отчет по реализации проекта образец
Как написать продуктивный отчёт о статусе проекта
С утра вы собираетесь с мыслями, чтобы начать работу, открываете почту и видите три разных запроса о статусе одного из ваших проектов. Ваш руководитель спрашивает, когда будет окончательно согласован бюджет. Одна из коллег интересуется, сколько времени ей нужно будет выделить на этот проект. Директор по маркетингу хочет понять, как недавние задержки повлияют на достижение целей первого квартала.
Постоянные запросы текущего статуса могут выбивать из колеи, но есть более эффективный способ держать всех в курсе об обновлениях проекта: отчёты о статусе проекта.
Что такое отчёт о статусе проекта и для чего он нужен?
Отчёты о статусе проекта — это регулярное (мы затронем тему регулярности чуть позже) предоставление актуальной информации о ходе работ над вашими проектами. Они отвечают на вопросы, которые все и так вам задают, до того, как такие вопросы появятся. В этих отчётах содержится сжатая общая информация о проектах без лишних деталей.
Регулярные отчёты о статусе проектов очень важны, потому что они позволяют держать заинтересованных в курсе того, что происходит с вашим проектом. Вы будете получать намного меньше вопросов о статусе проекта, потому что ответите на них до их возникновения. Отчёты наглядно показывают, что у вас всё по плану, и дают вам и вашим коллегам возможность уверенно двигаться дальше.
А если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки, и что вы делаете, чтобы её устранить. Все увидят, что вы активно работаете над этим. (Хронология проекта также может помочь вам эффективнее управлять проектами).
Как написать хороший отчёт о статусе проекта
Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру для регулярного предоставления актуальной информации и используйте её для всех будущих отчётов. Структура также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёт соответствовал теме.
С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.
1. Дайте отчёту название
Для ясности вы можете просто использовать название проекта. Если вы регулярно создаёте отчёты по этому проекту, добавьте дату или отметку времени.
Пример. Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников
2. Укажите статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт
Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Один из способов делать это — использовать систему цветового кодирования (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).
Пример. Статус проекта — по плану.
3. Добавьте краткое содержание отчёта
Краткое содержание отчёта должно состоять из 2-3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.
Пример. Результаты исследования собраны и находятся на рассмотрении. Комитет по вовлечённости и высшее руководство разрабатывают новые инициативы по повышению заинтересованности сотрудников в своей работе.
4. Выберите две-три ключевые области или вехи, которые вы хотите осветить в своём отчёте
Рассказывайте о том, над чем вы больше всего работали с момента последнего обновления. Например, вы можете группировать работу в хронологическом порядке в календаре — что выполнено, что находится в работе, что предстоит. Работу можно разбить по неделям, месяцам или кварталам. Другим вариантом является группирование обновлений по ролям — дизайн, тексты, веб-разработка. Вехи проекта — провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов — это ещё один вариант группирования.
Пример. Провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов
5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области
Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.
Пример. Результаты исследования
70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости
Средний показатель удовлетворённости составил 80%
Результаты рассматриваются высшим руководством, после чего комитет по вовлечённости снова соберётся для обсуждения
6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы
Не нужно приводить все мелкие детали проекта, но кому-то из коллег наверняка захочется узнать больше. Предоставьте тем, кому нужна более подробная информация, ссылки на соответствующие документы или ресурсы, например, на портфель проекта.
Пример. Прикрепите ссылку на исследование удовлетворённости сотрудников
7. Уделите внимание проблемам, возникшим в процессе реализации проекта
В любом проекте могут случиться проблемы. Если вы будете держать коллег, заинтересованных в проекте, в курсе, это поможет всем придерживаться верного пути.
Пример. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.
8. Приведите дополнительные заметки
Это может быть список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.
Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!
Шаблон для отчёта о статусе проекта
Если вы хотите сразу же воспользоваться всем, что узнали в предыдущем разделе, просто используйте этот шаблон отчёта:
Напишите здесь название отчёта. Это может быть название проекта и дата.
В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?
Добавьте короткое описание самых важных моментов вашего отчёта о статусе проекта.
Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?
Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой?
Примеры отчётов о статусе проекта
Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть ваш отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.
Отчёт о статусе проекта
Конечно, ваш отчёт может выглядеть совсем не так, как этот. В любом случае, если вы регулярно предоставляете в своих отчётах актуальную информацию, вы делаете всё правильно.
Название отчёта: Создание электронной книги
Статус проекта: По плану
На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.
Группа планирования встретилась для обсуждения темы
У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу
Команда контента получит задание в следующий четверг
Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей
Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал
Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем
Они выберут шаблон к следующему вторнику
Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой
Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!
Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!
Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов
Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.
Как часто нужно создавать отчёты?
Отправлять обновления статуса каждую неделю — отличный способ держать всё под контролем. Создайте для себя задачу отправлять отчёты о статусе проекта каждую неделю в определённый день или используйте платформу с повторяющимися напоминаниями. Заинтересованные в проекте коллеги будут ждать ваших обновлений, а значит, будут реже задавать о них вопросы, и ценить возможность быть в курсе дел.
Если отправлять отчёты каждую неделю, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.
Кто должен получать отчёты?
Это зависит от проекта и от того, кто в нём участвует. Обычно обновления статуса отправляются всем участникам проекта. Если у вас есть проектное задание, вы можете использовать список участников проекта из него.
Даже если на этой неделе отчёт о статусе не затрагивает конкретного сотрудника, всё равно лучше отправить его всем, чтобы у них было общее представление о ходе работ.
Насколько подробным должен быть отчёт?
В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.
Вам нужно указать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.
Где писать отчёт о статусе проекта?
Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.
Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу
Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.
Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:
Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?
Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?
Какие успешные моменты стоит выделить?
С какими проблемами мы столкнулись?
Какие уроки для следующих проектов мы можем извлечь из этого?
Помогайте всем работать по плану с помощью эффективных отчётов
Если при реализации очередного проекта вы хотите превзойти ожидания, попробуйте еженедельно предоставлять отчёты о статусе. Они позволят вам работать продуктивно, эффективно и ответственно. При этом все будут получать краткую (но интересную) информацию о происходящем. Используйте предоставленные нами ресурсы, чтобы создавать отчёты, содержащие всю необходимую информацию без лишних подробностей. Найдите решение для управления проектами (например, Asana), в котором есть функции создания и отправки отчётов о статусе. Оно позволить экономить время и работать организованно.
Отчет по реализации проекта за 2018-2019 год
Ищем педагогов в команду «Инфоурок»
ОСНОВНОЙ ЦЕЛЬЮ ПРОЕКТА является создание условий для разностороннего развития и социализации личности на основе усвоения и присвоения общечеловеческих ценностей; воспитание мирного человека, занимающего активную гражданскую позицию, умеющего дарить радость людям. Создание благоприятных условий общения и совместной деятельности обучающихся, позволяющей проявлять гражданскую и нравственную позицию, реализовать свои интересы и потребности, интересно и с пользой проводить свободное время.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОЕКТА :
Создать условия для развития лидерских качеств, организаторских способностей обучающихся, реализации их потребностей в творческом самовыражении
Расширить интересы, увлечения обучающихся с целью их личностного развития.
Дать знания, умения и навыки, необходимые в организационной деятельности.
Предоставить возможность обучающемуся свободно выражать свое мнение, получать и передавать информацию, формировать общественное мнение.
Организовать творческую развивающую коллективную деятельность.
Создать воспитательно – образовательную среду, формирующую у обучающихся потребность в самосовершенствовании.
Диапазон проекта включает в себя следующие виды, направления внеучебной деятельности:
1) игровая деятельность – мастер-классы, игры в ДК «Кристалл»
3) проблемно-ценностное общение – тренинги (ГМЦ, Мед. колледж)
4) досугово-развлекательная деятельность (досуговое общение) – собрания Студенческого совета, репетиции.
5) художественное творчество – оформление сцены, подготовка плакатов, вывесок для мероприятий
7) трудовая деятельность – подготовка актового зала к мероприятиям, подготовка костюмов и атрибутики для мероприятий. (ИП Баринова Анна Витальевна)
9) культурно-развлекательная деятельность (организация и проведение мероприятий) – конкурс талантов, праздничные концерты, торжественные мероприятия.
Для положительного результата реализации проекта были привлечены социальные партнеры:
* МБУ «Городской молодежный центр»
* МАУК Дворец Культуры «Кристалл»
* МАУДО Центр дополнительного образования
* МБУ «Сухоложский историко-краеведческий музей»
* Сухоложский фонд поддержки предпренимательства
филиал ГБПОУ «Сухоложский областной
ФГБОУ ВО «Уральский государственный медицинский университет»
Так же были привлечены частные лица, добровольцы, предприниматели:
Певец, актер, лауреат международных конкурсов Виктор Бондарович;
ИП Баринова Анна Витальевна
РАБОТа НАД ПРОЕКТОМ проходила в 3 этапа.
Вовлечение студентов нового набора, в работу совета обучающихся, творческих кружков, студенческих активов, волонтёрского движения.
Формирование студенческих активов, совета обучающихся, волонтёрского отряда, творческих кружков.
Результаты вовлечения обучающихся в Студенческий совет
*На первое собрание Студенческого совета пришло 5 человек.
*С сентября Студенческий Совет посещало 9 человек.
II этап – основной – декабрь 2018 – февраль 2018 года
Организация работы совета обучающихся, творческих кружков.
В течении 2018-2019 учебного года в техникуме были организованы и проведены мероприятия с привлечением социальных партнеров:
Организация регистрации студентов АИС «Молодежь России» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Реализация проекта по профилактике ВИЧ-инфекции « Dance 4 life » (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Проведение конкурса фотографий «Мой любимый город Сухой лог» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Участие в организации мероприятия «Бизнес школа» (Совместно с Сухоложским муниципальным фондом поддержки предпринимательства)
Организация и проведение акции «День белых журавлей» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
День призывника в техникуме (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Закрытый показ фильма «Секреты манипуляции. Табак.» (Проведено совместно с ДК «Кристалл»)
Мероприятия посвященное Всемирному дню без табака (Проведено совместно с ДК «Кристалл»)
Лекция по профилактике ВИЧ-инфекции. Проведение тестирования. (Совместно с Уральским государственным медицинским университетом)
Профилактика вредных зависимостей и формирование ЗОЖ. (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Тренинг «Профилактика ВИЧ инфекций» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»
Лекция по профилактике пивного алкоголизма ( совместно с ГБПОУ «СОМК» Асбестовско-Сухоложский филиал)
Лекция «Кто такой волонтер» ( совместно с ГБПОУ «СОМК» Асбестовско-Сухоложский филиал)
Фестиваль детей с ограниченными возможностями здоровья «Мы все можем!»
Лекция, посвященная Всемирному дню борьбы со СПИДом. (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр» и ДК «Кристалл»)
Патриотическое мероприятие, посвященное 75-летию снятия блокады Ленинграда (ДК «Кристалл»)
Устный журнал «Афганистан: наша память и боль»
Муниципального конкурса патриотической песни «Россия.Родина. Отчизна.»
Лекция «Профилактика табакокурения» ( совместно с ГБПОУ «СОМК» Асбестовско-Сухоложский филиал)
Лекция-беседа на тему: «Кибер-мошенничество»
Диспут на тему: «Что такое счастье», посвященный Дню счастья
Участие в акции закупке табачных и алкогольных изделий с сотрудниками полиции
Квест «По произведениям Гоголя», посвященный году театра и Дню смеха.
Заседание дискуссионного клуба на тему: «Жизнь без насилия: реальность или утопия?»
Парад общественных организаций
Подготовка к танцевально-игровой программе для студентов техникума «А у нас выпускной»
Участие в областном конкурсе «Правила жизни»
Так же были организованы и проведены мероприятия на базе социальных партнеров:
Интеллектуальные игры (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Акция в рамках Областного дня трезвости и борьбы с алкоголизмом Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Участие в проведении акции, посвященной Международному дню уменьшения опасности бедствий (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
Волонтерская деятельность- раздача листовок у ДК «Кристалл» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр»)
День призывника в ДК «Кристалл» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр» и ДК «Кристалл»)
Акция «100 лет РКСМ-ВЛКСМ-РСМ» (Проведено совместно с ДК «Кристалл»)
Вечер, посвященный памяти Иосифа Кобзона «Я люблю тебя жизнь» Закрытый показ фильма «Секреты манипуляции. Табак.» (Проведено совместно с ДК «Кристалл»)
Школа бизнес-планирования (Совместно с Сухоложским муниципальным фондом поддержки предпринимательства)
Участие в репетиции мероприятия, посвященного Всероссийскому Дню волонтера. (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр» и ДК «Кристалл»)
Участие в торжественном мероприятии «Всероссийский день волонтера» (Проведено совместно с МБУ «Городской молодежный центр» и ДК «Кристалл»)
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №2
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №17
Профориентационное мероприятие в МАОУ «Гимназия №1»
Профориентационное мероприятие в МБОУ СОШ №6 (Фабрика)
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №10 (Новопышминское)
Профориентационное мероприятие в МБОУ ООШ №11 (Филатовское)
Профориентационное мероприятие в МБОУ ООШ №9 (Рудянское)
Профориентационное мероприятие в МБОУ СОШ №3 (Алтынай)
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №4 (Курьи)
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №7
Профориентационное мероприятие в МАОУ СОШ №5 (СМЗ)
Профориентационное мероприятие в МБОУ ЗСОШ №8 (Знаменское)
Мероприятия организованные и проведенные Студенческим советом в образовательном учреждении:
1.Торжественная линейка посвященная Дню знаний
2. Конкурс рисунков «В здоровом теле здоровый дух»
3. Разработка буклетов на тему: «Нет жестокому обращению»
4. конкурс стенгазет на лучшее поздравление с днем учителя
5. Акция посвященная году добровольцев «Доброе сердце»
6. торжественное открытие спортивной площадки
День пожилого человека в техникуме
День пожилого человека в Курьинском филиале
Поздравление педагогов с днем учителя в холле техникума
Праздничный концерт, посвященный Дню учителя
Проведение конкурса фотографий «Я студент-это здорово!»
Акция здоровья и чистоты «Мы и экология»
Каждый вторник «Утренняя зарядка» в холле техникума
Проведение профилактики жестокого обращения и конкурса по разработке буклетов на тему: « нет жестокости!»
Торжественный концерт в честь открытия спартакиады
Акция «День белых журавлей»
Квест на День первокурсника
Организация и проведение собрания в общежитии техникума, посвященного привлечению обучающихся в Студенческий совет.
Конкурс фотографий «Селфи с преподавателем»
Конкурс эссе ко Дню матери «Моя мама-лучше всех!»
Творческий конкурс талантов:»Зажги свою звезду»
Распространение буклетов и листовок на тему: «Береги себя! СМТ против ВИЧ!» приуроченное к Всемирному дню борьбы со СПИДом.
Акция «Помоги братьям нашим меньшим»
Конкурс новогодних стенгазет
Новогоднее представление «Старая сказка на новый лад».
Конкурс «Слоган о техникуме»
Беседа по привлечению обучающихся в студенческий совет техникума
«Найди в себе лидера»
День студента «Татьянин день»
Показ фильма «Сторожевая застава»
Акция «Братья наши меньшие»
Выпуск тематических стенгазет на тему «Будущим Защитникам Отечества посвящается…», приуроченный к Дню Защитника Отечества
Показ фильма «Они сражались за Родину»
Праздничный концерт, посвященный Дню защитника отечества
Организация и проведение конкурса листовок и плакатов, направленных на формирование ЗОЖ
Торжественное открытие месячника Защитников Отечества
Концерт к Дню Защитника Отечества
Праздничный концерт, посвященный международному женскому дню 8 марта
Конкурс коллажей на тему: «Лучше лопнуть нам от смеха, чем от скуки умереть!», посвященный Дню смеха 1 апреля.
Конкурс плакатов, посвященный Всемирному дню здоровья (7 апреля)
Проведение Дня открытых дверей
Профориентационная работа в МБОУ «Вечерняя общеобразовательная школа»
Закрытый показ фильма «Алкоголь. Секреты манипуляции»
Участие в проведении 2 облостной научно-практической конференции «Наука. Творчество. Професии.»
Участие в организации и проведении научно-практической конференции (в Курьях)
Конкурс плакатов, посвященный 9 мая
Участие в V дистанционном конкурсе социальной рекламы
Участие в конкурсе плакатов и буклетов-памяток в городском округе Сухой Лог на тему: «Правила выгула собак»
Неделя национальных культур (просмотр фильма кубанские казаки, культура наций)
Проведение НПК в Курьях
Акция «Помоги братьям нашим меньшим»
Торжественное награждение обучающихся за успехи и достижения в учебе, спорте и жизнедеятельности техникума
Подведение итогов работы студенческого совета, волонтерского отряда, творческих кружков. Награждение активистов благодарственными письмами и памятными призами с символикой техникума.
В РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ПРИНИМАЮТ УЧАСТИЕ ПОЧТИ ВСЕ СОТРУДНИКИ ТЕХНИКУМА:
*Заместитель директора по УВР,
*Заместитель директора по АХЧ,
*Заместитель директора по УПР,
Абсолютно все преподаватели и мастера активно идут на встречу и помогают в реализации проекта.
для определения результативности проекта проводилась апробация проекта в период с 2018-2019 учебного года для дальнейшего внесения корректировок и дополнений в период с 2019-2020 учебный год.
с сентября по апрель активность студентов и участие в коллективно-творческой деятельности и социально-значимых делах кратно возросла. С 5 человек до 58 человек.
В период с середины апреля по июнь активность была снижены в связи с учебным процессом ( подготовка и сдача экзаменов)
В период реализации проекта были выявлены следующие проблемы:
Многоуровневое расписание выявило сложности при проведении акций, круглых столов, тренингов, репетиции и подготовки к мероприятиям, так как студенты освобождаются от занятий в разный период времени.
Первокурсники в течении сентября-октября проходят период адаптации и часто просто стесняются и боятся вступать в совет обучающихся или записываться на кружки и секции, так как им итак приходится вливаться в новый коллектив учебной группы и помимо этого вступление в коллектив совета обучающихся –кружков, секций несет двойную психо-физиологическую нагрузку на подростка.
Все вопросы взяты в разработку. Часть из них уже решена. Все вопросы будут решены и реализованы в 2019-2020 учебном году.
Таким образом, результативность деятельности по развитию лидерских качеств и организаторских способностей членов Совета обучающихся техникума ГБПОУ СО «Сухоложский многопрофильный техникум» через социально-значимые дела и коллективно – творческую деятельность, развивается с внедрением в практику работы проектно-программной деятельности.