отчет по сделкам битрикс 24

Как настроить отчеты в CRM Битрикс24

Отчеты в CRM нужны в первую очередь для руководителей. Ведение отчетности позволяет анализировать эффективность работы и контролировать задачи менеджеров.

На основе полученных из отчетов данных можно спрогнозировать нагрузку на работников компании. Распределить их графики работы и отпусков. Увеличить качество работы с клиентами и повысить конверсию.

Сегодня мы расскажем как работать со стандартной отчетностью корпоративного портала. Разберем как проводится настройка отчета в CRM Битрикс24 и в каких случаях нужна доработка рабочей среды.

Стандартные отчеты в CRM

Битрикс предусматривает возможность ведения подробной отчетности практически по любому действию компании. Рабочая среда корпоративного портала автоматически создает около 20 отчетных программ.

Чтобы просмотреть статистику по основным действиям связанными с клиентами необходимо перейти в раздел CRM. Нужная категория находится в главном меню, либо под кнопкой «Еще» на узких экранах.

К стандартным параметрам, которые отслеживает Битрикс, относятся следующие категории:

Обратите внимание! Стандартные отчеты в Битрикс24 выводят только обобщенные данные. Чтобы получить полную информацию, например, по завершенных сделкам требуется перейти в раздел «CRM» — «Сделки» и т. д.

Стандартная отчетность Битрикс подходит только для учета и ведения статистики компании. Для аналитики и контроля эффективности работы менеджеров компании потребуется провести настройку.

Настройка отчетов в CRM Битрикс24

Настройка отчетности в Б24 производится через встроенный конструктор. Для начала требуется выбрать набор полей.

После конструктор перенаправит в меню настроек. Система настраивается следующим образом:

Внизу под окном настроек находится зона предпросмотра, в которой отображается результат с учетом выбранных параметров.

Отчет по новым лидам

Для анализа новых лидов в Битрикс, требуется создать новый отчет в конструкторе. Чтобы вызвать конструктор нажимаем «Добавить».

В открывшемся окне выбираем тип «Лиды» и нажимаем «Дальше».

В настройках выбираем отчетный период за все время. Здесь же вводится название и описание при необходимости.

Отдельное внимание требуется уделить разделу «Колонки», а также фильтру и диаграмме внизу.

Чтобы активировать подсчет данных в колонке ставим галочку напротив нужного поля. Сортировка данных проводится в разрезе выбранного периода времени и по количеству лидов и менеджеров. В 1 и 3 строке колонок требуется выделить параметр «Количество уникальных» — это позволит вывести данные без дублирования.

Для получения читаемого названия вместо ID-номера, выбираем редактирование и меняем наименование колонки.

Далее выбираем фильтр, на основе которого будет произведена сортировка данных. Внизу также можно поставить галочку и отметить тип диаграммы для визуализации данных.

По завершении нажимаем внизу «Создать». Система автоматически создаст новый отчет.

Справа будет доступен фильтр для анализа данных по выбранных значениям.

Отчет по источникам обращений

Настройка отчетов в CRM Битрикс24 по источникам обращений производится схожим образом. В конструкторе создаем новый элемент, в поле указываем «Лид».

Далее вводим параметр «за все время», удаляем все шаблонные колонки и нажимаем на кнопку «Добавить».

В новой колонке выбираем параметр «Источник лида» и нажимаем «Сохранить».

Затем меняем ID на корректное название колонки и выбираем вычисление по «количеству уникальных». Для большей информативности можно также рассчитать долю по источникам.

Внизу колонки выставляем параметры для фильтрации. Чтобы ограничить вывод данных под определенный период, выбираем 2 колонки с нужными датами. После указываем условия, указанные на скриншоте.

Внизу для визуализации можно спроектировать диаграмму. Чуть ниже — предоставить доступ к созданному шаблону для сотрудников.

При завершении настроек нажимаем «Создать».

Система выведет подробную информацию в разрезе выбранной категории и фильтра.

Отчет по оплаченным сделкам

Чтобы запустить отчеты по оплаченным сделкам Битрикс24, заново запускаем конструктор. В настройках выбираем тип «Сделка».

Далее вводим нужное наименование и указываем отчетный период. Также создаем колонки, которые понадобятся для анализа.

Для удобного управления выбираем настройки фильтра. Выставляем параметр «Направление сделки» и с помощью знака «+» определяем дату оплаты.

Чтобы определить временной диапазон, добавляем 2 поля «Дата оплаты» и указываем параметры «Больше — меньше».

По итогу получаем готовый отчет.

Обратите внимание! Любой отчет, построенный в Битрикс, можно экспортировать в формат электронной таблицы для дальнейшей обработки в Excel или Google Docs.

Вывод

Сегодня мы разобрали как создать отчет в Битрикс базового уровня. Отчетность в Битрикс позволяет проанализировать каждый процесс внутри компании. Оценить эффективность продаж, маркетинговой кампании, работы менеджеров.

Для настройки более сложных отчетов потребуется доработка Битрикс24 — штатным набором инструментов конструктора создать многоуровневую отчетность не получится. После доработки система позволит получать сводные данные или строить графики с разбивкой по периодам и источникам трафика, и т. д.

Сотрудники компании Первый БИТ помогут доработать ваш Битрикс и настроить отчеты любого уровня сложности. Также обучим или проконсультируем ваших сотрудников, покажем, как создать отчет и работать с модулем статистики.

Источник

Отчётность в Битрикс24 — базовые рекомендации для РОПа

Мы продолжаем серию статей по использованию Битрикс24 для разных задач. Сегодня публикую руководство моего коллеги, Михаила Филиппова, на тему безовой отчётности для руководителя отдела продаж.

Для чего нужна CRM? Ответ очевиден — для хранения информации по работе с клиентами. Но это с точки зрения менеджера. Для руководителя, CRM нужна для получения отчетов, показывающих эффективность работы отдела продаж. Рассмотрим, какие отчеты создаются в Битрикс24.

Мы различаем оперативные отчёты и отчёты за определённый отрезок времени.

Оперативный отчет строится на текущую дату и дает понимание, что сейчас происходит с клиентами.

Например, требуется знать, в каких стадиях находятся сделки по направлению «Проект». Самый простой вариант – открыть сделки, выбрать направление и получить оперативный отчет по стадиям направления «Проект»:

Полученный отчет можно выгрузить в Excel и далее обработать с помощью электронной таблицы:

Другой пример. Требуется знать, сколько сделок в ожидании оплаты счета. Для отображения этого состояния в сделках создана стадия «Счет». Поэтому в фильтре выбираем для поля «Стадия сделки» значение «Счет»:

Если поля в фильтре нет, то нажимаем «Добавить поле» и галочкой отмечаем нужное поле:

Получаем таблицу со сделками в стадии «Счет»:

Получившийся отчет можно распечатать:

А как получить информацию, по каким сделкам были оплачены счета за последнюю неделю? Нужно дополнительно создать поле «Дата оплаты», в котором менеджеры будут фиксировать данные. На основе этого поля можно уже построить отчет, используя диапазон дат:

Ниже мы дали подробный разбор настройки трёх отчётов:

1. Отчёт по сделкам, по которым получена оплата
2. Число новых лидов по сотрудникам
3. Отчёт по источникам обращений

Допустим, нужен отчет по количеству сделок, по которым получена оплата. В компании несколько направлений бизнеса, поэтому нужна отдельная информация по каждому направлению сделок. Строим отчет по сущности «Сделка»:

Задаем название отчета и выбираем отчетный период «за все время»:

Добавляем колонки, которые требуются в отчете:

Следующий шаг — сформируем фильтр для удобного управления отчетом. Требуется отбирать сделки по отдельным направлениям, поэтому фильтр по направлению нужен:

Добавляем с помощью плюсика поле «Дата оплаты»:

Обратите внимание, что использовано два раза поле «Дата оплаты», чтобы задавать диапазон в отчете:

Сохраняем отчет, и задаем фильтр для вывода по дате оплаты 18.11 – 22.11, т. е. одна рабочая неделя, без выходных:

Далее мы хотим видеть сумму по сделкам и общую сумму за неделю. Добавляем «Сумма в валюте сделки»:

Задаем «Вычислить колонку» по сумме:

Получаем общий итог:

Неплохо, отчет показывает по каким сделкам выполнена оплата за неделю и считает итоговую сумму.

Для построения отчетов за период времени использовать фильтр в CRM неудобно. Для создания таких отчетов используется специальный конструктор отчетов.

Рассмотрим пример. Требуется построить отчет, в котором отображается число новых лидов, созданных сотрудниками за неделю. Выбираем раздел «Отчеты»:

Откроется страница, на которой представлены готовые отчеты. Но требуется создавать новый, поэтому нажимаем «Добавить отчет»:

Выбираем сущность, по которой строится отчет — Лид:

В результате открывается конструктор отчетов. Задаем название отчета и выбираем отчетный период — «за все время»:

Убираем ненужные колонки (крестик возле названия, когда наводишь мышку) и добавляем те, которые требуются в отчете. Нужна колонка с ответственными и колонка с числом лидов по каждому ответственному. Для получения числовых значений в Битрикс24 используется следующий способ. Добавляем колонку с ID (уникальный номер лида):

Включаем галочку «Вычислить колонку» и задаем, что считаем — количество уникальных ID (т. е. номера лидов не повторяются):

Чтобы название колонки было читабельным, а не «ID», с помощью «карандаша» меняем название на «Число новых лидов» и задаем сортировку по фамилии ответственных:

Дополнительно добавим для информативности расчет доли по каждому сотруднику. Аналогично используем ID, но укажем, что требуется вычисление доли от столбца, т. е. от «общего числа» (используем значок процента):

Колонки в отчете сформировали. Следующий шаг — сформировать фильтр, который будем использовать для отбора данных. По заданию нужно выводить данные за неделю. Для этого выбираем поле Дата создания два раза (плюс справа добавляет новое поле) и указываем условия «Больше или равно», «Меньше или равно»:

Так двумя датами будем задавать нужный временной диапазон. Повысим информативность отчета, добавим в фильтр поля «Источник лида» и «Статус лида»:

Чтобы сотрудники использовали созданный отчет, включим общий доступ. Настраивается только одно право доступа — чтение. Поэтому изменить отчет другие сотрудники не смогут. Но могут скопировать и потом изменить копию.

Диаграмму использовать не будем, важнее получить табличный отчет. Сохранив отчет, с помощью фильтра можно теперь задавать произвольный диапазон времени, по которому требуются отчетные данные. В нашем варианте выберем неделю, указав понедельник и воскресенье:

Еще пример — требуется узнать, сколько лидов пришло за неделю по почте, о которых «забыли» сотрудники. Выставляем в фильтре отчета Источник = «Электронная почта» и Статус = «Не обработан». Получаем информацию про забывчивых сотрудников:

Продолжим рассматривать работу с отчетами в CRM на примерах. Получим информацию по каналам поступления новых обращений – лидов. Для этого добавляем отчет по лидам, задаем заголовок, указываем отчетный период – «за все время», убираем колонки, которые Битрикс24 предлагает по умолчанию:

Далее добавляем колонку «Источник лида», а для вычисления количества используем уже известный вам способ — выбираем «ID» и задаем, что вычислить — «количество уникальных». Можно еще добавить расчет доли по каждому источнику для информативности:

При формировании фильтра задаем поля для фильтрации данных в отчете. Чтобы указывать диапазон времени также используем рассмотренный выше лайфхак — зададим дату создания с двумя параметрами —«Больше или равно», «Меньше или равно»:

Полученный отчет покажет эффективность каналов входящих обращений:

Для наглядности добавим диаграмму в отчет:

В результате получится наглядный отчет для быстрой оценки эффективности каналов обращений за период времени:

Теперь ложка дегтя в этой сладкой бочке меда — конструкторе построения отчетов. Например, требуется построить отчет по лидам с разбивкой по периодам следующего вида:

Или получить сводный отчет по лидам и сделкам за период времени для каждого ответственного:

Конструктор отчетов в CRM, к сожалению, в этих случаях помочь не сможет. Как поступить? Самый простой вариант — получить из Битрикс24 информацию по лидам, сделкам, периоду, ответственному и скопировать в электронную таблицу, например, в Excel. Дальше выполнять обработку данных в электронной таблице.

Примеры создания других сложных отчетов мы рассматривали ранее в нашем блоге:

Источник

Конструктор отчётов в CRM

С помощью конструктора отчётов в CRM руководители могут оценить, как развивается компания, какую прибыль принесли менеджеры и какой товар подаётся успешнее всего.

Как добавить отчёт

Перейдите в раздел CRM > Вкладка Ещё > Отчёты.

Вы можете создать отчёт из списка стандартных отчётов. Для этого выберите нужный шаблон. При наведении на шаблон появится более подробная информация о содержании отчёта.

Чтобы создать новый отчёт, в правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить отчёт.

Выберите набор полей для отчёта. В настоящее время отчёт можно построить для сделок, товаров, лидов, счетов и дел.

В появившейся форме напишите название отчёта, описание, отчётный период и добавьте нужные колонки.

Также вы можете добавить фильтры, чтобы ограничить результаты поиска. Например, в отчёте мы указали дополнительный параметр:( Полученная сумма Больше 200000 ). Таким образом, можно увидеть все сделки больше указанной суммы.

Чтобы построить диаграмму в отчёте, настройте опцию Выводить диаграмму.

Диаграмма в отчёте будет показана в зависимости от выбранного типа: линейная, столбчатая или круговая.

Как добавить пользовательские поля в отчёт

В отчётах можно использовать пользовательские поля CRM строка и список. Они будут доступны при настройке колонок отчёта.

Подробнее о настройке пользовательских полей вы можете прочитать в статье: Пользовательские поля в CRM.

Как поделится отчётом с коллегами

Если вам нужно поделится отчётом со своими коллегами, нажмите на кнопку Добавить ещё и выберите сотрудников, которым будет доступен отчёт. Отчёт автоматически появится в списке доступных у всех, кого вы укажете. Вы не делитесь данными, а передаете только шаблон отчёта.

Чтобы поделиться данными из отчёта, вы можете экспортировать его в Excel и отправить своим коллегам.

Что такое отчетный период?

Это временной интервал, по которому будет строиться отчет. Отчет будет включать все элементы (сделки, лиды), которые находились в работе за этот период.

То есть, сделка попадет в отчет, если:

В случае как на рисунке, в отчетный период попадут все сделки, кроме Сделки 5 и Сделки 7

Подробнее об отчетном периоде вы можете прочитать в статье: Отчетный период в CRM.

Источник

Отчет по успешным сделкам за месяц в Битрикс24.CRM

Почему мы видим разные цифры используя разные штатные модули отчетности и статистики Битрикс24.CRM?

Решаем практическую задачу, нужно подготовить отчет о количестве успешных сделок, завершенных в отчетном месяце.

Во вкладке CRM – аналитика, открываем вкладку «Воронка продаж».

Во вкладке «Мои отчеты», открываем вкладку «Сделки».

Сбрасываем предлагаемое по умолчанию демо-отчет. Используя фильтр проводим выборку данных за аналогичный период и сравниваем результаты с данными полученными в модуле «Аналитика». Отмечаем и фиксируем что итоговые данные о сумме выигранных сделок в обоих методах отличаются друг от друга.

Во вкладке «Мои отчеты», открываем вкладку «Старт».

Используя фильтр сделка успешно завершена за обозначенный выше период контрольного времени, проводим выборку данных за аналогичный период и сравниваем результаты с данными полученными указанными выше способами решений 1, 2 и 3.

К сожалению, пока этого точно никто не знает, но попробуем разобраться. Запрос на эту тему с пояснениями мы отправили в техническую поддержку Битрикс24.CRM и в настоящее время мы ожидаем ответа. Возможно есть сбои в настройках фильтров, в разных решениях, предположительно один и то же параметр для системы чем отличается друг от друга и это приводит к выявленным различиям.

При составлении отчета продаж используется поле «Дата закрытия» которое в доступном списке полей применяемое для отбора информации имеет другое название «Предполагаемая дата закрытия», что наводит на мысль о то что где-то тут спрятаны «уши» проблемы.

Очистить это системное поле, чтобы вернуть в исходное состояние не представляется возможным, поле защищено от удаления данных и фиксирует последнее закрытие. Возможно внесение изменений с помощью роботов или бизнес-процессов, но это требует продуманного сценария. Что не говори и как не смотри, это «Баг» формата «косяк» от Битрикс24.CRM.

Сделки, закрытые в отчетный период условно можно разделить на категории:

В нашей компании при составлении отчета мы выделяем только успешно закрытые и полностью оплаченные.

Как считать и учитывать долгоиграющие сделки, которые длятся месяцами и годами это отдельная тема. Для оценки таких сделок уместно использовать другую форму отчета – «сумма продаж» за отчетный период.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Источник

Отчёты в Битрикс24

В первую очередь данный функционал будет полезен руководителям компаний. Регулярное ведение отчётов позволяет проанализировать продуктивность работы команды и проконтролировать выполнение задач менеджерами.

Благодаря постоянному анализу будет проще составить прогноз нагрузки на сотрудников, равномерно распределить график работы и отпусков и, конечно же, увеличить продуктивность взаимодействия с клиентами для повышения конверсии.

Стандартный отчёт в Bitrix24

Битрикс24 даёт все возможности для удобной, а главное обширной отчётности почти по всем действиям, которые происходят внутри компании.

Для просмотра отчёта по самым основным действиям, которые направленны на взаимодействие с клиентами, перейдите в «CRM» — «Ещё» — «Отчёты».

Аналитика, создаваемая самим Bitrix24 составляется на основании следующих разделов в CRM:

Обращаем ваше внимание на то, что конкретно стандартные отчёты в Битрикс 24 показывают исключительно обобщённые данные по разделу CRM. Для получения более детальной информации, к примеру, по конкретно завершенным сделкам, необходимо зайти в раздел: «CRM» — «Сделки» и далее.

Стандартные отчёты в Bitrix24 подойдут только для анализа статистики и общего учета выполненной работы. Для аналитической отчетности и наблюдения за выполнением поставленных задач сотрудниками, необходима дополнительная настройка.

Настройка отчётов в Битрикс24

Настройки осуществляются с помощью встроенного конструктора.

Первым делом необходимо выбрать поля для нового отчёта.

После выбора необходимого поля вы перейдёте в основное меню настроек.

Рассмотрим каждое поле подробнее:

В самом низу конструктора доступен предварительный просмотр структуры отчёта.

Отчёт по новым лидам в Bitrix24

Для того, чтобы проанализировать новые лиды в Битрикс 24, необходимо добавить ещё один новый отчёт в конструкторе.

Нужно перейти в раздел «CRM» — «Отчёты» — «Добавить».

Для вызова конструктора отчётов нажимаем «Добавить отчёт».

В появившемся окне нужно выбрать тип «Лид» — «Дальше…».

Далее, указываем название и описание.

В графе «Отчетный период» нужно указать «За всё время».

Для активации подсчёта всех данных необходимо проставить «галочки» рядом с нужными полями.

В строке «Название» и «Ответственный Ф.И.О.» рекомендуется выделить параметр «Количество уникальных», это позволит выводить все данные без их дублирования.

Для того, чтобы получить название лида, а не его ID, нужно добавить новую колонку «Название» и изменяем наименование колонки.

Далее нужно выбрать подходящий фильтр в графе «Сортировать по колонке». На основании выбранного вами фильтра и будет производится сортировка данных.

После завершения всех настроек, нужно нажать на кнопку «Создать отчёт».

Также есть возможность «фильтрации» по некоторым пунктам, с помощью неё вы сможете произвести анализ по конкретным данным.

Отчёт по оплаченным сделкам в Bitrix24

Запуск отчёта по всем прошедшим оплату сделкам в Битрикс24 происходит при помощи создания нового отчёта через конструктор. В графе «Выберите набор полей для нового отчёта» необходимо указать «Сделка».

Добавляем новую колонку «Полученная сумма».

Для того, чтобы управление отчётом было более удобным и простым нужно добавить поле «Направление сделки».

Для определения временного диапазона нужно добавить ещё 2 дополнительных поля «Дата оплаты» и указывать следующие параметры:

Готово! Отчёт по оплаченным сделкам будет выглядеть примерно следующим образом:

Также важно знать, что кроме обширного перечня отчетов в блоке CRM присутствует еще и раздел «Аналитика» в котором в графическом виде с расшифровками сотрудник может получить визуальную информацию о работе с клиентами и их запросами.

В данном разделе представлено много аналитической информации, и мы обязательно вернемся к его обсуждению в отдельной статье.

Если после прочтения статьи на тему: «Отчёты в Битрикс24» у вас остались вопросы — мы с радостью на них ответим в чате или по указанному на сайте номеру телефона.

У вас похожая задача? Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время и подробно проконсультируют.

Источник