оттиск печатей и штампов образец
Приложение N 10. Образцы оттисков печатей и штампов, используемых в делопроизводстве Министерства
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве государственно-правового развития
Омской области
Образцы оттисков печатей и штампов, используемых в делопроизводстве Министерства
| Образец оттиска печати, штампа | Область применения |
| 1 | 2 |
| Департамент финансов и экономики Министерства | |
| Ставится на: — акты (приема оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); — доверенности (на получение товарно- материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.); — договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); — командировочные удостоверения; — гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.); — поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.); — реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк); — бюджетные сметы, сметы доходов и расходов по платным услугам и т.д.; — справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); — спецификации, калькуляции (изделий, продукции и т.д.); — штатные расписания и изменения к ним; — другие документы, требующие наличия оттиска печати и подписи лиц с правом первой подписи | |
| оттиск печати | Ставится на расчетно-платежные документы |
| Используется юристом при согласовании государственных контрактов (договоров) | |
| Используется при заверке финансовых документов, первичных учетных документов | |
| Ставится на расчетно-платежных документах при подписании их лицами, имеющими право первой подписи | |
| Ставится на справки в кредитные организации, налоговые инспекции и на другие документы, в которых предусмотрено заполнение данных бюджетного учета Министерства, также на утвержденные бланки унифицированных форм отчетности Российской Федерации | |
| Департамент записи актов гражданского состояния Министерства | |
| оттиск печати | Ставится на документы за подписью руководителя органа записи актов гражданского состояния Министерства, требующие наличие оттиска печати |
| Ставится на записи актов гражданского состояния, документы, подтверждающие факт регистрации актов гражданского состояния, при других юридически значимых действиях. Всего изготовлено 39 штук по количеству отделов департамента | |
| Используется при удостоверении подлинности подписи, а также качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинности печати, которой скреплен этот документ | |
| Используется при отметке в паспорте о регистрации заключения брака | |
| Используется при отметке в паспорте о регистрации расторжения брака | |
| Используется при отметке в записи акта о заключении брака | |
| Используется при отметке в записи акта о заключении брака | |
| Используется при внесении изменений (исправлений) в записи актов | |
| Используется при отметке в записи акта при получении выписки из решения суда о расторжении брака | |
| Используется при внесении сведений о втором супруге во второй экземпляр записи акта о расторжении брака | |
| Используется при внесении изменений в запись акта о рождении | |
| Используется при отметке в записи акта о рождении | |
| Используется при заверке соответствия копии документа подлиннику | |
| Ставится на документах для последующего исполнения по месту хранения второго экземпляра записи акта | |
| Используется при проставлении реквизита исполнения на запросах организаций | |
| Ставится на конвертах при отправке корреспонденции отделами департамента | |
| Ставится на документах, требующих указания наименования отдела департамента | |
| Ставится на исходящих документах отделов департамента | |
| Используется при оформлении входящих документов департамента и отделов департамента | |
| Архивное управление Министерства | |
| Ставится при регистрации входящего документа | |
| Ставится на конвертах при отправке корреспонденции | |
| оттиск печати | Ставится на командировочных удостоверениях, используется при заверке копий архивных документов |
| Используется при согласовании или утверждении экспертно-проверочной комиссией Министерства | |
| Управление государственной службы и кадров Министерства | |
| Используется: — при заполнении сведений о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша к ней, при внесении изменений в эти сведения; — при заверке документов (командировочных удостоверений, копий трудовых книжек, документов об образовании, распоряжений по личному составу и др.) | |
| Используется в трудовой книжке или вкладыше к ней в виде заголовка при заполнении сведений о работе и сведений о награждении | |
| Ставится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при выдаче вкладыша к ней | |
| Ставится на внутренней стороне обложки трудовой книжки в случае изменения фамилии, имени, отчества работника | |
| Общий отдел департамента организации деятельности Министерства | |
| оттиск печати | Используется при заверке копий правовых актов Министерства, передаваемых работником общего отдела Министерства исполнителю |
| Ставится при регистрации входящего документа | |
| Ставится на конвертах при отправке корреспонденции | |
| Ставится на копию входящего документа при поступлении документа в Министерство | |
| Используется при заверке копий исходящих документов и правовых актов Министерства, направляемых в другие организации | |
| Используется при постановке документа на контроль | |
| Департамент материально-технического обеспечения и эксплуатации зданий Министерства | |
| Ставится на: — акты выполненных работ формы N КС-2; — подпись проверяющего в локальных сметных расчетах; — акты о приемке в эксплуатацию технических средств сигнализации; — справки Министерства о водопотреблении, водоотведении, электропотреблении; — другие документы, требующие наличия оттиска печати | |
| Департамент организации деятельности административных комиссий Министерства | |
| Ставится при регистрации входящего документа | |
| Используется при поступлении документа | |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Печати и штампы в организации
Что такое печать и что такое штамп? Нормативная база
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»
Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.
Онлайн конструктор / генератор печатей и штампов
На сайте компании OQ представлен конструктор / генератор печатей и штампов онлайн, его использование бесплатно для наших клиентов.
Создать печать в онлайн конструкторе можно без услуг дизайнера и посещения копицентра. При этом важно учесть требования к форме, размерам шрифта и клише, присутствию или отсутствию герба, правомерности указания ОГРН и тд. Опытные сотрудники Копицентра проконсультируют в этом вопросе и уточнят список необходимых бумаг для заказа изделия.
Используя генератор печатей онлайн создайте макет бесплатно. Такой макет подойдет для ИП, дизайн клише которых меньше ограничен, а также ООО, которым разрешено размещать на клише собственный логотип, эмблему и контактную информацию.
Не стоит забывать и о дизайне сувенирных изделий с надписью в шуточной форме, которые оформляют без стандартов. Такая вещь будет оригинальным подарком на праздник, главное проявить фантазию.
Конструктор / генератор круглых печатей и штампов онлайн
Конструктор / генератор круглых печатей и штампов онлайн будет полезен наличием необходимых внешних и внутренних окантовок, текстов и стандартных размеров диаметра оттиска. Потребуется для изделий, которые делают по ГОСТу и с защитой от подделок.
Круглые изделия: гербовая, которая используется только государственными организациями; нотариуса; ООО, ЗАО и OAO. Стандартные размеры — для врача диаметр оттиска 30 мм, удостоверительная 40-45 мм.
Как сделать макет печати онлайн?
Изготовим открытку с фото за 2 часа! Подробнее
Образцы печатей ООО
Абсолютно во всех сферах деятельности, директора и собственники организаций, задумываются, что именно должно быть изображено на печати ООО, печати ЗАО, печати ПАО, печати ОАО. Нужно ли регистрировать печать организации, какие документы нужны что бы заказать печать для компании.
К основным требованиям относятся такие критерии:
Форма печати должна быть круглая.
Печать должна содержать полное название организации.
Печать должна содержать регистрационный номер, выданный в налог органе РФ.
По желанию печать для документов может содержать:
Юридический или фактический адрес месторасположение организации.
Данные о правовой форме организации.
Логотип или товарный знак.
Возникли вопросы: Как сделать заказ печати для ООО, как заказать изготовление печати ООО, как сделать заказ печати ооо после регистрации в налоговой, заказать печать ООО в Самаре, заказать срочное изготовление печати для ООО в Самаре, изготовление печати ООО срочно в Самаре. На все эти вопросы вам ответит наш менеджер, по телефону +7 (937) 982-82-35.