как правильно написать клиенту об оплате
Письмо-требование об оплате задолженности
Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.
Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.
Функционал
Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:
На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.
Возможные санкции
Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.
Ответ
В ответ на письмо-требование от должника может поступить:
Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.
Элементы письма
Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.
Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.
Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.
В основной части документа в большинстве случаев прописывается:
При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.
В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.
Заключение
Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.
Сроки рассмотрения
Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
Личный опыт: как договариваться с клиентами об оплате и не стесняться
Договариваться о зарплате неловко. И если наёмные работники сталкиваются с этой проблемой один раз на собеседовании, то фрилансеры вынуждены всякий раз испытывать «синдром попрошайки». Мастер на все руки Илья Емельянов рассказал о том, как договариваться с клиентами об оплате и не стесняться этого.
Я занимаюсь всеми видами работ: ремонтирую квартиры под ключ, чиню и собираю мебель, провожу мелкие электромонтажные работы и меняю смесители. Иногда работаю один, иногда с напарником. Всё это проектные работы или занятия «мастера на час». Ни о каком окладе речи, конечно, не идёт. Поэтому каждый вызов – это ещё и упражнение в арифметике: нужно уметь соотносить не только количество оказанных услуг, но и потраченное время, соблюдая при этом баланс в свою пользу. Если вы фрилансер, в таком режиме приходится работать постоянно. И неважно, заняты вы на стройке или стрижете собак.
Если в вас силён внутренний бухгалтер, вы не пропадете. Но определенная финансовая ясность – это ещё и дело опыта. Когда вы берётесь за первые заказы, многое оказывается в новинку. Не все клиенты ведут себя одинаково, не все работы проводятся одинаково, даже если вы прикручиваете кран одной и той же марки. Всегда есть место непредвиденным обстоятельствам. Нужно быть осмотрительным и максимально подготовленным к форс-мажорам. Особенно это касается денег.
Когда просить оплату
Требовать денег можно до, во время или после работ. Всё зависит от того, что вам предстоит сделать, понадобится ли покупка расходных материалов и на сколько дней может растянуться работа. Если это что-то краткосрочное (в моём случае, это, скажем, крепёж люстры или картины), можно попросить денег и после. Если планируется работа на несколько дней, разбейте её на части и договоритесь о поэтапной оплате.
Отдельный вопрос – покупка материалов. Мастер всегда лучше знает, какие материалы нужны в каждом конкретном случае. К примеру, необходимо поменять замок. Он стоит порядка 2500 рублей. Я покупаю его, но прошу, чтобы мне перечислили его стоимость на карту. Это своего рода залог и предоплата. Естественно, я предоставляю на него чек. В случае, если что-то сорвётся по вине заказчика, у меня будет замок, который я либо поставлю ещё кому-то, либо смогу вернуть его в магазин и получить обратно денежные средства.
Если заказчик забыл, что надо заплатить
Бывают такие ситуации, когда работа сделана, а заказчик говорит «спасибо» и машет ручкой. Мало ли, забыл, может быть, человек. Или делает это намеренно. И просить заплатить как-то неудобно, что ли. Есть у некоторых из нас альтруистическая черта в менталитете. Такое случается, но не со мной. Серьёзно, как можно не взять оплату? Ведь вы потратили своё время. В первую очередь, начните уважать себя и свой труд, а уже потом занимайтесь благотворительностью, если у вас есть в этом такая необходимость.
Если вас коробит от фразы «С вас столько-то рублей», используйте более нейтральную – «Вам удобно рассчитаться наличкой или сбросить на карту?». Это очень удобный ход, потому что сразу после этого вопроса идёт уточнение стоимости, если были какие-то дополнительные работы.
Другое дело, если вас действительно хотят «кинуть». Главное спасение – это предоплата. Я всегда беру минимум половину от указанной цены. Кроме того, есть ещё множество схем, которые лучше пресекать в самом начале. Например, вы договорились сделать работу с одним человеком, а на объекте оказался другой. Сразу спросите у него, в курсе ли он, что ему надо будет с вами рассчитаться.
Спасти вас сможет и осмотрительность. Однажды меня пригласили ремонтировать крышу. Это был сторонний объект, который к заказчику не имел никакого отношения. Как только я спросил про оплату, он тут же выстроил передо мной очень странную схему: «Деньги тебе отдаст человек, который в другом подъезде».
Чтобы не попасть в подобные ситуации, постарайтесь заранее прозондировать заказчика. Например, на сайте YouDo.com я всегда сначала читаю отзывы о клиентах. Если же меня кто-то порекомендовал, я спрашиваю, кто именно.
Человеческий фактор – тоже вещь немаловажная. С заказчиками обязательно нужно выстраивать доверительные отношения. У меня есть постоянные клиенты, которые не только никогда не забывают мне платить, но и отдают свою карточку, чтобы я купил нужные материалы. При этом сумма покупки может достигать 300 000 рублей.
Как сказать, что стоимость работы возросла
Часто на месте работа оказывается сложнее, чем это предполагалось. Заранее в мельчайших подробностях выясните, что именно вам нужно сделать. Попросите прислать фотографии или видео. Я сначала детально обсуждаю всё с заказчиком в чате и только потом выезжаю на место. Если уже на объекте вы понимаете, что работы займут больше времени, или понадобятся дополнительные материалы, предупредите заказчика сразу. Объясните, что и как, и почему это повлияет на итоговую стоимость. Не ставьте клиента перед фактом, когда всё уже выполнено.
Некоторые заказчики сразу спрашивают о дополнительной стоимости, другие – не спрашивают. В последнем случае может получиться очень неудобно, потому что человек рассчитывал на одну сумму, а вышло больше. Составьте прайслист и не стесняйтесь знакомить с ним своих клиентов.
Но и тут есть тонкий момент – надо, помимо прочего, уметь соотносить общее потраченное время и возникшие дополнительные работы. К примеру, я приехал что-то починить. Мне за это заплатят 4 000 рублей (2 часа работы). У меня уходит на всю починку 40 минут. И тут меня просят сделать что-то ещё, что займёт у меня ещё минут 10. Я сделаю это бесплатно, потому что моё время оказалось, грубо говоря, оплачено вперёд. Иногда люди сами оценивают такой добрый жест и добавляют что-то сверху в качестве благодарности. И все остаются довольны.
Не бойтесь говорить с заказчиками. Так вам удастся избежать неловких моментов в работе и обезопасить себя. И главное: не стесняйтесь денег, и тогда деньги не будут стесняться вас!
Волшебные фразы, которые хочет услышать любой клиент
Создание клиентского сервиса — важная работа. Любые принципы, связанные с ним, необходимо приводить в действие и координировать их со всем, что происходит в компании. Существуют конкретные волшебные фразы, которые клиенты хотят слышать от сотрудников компаний. Убедитесь в том, что вы хорошо понимаете их значение.
«Чем я могу вам помочь?»
Клиентам нужна возможность в деталях объяснять, что им нужно. Зачастую многим предпринимателям кажется, что они должны угадывать желания своих клиентов, а не внимательно их слушать. Спрашивая, как вы можете им помочь, вы начинаете диалог с позитивной ноты. Задавая этот открытый вопрос, вы приглашаете клиентов к дискуссии.
«Я могу решить эту проблему»
Многие клиенты, особенно в B2B, хотят купить решение своих проблем. Они ценят прямые ответы, сказанные языком, который они легко понимают.
«Я не знаю, но я выясню»
Столкнувшись с действительно сложным вопросом, ответ на который нужно искать, признайте это. Незнание в точности всех деталей и фактов может разрушить доверие к вам.
«Я возьму на себя ответственность»
Скажите клиенту, что вы понимаете, что именно на ваши плечи ложится ответственность за результат. Убедите его в том, что точно знаете, чего он ожидает, и что вы предоставите ему продукт или услугу по согласованной цене. Тогда для него не возникнет никаких неожиданных расходов для решения появившейся проблемы.
«Я буду держать вас в курсе»
Даже если ваш бизнес заключается в продаже товаров за наличный расчет без доставки, он все равно требует проработки и координации огромного количества мероприятий. Убедите своих клиентов, что их всегда будут держать в курсе, тем более если на выполнение заказа уходит больше времени.
«Я доставлю все вовремя»
Назначенная дата исполнения обязательств — это обещание, и оно должно быть выполнено. От слова «примерно» в этой ситуации лучше отказаться.
«В понедельник значит в понедельник»
Первая неделя июля значит первая неделя июля, даже если на ней ожидаются большие праздники. Клиенты ждут, что вы их не подведете. Поставщик, который все привозит вовремя, — большая редкость, за это его ценят и рекомендуют другим.
«Все будет так, как вы просили»
То, что вы в итоге поставляете клиенту, не должно быть «похоже на» и «лучше чем» того, что было заказано. Все должно быть именно так, как просил клиент. Даже если вы уверены, что заказ клиента можно заменить другим, получше, инициативу нужно обсудить, а не принимать решение самостоятельно.
«Работа будет сделана»
Убедите клиента, что ему не придется ждать дозаказа или каких-либо документов. Никогда не говорите, что вы закончите вовремя все, «кроме…»
«Я ценю вашу компанию»
Это гораздо больше, чем «спасибо за заказ». Искреннюю признательность можно продемонстрировать звонками, предложениями ответить на вопросы, попытками убедиться, что все работает как надо и что все проблемы решены.
Пренебрегая этими ключевыми фразами, вы создаете у клиента впечатление, что вы в нем не заинтересованы до тех пор, пока не получите от него деньги. В таком случае клиент может почувствовать себя обманутым и использованным, что негативно скажется на имидже вашей компании.
Отдел жалоб
Как показывает практика, большинство неудовлетворенных клиентов не говорят о том, что им что-то не нравится. Они просто тихо уходят к конкурентам и советуют знакомым не иметь дело с компанией, которая их разочаровала. Так что, если клиент жалуется, не думайте об этом, как о неприятности. Думайте об этом, как о возможности изменить его мнение и удержать.
Любая компания, даже с безупречным продуктом или лучшей на рынке услугой, время от времени сталкивается с жалобами или проблемами. Как лучше поступить, чтобы жалобы приносили позитивный результат?
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Письмо с просьбой оплатить задолженность
Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.
При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.
Когда надо отправлять
Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:
Функции
Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:
Как составить
При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:
Образец
В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.
Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1
Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7
Исх. №9 от 12 мая 2020 года
По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.
Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).
Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:
Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.
В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.
Сроки реагирования
В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.
Оплата третьим лицом
В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.