтера, невозможно: ваши претензии будут рассматриваться в рамках лояльного к наемным сотрудникам Трудового кодекса РФ. Единственный способ привлечь штатного бухгалтера к ответственности – заключить с ним кабальный трудовой договор, на что он вряд ли пойдет.
А вот с бухгалтерской компанией отношения закрепляются юридическим договором, значит, привлечь ее к ответственности можно в рамках Гражданского кодекса.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Аутсорсинг или штатный бухгалтер: что лучше?
На этот вопрос каждый руководитель отвечает для себя сам.
Кому-то важно все держать в своих руках. А кто-то хочет сменить статус руководителя на статус клиента:
Если раньше аутсорсинг бухгалтерии больше воспринимался как способ сокращения расходов, то теперь рассматривается как способ сохранить и усилить конкурентные преимущества, позволяя владельцам бизнеса сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: на ведении бизнеса.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
5 преимуществ удаленной бухгалтерии на аутсорсинге
Качество бухгалтерского аутсорсинга сильно зависит от того, какая именно компания оказывает бухгалтерские услуги. О том, как выбрать провайдера – поговорим ниже. А пока разберем преимущества удаленной бухгалтерии, если вас обслуживает крупная бухфирма (о небольших компаниях говорить сложно, им не хватает масштаба, чтобы перейти на иной организационный уровень, поэтому их стиль работы мало чем отличается от обычных фрилансеров).
Ведём бухгалтерский учёт без ошибок. Поможем минимизировать налоговые риски и избежать финансовых потерь
Итак, первое преимущество крупной бухфирмы – это действительно профессиональные сотрудники. В таких компаниях хорошо поставлена система подбора персонала (каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование), продумана система обучения.
Кроме того, квалифицированные специалисты и сами стремятся работать в аутсорсинге – это гарантирует им разноплановую интересную работу с возможностью профессионального и карьерного роста.
У генерального директора, который сам нанимает бухгалтера в штат, чаще всего нет бухгалтерского образования, поэтому он вынужден делать выбор, опираясь на косвенные признаки: рабочий стаж, рекомендации знакомых, личные ощущения. Иногда помогают профессиональные тесты, но и они не панацея.
Во-вторых, вы в принципе освобождаетесь от кадровых вопросов: бухфирма нанимает, адаптирует, обучает, контролирует своих сотрудников, а если нужно – то и заменяет: вы больше никак не зависите от конкретных людей.
В-третьих, вы можете не волноваться за качество учета: в крупных компаниях контролю качества уделяется самое пристальное внимание. Тем более, бухфирма отвечает за свои ошибки рублем.
В-четвертых, вы получаете не просто выходной результат в виде посчитанных налогов или сданной отчетности, но принципиально иной уровень организации учетных процессов, которого трудно достичь в штате (это дорого и трудоемко).
В-пятых, стоимость услуг коррелирует с выходным результатом. Вы понимаете, за что конкретно платите. И это не рабочее время бухгалтера с его больничными и отпусками.
Возможные риски при работе с удаленной бухгалтерией
Бухгалтерский аутсорсинг, несомненно, несет в себе риски, но только если вы работаете с мелкой бухгалтерской фирмой или с бухгалтером-фрилансером. В этом случае не стоит рассчитывать на стабильное качество, быструю замену бухгалтера (если ваш специалист заболеет, уйдет в отпуск или уволится), и на сохранность бухгалтерской базы, поскольку небольшие фирмы не могут содержать ИТ-специалистов, оплачивать серверное оборудование, осуществлять регулярное бэкопирование данных и пр.
2 важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг
Обычно образец договора на бухгалтерский аутсорсинг носит общий характер. Как и любой подобный документ, он содержит предмет договора, стоимость услуг и порядок расчетов, срок действия, права и обязанности сторон, а также – их ответственность по договору.
На что имеет смысл обратить внимание.
Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре. Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года.
Ответственность бухгалтера на аутсорсинге – это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухфирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Во-вторых, поскольку бухгалтерский аутсорсинг – услуга комплексная и довольно сложная, неотъемлемой частью Договора обычно являются Регламенты или Правила оказания услуги. По тому, насколько детально они проработаны, можно судить о надежности компании.
Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.
Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.
Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.
В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.
Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).
Цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве
Первое, что важно понимать – на рынке бухгалтерского аутсорсинга нет единого стандарта ценообразования. Прайс разных компаний формируются на основании разных (и не всегда очевидных) критериев, поэтому в лоб их невозможно и даже ошибочно сравнивать. Не выяснив принципы ценообразования той или иной бухгалтерской фирмы – можно по факту получить более высокий чек, чем заявлялось на старте.
Поэтому первое, что стоит выяснить – какой ключевой показатель лежит в основе стоимости бухгалтерского обслуживания? Показателей может быть несколько, но один из них точно является основным, принципиально меняющим стоимость. Это может быть:
Конечно, лучше выбирать компании, у которых ключевой критерий ценообразования прозрачен для клиента (например, объем фактически переданной в бухфирму «первички»)
Второй важный момент – за одинаковым названием услуг (например, «ведение налогового и бухгалтерского учета») стоит разное наполнение, поэтому всегда просите дать вам перечень: что входит в стоимость обслуживания, а что будет за дополнительную плату. Компании, которые на входе показывают низкий чек, обычно «добирают» свою выручку в процессе обслуживания.
Есть еще и третий момент. Если у вас развивающийся бизнес, то при расчете стоимости аутсорсинга бухгалтерии некорректно отталкиваться только от того, что есть сейчас. Опытные бухгалтеры всегда перед тем, как озвучить прайс, зададут уточняющие вопросы и только получив больше информации о вашем бизнесе, о ваших ожиданиях от бухгалтерии, смогут дать цену.
А если вы хотите с помощью аутсорсинга сократить текущие расходы на бухгалтерию, не нужно в лоб запрашивать прайс и сравнивать полученные цены на аутсорсинг с текущими затратами. Снижение расходов на бухгалтерию – это проект, к которому надо подходить совсем иначе.
Смена бухгалтерии /переход на аутсорсинг – это прекрасная возможность пересмотреть сложившуюся ситуацию с учетом (которая не факт, что является оптимальной для бизнеса).
Даже налоговый учет можно построить по-разному, не говоря уже об управленке.
Так как же грамотное подойти к пониманию стоимости бухгалтерского аутсорсинга?
Во-первых, внимательно следите за тем, какие вопросы вам задают на старте: чем больше и подробнее вас расспрашивают, тем точнее будет коммерческое предложение и тем меньше сюрпризов будет в процессе обслуживания.
Во-вторых, исходите из средней зарплаты специалистов, уровень которых подходит вашему бизнесу (бухгалтер, ведущий «упрощенку», имеет одну зарплату; главбух, знающий сложный учет, совсем другую). Получив стоимость бухгалтерского обслуживания от компании, примерно «прикиньте» сколько трудочасов в месяц или в квартал заложила на вас бухфирма. Это убережет вас от принятия опрометчивого решения в пользу «самого дешевого предложения». Ничего, кроме проблем, в последнем случае вы не получите.
Бухгалтерия на аутсорсе – это не разовый проект, а длительное партнерство. Изо дня в день, из месяца в месяц вам предстоит общаться именно с этой командой, именно с этой компанией. А значит обязательно встречайтесь, не решайте вопрос сотрудничества по телефону.
Очень важно еще на старте понять, насколько вам комфортно с этой фирмой, есть ли взаимопонимание по ключевым вопросам, соответствует ли вашим ожиданиям то, что вы видите и слышите, а не просто узнали из коммерческого предложения. Ценность сотрудничества складывается из очень многих вещей, и знать, что вы с партнером на одной волне – не менее ценно, чем получить скидку на обслуживание.
Как найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию?
Найти бухгалтера на аутсорсинге не так просто, как кажется на первый взгляд. Предложений много, но как в этом многообразии понять, что подходит именно вам?
Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на долгий срок, сменить ее внутри отчетного периода – довольно хлопотно, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью.
Особенности рынка бухгалтерского аутсорсинга в России
В Европе услугами бухгалтерских фирм пользуются 86% компаний, а в США – 92%. Для России это явление еще достаточно новое. Хотя первые бухгалтерские компании появились в конце 90-х, а бум пришелся на 10-е, до сих пор бухаутсорсинг использует не более 15% малого и 3% среднего бизнеса.
В России основная целевая аудитория – это микробизнес: компании и индивидуальные предприниматели, у которых нет загрузки для бухгалтера фулл-тайм и у которых относительно простой учет (в основном, это бизнесы на «упрощенке»).
Однако здесь и кроется главный подвох. Поскольку большинство бухфирм ориентированы именно на такой клиентский портрет и массированная реклама дается на него же, из поля зрения уходят крупные игроки, которые хотят и могут обслуживать клиентов с большими бухгалтериями и/или сложными учетными процессами.
На самом деле бухгалтерские компании, предоставляющие аутсорсинг, можно разделить на следующие категории:
Какому бизнесу подходит
удаленные бухгалтеры-фрилансеры (часто оформляют себя, как ИП)
приходящие бухгалтеры (работают в офисе клиента несколько дней в месяц)
онлайн-сервисы самообслуживания («Мое дело», «Эльба» и пр.), с помощью которых можно самостоятельно сформировать и сдать отчетность
средние бухфирмы (ООО) – есть какая-то внутренняя автоматизация, поставлены бизнес-процессы (но обслуживают в основном микробизнес, для более крупных клиентов не хватает квалификации, технологических инструментов и пр.)
солидные бухфирмы (ТОП-10 рейтинга «Эксперт РА») – обладают разносторонней экспертизой, высоким уровнем учетных и бизнес-процессов
аудиторские и юридические фирмы, для которых бухгалтерский аутсорсинг – побочный вид деятельности (на обслуживании может быть всего 20-30 клиентов), подают себя как профи, но на самом деле процессы не поставлены, качество зависит от уровня конкретного бухгалтера
бухгалтерский аутсорсинг от банков (возможны 2 варианта: либо бухгалтерский сервис встроен в банковскую инфраструктуру и оказывается силами самого банка, либо под брендом банка выступает бухфирма, с которой у банка заключен договор)
Рейтинг аутсорсинговых компаний по бухгалтерскому учету
Поскольку клиенты редко понимают, на какие еще критерии (кроме цены) им опираться при выборе бухгалтерской компании, при заказе услуг бухгалтерского аутсорсинга они пытаются найти провайдера через всевозможные рейтинги.
В целом, это правильная стратегия. Однако важно понимать, что единственным авторитетным рейтингом является рейтинг «Эксперт РА». Компании, которые в нем представлены, проходят предварительный отбор, подтверждают выручку заверенной финансовой отчетностью.
Любые другие рейтинги – это самодеятельность небольших бухгалтерских компаний, которые огульно создают такие списки (включая себя в первую тройку или пятерку), после чего активно продвигаются в интернете по ключевым запросам со словом «рейтинг».
Лидеры рейтинга «Эксперт РА» (первая тройка-пятерка) – это компании, которые не только хорошо обслуживают малый и средний бизнес, а по уровню технологичности и организации способны заменить собой крупные штатные бухгалтерии, но и специализируются на аутсорсинге конкретных участков (том же расчете зарплаты, авансовых отчетах и т. д.).
Можно ли верить отзывам про услуги бухгалтерского аутсорсинга
Поскольку отзывами в интернете обычно заправляют маркетологи (причем не только хорошими, но и плохими, чтобы «очернить» конкурентов), лучше всего доверять не отзывам на сторонних ресурсах, а рекомендательным письмам, которые размещают на своих сайтах сами бухфирмы. Причем верить надо не выдержкам из писем, оформленным в виде текста на сайте (здесь нет гарантий, что это тоже не работа маркетолога-копирайтера), а самим письмам – на официальных бланках компаний-клиентов, с их печатью и живой подписью.
Критерии выбора компании для ведения удаленной бухгалтерии
Итак, если вы хотите попробовать аутсорсинговую бухгалтерию, критерии выбора (помимо стоимости обслуживания) могут быть такими:
Ну и не забывайте, что личные впечатления (на первой, второй, третьей встрече) дают самое правильное представление: подходит ли вам эта компания. Не игнорируйте «тревожные звоночки»: пообещали и не сделали, нарушили сроки, косноязычно общались, не вникали в ваши задачи, не захотели встречаться, не задумываясь назвали стоимость обслуживания, прислали шаблонный Договор из КонсультантПлюс – нет, вам не кажется, это не ваша компания.
Справка о компании:
Бухгалтерская компания 1C-WiseAdvice входит в топ-3 бухгалтерских компаний по версии RAEX. Мы работаем уже 16 лет, и за это время нашими услугами воспользовались уже более 1000 клиентов.