отчет аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг образец
Договор на оказание бухгалтерских услуг: что про него нужно знать
Договор на оказание бухгалтерских услуг — это документ, определяющий условия сотрудничества, взаимные права, обязанности и ответственность организации или ИП при использовании услуг внештатного бухгалтера. Как его грамотно составить, какие возможны риски и как их избежать, расскажем в статье.
Договор с бухгалтером на оказание услуг — описание и условия
Привлечение стороннего бухгалтера (аутсорсинг) влечет необходимость заключения с ним не трудового контракта, а договора возмездного оказания услуг по правилам главы 39 ГК РФ. Такая сделка заключается между заказчиком (организацией или ИП) и исполнителем (бухгалтером-гражданином или компанией, оказывающей подобные услуги).
Бухгалтер при этом обязуется в течение определенного срока за плату осуществлять бухгалтерское сопровождение деятельности организации, заказчик — оплачивать его услуги.
П. 2 ст. 779 ГК РФ указывает, что на договор об оказании услуг помимо профильных норм главы 39 ГК РФ распространяются также правила сделок о подряде. Это означает, что при определении перечня существенных условий и правомочий сторон следует учитывать и положения ст. 702–729 ГК РФ.
Договор на оказание бухгалтерских услуг составляется в письменном виде. В нем рекомендуется согласовать следующие условия:
Сделка, предусматривающая оказание бухгалтерских услуг, заключается в письменной форме. Специальных требований к ней, таких как госрегистрация или нотариальное удостоверение, закон не предъявляет.
Обязанности и ответственность сторон, образец договора аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг
Помимо оплаты услуг специалиста, заказчик должен обеспечить:
На бухгалтера, в свою очередь, в большинстве случаев возлагаются следующие обязанности:
Ответственность сторон
Ответственность сторон за несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязанностей регулируется нормами ГК РФ о подряде. При обнаружении недостатков в работе бухгалтера заказчик, согласно положениям п. 1 ст. 723 ГК РФ, может потребовать (по выбору):
Согласно ст. 782 ГК РФ, как заказчик, так и бухгалтер вправе отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке. При этом заказчик должен возместить все понесенные бухгалтером фактические расходы, исполнитель — возместить все причиненные заказчику убытки.
Риски аутсорсинга бухгалтера: как подстраховаться в договоре
Основной плюс бухгалтерского аутсорсинга — выгодность и надежность. Платить раз в месяц абонентскую плату за обслуживание намного дешевле, чем зарплату сотруднику, от которой еще нужно дополнительно рассчитывать страховые взносы в фонды и выделять 13% НДФЛ. Кроме того, бухгалтер на аутсорсинге не возьмет больничный и не уйдет в отпуск, оставив нерешенные проблемы.
С другой стороны, есть определенные риски, которые можно предупредить в договоре с исполнителем.
Таким образом, в договоре с бухгалтером обязательно нужно согласовать предмет сделки — оказание конкретных бухгалтерских услуг за плату. Кроме того, рекомендуется дополнительно отразить в тексте соглашения стоимость услуг и сроки их оказания. При этом стоит не только полно и точно описать обязанности бухгалтера, но и определить меры ответственности, которые могут быть применены к исполнителю по договору, если он нарушит свои обязательства.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Что представляет собой аутсорсинг
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Отчет бухгалтерской компании о проделанной работе.
Любая, даже самая незначительная и мелкая ошибка бухгалтера может обойтись компании очень дорого. И не имеет значения, в штате трудится сотрудник или является специалистом профильной аутсорсинговой компании. В последнем случае риск появления ошибок существенно ниже. Профессиональный аутсорсер гарантирует качество учета.
Порядок отчетности.
Порядок отчетности фиксируется в договоре на оказание услуг бухгалтерского сопровождения, абонентского обслуживания. Он включает:
Форма отчета.
Отчитываться аутсорсеры перед клиентами могут в разных формах. Многие используют произвольные бланки. Единственное обязательное условие: отчеты должны соответствовать требованиям ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9).
Нормативный отчет аутсорсера должен содержать:
Содержание отчета.
К содержанию отчетов аутсорсера тоже предъявляются определенные требования. Главное – информативность. Содержать отчет о предоставлении бухгалтерских услуг может разные сведения и данные.
Структура документа обычно следующая:
Общая часть. Здесь аутсорсер указывает реквизиты документа о предоставлении услуг, на основании которого он осуществляет определенные операции и выполняет работы. Также в общей части указываются сведения об исполнителе, актуальный отчетный период, в рамках которого услуги отражаются в отчете.
Перечень выполненных работ. Эта часть отчета содержит информацию о конкретных видах оказанных услуг в отчетном периоде. Перечень должен соответствовать условиям договора.
Объем и описание услуг. Эта часть отчета конкретизирует предыдущий пункт. Если клиентом ряд опций оплачивается отдельно (сверх абонентского платежа), то описательный блок позволяет оценить объем дополнительных расходов.
Количественные показатели. В этом разделе указывается количество сотрудников, задействованных в обслуживании компании-клиента в конкретном отчетном периоде, а также количество часов, потраченных на выполнение работ.
Качество услуг. На этот раздел клиентам аутсорсеров рекомендуется обращать особое внимание. Он позволяет оценить эффективность работы внешней бухгалтерии. В этом разделе указываются виды и размеры штрафных санкций, причины начисления штрафов, если таковые имели место.
Взаиморасчеты. Этот раздел дублирует соответствующий пункт договора.
Перечень дополнительных услуг, порядок их оплаты.
Рекомендации. Здесь аутсорсер указывает предложения по оптимизации работы в компании, рекомендации по уменьшению налоговой нагрузки и т.п.
Акт приема-передачи услуг.
Этот тип документа используется для фактического подтверждения выполнения исполнителем указанного в отчете перечня работ и принятия этих работ заказчиком. Акт имеет стандартизованную форму, не конкретизируется. В нем обычно указывается только перечень основных и дополнительных услуг с количественными показателями, если таковые являются актуальными.
Оформляется акт в пятидневный срок с момента передачи заказчику отчета о проделанной работе. В целях оптимизации бизнес-процессов многие аутсорсеры передают акты и отчеты в одном пакете документов.
Зачем нужны отчетные документы?
Отчет об оказанных услугах – не тот документ, к анализу которого можно относиться формально. Причем даже в том случае, если дополнительные опции в отчетном периоде не были подключены и сумма расходов на бухучет не превышает абонентский платеж.
Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.
Кто такой бухгалтер на аутсорсе
Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:
По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.
Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг
Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге
Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.
Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.
Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.
Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер
Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:
На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.
Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:
Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.
Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.
Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит
Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.
Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.
Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:
Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера
Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.
Как контролировать аутсорсера
Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:
Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.
Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.
Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг
Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :
В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.
Договор оказания бухгалтерских услуг
По договору оказания бухгалтерских услуг одна сторона по поручению другой стороны за определенное договором денежное вознаграждение выполняет работу в рамках своей специализации.
Указанный вид соглашения является подвидом договора возмездного оказания услуг. Следовательно, при его составлении следует руководствоваться положениями статьи 779 ГК РФ.
Субъектами по настоящему договору могут выступать как физические, так и юридические лица. Сторонами в рамках данной сделки выступают Заказчик и Исполнитель.
Договор оказания бухгалтерских услуг подлежит обязательному письменному оформлению. В связи с этим, ниже мы поэтапно рассмотрим, как составлять такой документ, и на какие аспекты следует обратить внимание при его оформлении.
Преамбула
Договор оказания бухгалтерских услуг
ООО «Bookkeeping», в лице генерального директора Афанасьева Петра Петровича, действующего на основании Устава общества, именуемый в дальнейшем Заказчик, с одной стороны
И
Матросова Сабина Олеговна, 04.05.1980 года рождения, проживающая по адресу Курганская область, город Курган, улица Ленина, дом 336, квартира 743, паспорт: серия ХХХХ номер ХХХХХХ, выданный отделом УФМС России по Курганской области в городе Кургане 04.05.2000, именуемая в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны
заключили настоящий договор о нижеследующем:
В преамбуле договора традиционно прописываются следующие положения:
Существенными условиями договора оказания оценочных услуг являются:
Следует отметить, что при отсутствии положений о существенных условиях соглашения, договор не будет считаться заключенным.
Предмет
Информация о предмете соглашения, как правило, прописывается в начальных пунктах любого документа. В нашем случае предметом будут выступать непосредственно сами бухгалтерские услуги.
В тексте документа информация о предмете договора прописывается следующим образом:
В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель, в лице Матросовой Сабины Олеговны, за определенное договором денежное вознаграждение, оказывает бухгалтерские услуги по поручению Заказчика.
К таким услугам относятся:
• Ведение бухгалтерского учета организации Заказчика.
• Составление отчетности по результатам деятельности предприятия.
• Организация деятельности по начислению налогов и сборов в государственные органы.
• Обработка информации, связанной с деятельностью бухгалтерии.
Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания документа Контрагентами и действует в течение 9 (Девяти) месяцев.
Договор может быть продлен по согласованию сторон.
Стоимость услуг
В настоящем разделе определяется стоимость оказанных Исполнителем услуг, а также порядок их оплаты. Оплата услуг по настоящему соглашению может осуществляться как в наличной, так и в безналичной форме.
Также следует указать периодичность денежных выплат в адрес Исполнителя.
В тексте документа раздел о цене договора выглядит следующим образом:
Цена договора в соответствии с настоящим соглашением составляет 25 800 (Двадцать пять тысяч восемьсот) рублей 00 копеек.
Оплата услуг осуществляется путем безналичного перевода денежных средств на расчетный счет Исполнителя 10 числа каждого месяца.
Права и обязанности
Раздел о правах и обязанностях прописывается с целью фиксации положений, связанных с исполнением обязательств Контрагентов по настоящему договору. Присутствие в документе таких положений дает ясность, каким образом стороны должны исполнять свои обязательства по договору.
Формулировки прав и обязанностей Контрагентов в тексте документа могут прописываться следующим образом:
Исполнитель вправе:
• Требовать своевременной оплаты оказанных им услуг в рамках настоящего договора.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Заказчиком по настоящему соглашению.
Исполнитель обязуется:
• Осуществлять ведение бухгалтерского учета и предоставлять отчетность в соответствии с настоящим соглашением.
• Выполнять действия по оказанию услуг в срок, определенный настоящим договором.
• В процессе осуществления деятельности по оказанию бухгалтерских услуг действовать в интересах Заказчика.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.
• При осуществлении своей деятельности руководствоваться требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
Заказчик вправе
• Требовать оказания услуг в срок, указанный в тексте настоящего соглашения.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Исполнителя по настоящему договору.
Заказчик обязуется:
• Своевременно оплачивать предоставляемые Исполнителем услуги.
• Передавать необходимую документацию Исполнителю для осуществления его деятельности.
• Обеспечить необходимые условия для работы Исполнителя.
• Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим соглашением.
Ответственность сторон
В этом разделе прописываются положения об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Ниже мы представим основные формулировки положений, которые могут прописываться в тексте документа:
• Стороны несут материальную ответственность в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
• В случае просрочки исполнения своих обязательств, Исполнитель выплачивает пени в размере 4% от стоимости услуги за каждый просроченный день.
• В случае некачественного оказания услуг Исполнитель выплачивает штраф в размере 10% от цены договора.
• В случае просрочки оплаты предоставляемых исполнителем услуг, Заказчик выплачивает пени в размере 4% от стоимости услуги за каждый просроченный день.
Порядок разрешения споров
В этом разделе зачастую указываются следующие формулировки:
• В случае возникновения каких-либо споров, стороны разрешают их путем переговоров.
• Если же в процессе переговоров стороны не пришли к компромиссу, споры разрешаются в судебном порядке.
Заключение
В конце документа указываются юридические адреса и реквизиты сторон. После подписания соглашения Контрагентами, договор оказания бухгалтерских услуг считается заключенным.