отчет по командировке за границу образец рб

Отчет по командировке за границу образец рб

Направление сотрудников УО «ГГАУ» в командировку за рубеж, оформление документов, рассмотрение отчетов осуществляется в зависимости от целей служебной командировки руководителями следующих структурных подразделений университета: научного отдела, отдела международных связей, научно-методического отдела, факультета повышения квалификации.

Руководители структурных подразделений определяют задание на служебную командировку, контролируют своевременность предоставления отчета сотрудником.

Задание на служебную командировку за границу должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.

В задании должны быть указаны:
• место и цель служебной командировки;
• время нахождения за границей;
• план встреч и переговоров;
• перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмет договора (контракта, соглашения);
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки.

Задание подписывается командированным работником и визируется руководителем структурного подразделения, начальником отдела международных связей и утверждается ректором.

Отчет о служебной командировке за границу представляется в руководителю структурного подразделения и начальнику отдела международных связей университета в письменной форме в течение 10 календарных дней со дня прибытия.

Отчет должен в максимальной степени отражать выполнение задания, в случае невыполнения отдельных пунктов задания указываются причины.
К отчету о служебной командировке за границу приобщаются документы, подтверждающие ее результативность.

Источник

Как оформить командировку за границу?

Оформляем задание на командировку

В общем случае оформление задания на командировку не является обязательным (ч. 1 п. 3 Положения N 176).

В случае принятия нанимателем решения о необходимости оформления задания на загранкомандировку такое задание может содержать следующие сведения:

— место, куда направляется работник;

— время нахождения за границей;

— план встреч и переговоров;

— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

— в случае заключения договора — его предмет;

— иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Как правило, задание утверждается нанимателем и подписывается командированным работником.

Оформляем согласие работника

Получить согласие работника при его направлении в служебную командировку требуется в следующих случаях:

— если срок командировки превышает 30 дней (ч. 4 ст. 93 ТК);

— если направляется женщина, имеющая детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), или отец, воспитывающий детей без матери, одинокий родитель, а также опекун (попечитель) (ч. 2 ст. 263 и ч. 5 ст. 271 ТК). В этом случае согласие должно быть письменным;

— если направляется инвалид (ч. 6 ст. 287 ТК).

Внимание!
Для исключения возможных споров нанимателю во всех этих случаях целесообразно получать письменное согласие работника, даже если его получение именно в письменной форме не предусмотрено законодательством.

Оформляем приказ (распоряжение) на командировку

В распорядительном документе о командировании указываются:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника;

— должность (профессия) указанного работника;

— наименование структурного подразделения, в котором данный работник трудится;

В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (п. 2 Положения N 176).

Оформляем командировочное удостоверение

По общему правилу необходимость выдачи командировочного удостоверения определяется нанимателем самостоятельно (ч. 2 ст. 93 ТК). При этом форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (ч. 3 ст. 93 ТК).

Оформляем расчет аванса на командировку

Расчет суммы аванса, который необходимо выдать командированному работнику, производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 4 Положения N 176). Указанный расчет может оформляться бухгалтерской справкой либо другим принятым в организации документом.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы (ч. 1, 2 п. 5 Положения N 176):

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

по найму жилого помещения;

по проживанию вне места жительства (суточные);

иные расходы, которые работнику необходимо произвести с разрешения или ведома нанимателя.

Оформляем табель использования рабочего времени

Учет рабочего времени ведется в табелях использования рабочего времени (далее — табель), годовых табельных карточках и других документах, форма и порядок заполнения которых утверждаются нанимателем. Время нахождения работника в служебной командировке в составе отработанного времени учитывается отдельно (ч. 3 и 5 ст. 133 ТК).

На командированных работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, а заработная плата сохраняется за все рабочие дни по графику работы организации, являющейся постоянным местом работы. При этом размер заработной платы за время нахождения в служебной командировке не должен быть ниже размера среднего заработка за указанное время (ст. 92, ч. 1 ст. 95 ТК). Поэтому в табеле за все рабочие дни по графику постоянного места работы, приходящиеся на дни командировки, указывается соответствующий символ. На практике наиболее часто используют в качестве обозначения времени нахождения в служебной командировке букву «К».

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Оформляем командировку за границу

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 28 марта 2017 г.

Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.

Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо

Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.

Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.

Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.

На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.

Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.

Задание на командировку

Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.

Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения :

— государство и цель командировки;

— время нахождения за границей;

— план встреч и переговоров;

— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);

— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.

Согласие работника

До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.

Получить согласие нужно в следующих случаях:

— если командировка будет длиться более 30 календарных дней ;

— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное ;

Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.

Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.

Приказ о командировании

В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:

— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;

— наименование его должности (профессии);

— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;

— место, срок и цель командировки;

Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный :

литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;

литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.

Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно :

— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;

— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.

Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.

Командировочное удостоверение

Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);

— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— срок командировки (количество дней);

— место назначения и цель командировки;

— отметки о выбытии и прибытии.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.

Отчет

Основой для составления отчета обычно служит задание.

Обычно в отчете указываются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество (при наличии);

— страна (место) пребывания;

— количество дней пребывания;

— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;

— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Источник

Оформление командировки по Республике Беларусь

Иногда наниматели сталкиваются с необходимостью направить своих работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка). Рассмотрим пошаговое документальное оформление такой командировки.

ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки

Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.

ШАГ 2 Получаем согласие работника

В некоторых случаях наниматель, чтобы направить работника в командировку по Беларуси, должен получить от него согласие. Это касается командировок :

— на срок более 30 календарных дней;

— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).

Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.

Согласие может быть выражено различными способами. Например:

— путем проставления записи о согласии в докладной записке;

— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;

Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника

Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):

— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.

Пример формулировки заявления работника

Я, Ковалевич Инна Викторовна, юрисконсульт I квалификационной категории юридического отдела ООО «Полоса», согласна поехать в служебную командировку 14.12.2020 в г. Витебск в экономический суд Витебской области для участия в судебном заседании по делу N 109-20/2020.

ШАГ 3. Готовим задание на командировку

Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.

Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.

Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

ШАГ 4. Издаем приказ о командировании

В распорядительную часть приказа (после слова «ПРИКАЗЫВАЮ»), в частности, включается следующая информация:

— Ф.И.О. командируемого работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— место, куда направляется работник.

Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки :

— 1 месяц и менее, то регистрационный номер дополняется литерой «л». Срок хранения приказа — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства или 10 лет, если такая проверка не проводилась;

— более 1 месяца, то регистрационный номер дополняется литерой «к». Срок хранения приказа — 75 лет.

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы :
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.

Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).

В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.

В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.

Ситуация из практики

В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?

Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).

ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета

В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.

ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени

ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.

ШАГ 9. Получаем отчет о командировке

Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:

— срок представления отчета о выполнении задания;

— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.

Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.

В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:

— Ф.И.О. командированного работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— место пребывания в командировке;

— основание (причина) командировки;

— информация о проделанной работе (результаты командировки).

ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет

Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :

— на бумажном носителе работником лично;

— посредством регистрируемого почтового отправления;

— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

— посредством электронной почты.

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Все, что бухгалтеру надо знать про учет зарубежных командировок

Заграничная служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.

Состав расходов при командировках за рубеж

Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).

Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):

– расходы на проезд и наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03‑03‑06/1/202).

Выдача денежных средств под отчет

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У (далее – Указание № 4416‑У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416‑У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29‑1‑1‑ОЭ/24158 разъяснил, что, во‑первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во‑вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416‑У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02‑03‑10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288).

Включаем расходы в расчет облагаемой базы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

В настоящее время сотрудники большинства организаций, отправляясь в командировку, приобретают билеты в электронном виде, оплачивая их посредством пластиковых карт (корпоративных или личных). Формы этих билетов установлены приказами Минтранса России № 134 (для авиабилетов) и № 322 (для железнодорожных билетов).

Документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по Интернету.

При этом с учетом того, что необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты) содержит посадочный талон, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).

Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательным документом, подтверждающим расходы на его покупку для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, с отметкой аэропорта о досмотре (Письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214). В случае невозможности получения такого штампа (например, ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей) организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина Россииот 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743).

В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03‑03‑07/3271).

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения).

Расходы на такси

В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

– затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

– оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В связи с тем, что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?

Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин высказал в письмах от 11.07.2012 № 03‑03‑07/33, от 04.10.2011 № 03‑03‑06/1/621, от 22.05.2009 № 03‑03‑06/1/339.

Расходы на наем жилого помещения

Согласно п. 21 Положения расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства. Указанные расходы также учитываются в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03‑03‑06/1/37).

Если расходы на наем жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03‑03‑06/4/51).

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

– при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

– в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;

– в рублях – при следовании на территорию РФ.

Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03‑03‑06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3‑2‑09/362).

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Заместитель директора Иванов И. И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию – 120 евро, Хорватию – 80 евро.

27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 октября он выехал из Италии и прибыл в Хорватию.

31 октября вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

1 ноября Иванов И. И. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

– за 27 октября (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;

– за 28 октября (день пребывания в Италии) – 120 евро;

– за 29 октября (день прибытия в Хорватию) – 80 евро;

– за 30 октября (день пребывания в Хорватии) – 80 евро.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы

Если аванс выдан в валюте

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054‑У).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налого­обложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года.

18 сентября 2017 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 23 сентября, а 25 сентября представил авансовый отчет на сумму 900 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 100 евро.

Курс евро к рублю, установленный Банком России, составил:

– 18.09.2017 – 68,5801 руб./евро;

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

18.09.2017

Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет

(1 000 евро x 68,5801 руб./евро)

Выдана валюта командированному работнику под отчет

(1 000 евро x 68,5801 руб./евро)

25.09.2017

Отражена сумма командировочных расходов

(900 евро x 69,0737 руб./евро)

Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом

(100 евро x 69,0737 руб./евро)

Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты

В налоговом учете организации будут отражены:

– прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 62 166,33 руб.;

– внереализационные доходы – 493,6 руб.

Если аванс выдан в рублях

Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.

В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136‑И.

В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.

Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.

Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.

Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года включительно.

15 сентября из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 70 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 евро в обменном пункте по курсу 70 руб./евро.

В командировке работник потратил 900 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 68 руб./евро, получив 6 800 руб.

25 сентября работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

15.09.2017

Выдан командированному работнику аванс в рублях

(1 000 евро x 70 руб./евро)

25.09.2017

Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету

(900 евро x 70 руб./евро)

Возвращена в кассу сумма, не израсходованная под­отчетным лицом

(100 евро x 68 руб./евро)

Отражены расходы, связанные с покупкой-продажей валюты

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 63 200 руб. (63 000 + 200).

Воспользуемся условиями примера 3 с той лишь разницей, что справку о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.

Курс евро к рублю, установленный Банком России на 15.09.2017, составил 68,695 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

15.09.2017

Выдан командированному работнику аванс в рублях

25.09.2017

Отражены командировочные расходы по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса

(900 евро x 68,695 руб./евро)

Возвращена в кассу сумма, не израсходованная под­отчетным лицом

Для целей налогообложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 61 825 руб.

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник