что такое спецификация на товар своими словами

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

Источник

Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения

Спецификация – это простыми словами подробная инструкция по выполнению работы или использованию материала. Какова ее роль, как правильно оформить, покажем на конкретных примерах.

Что такое спецификация

Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.

Назначение

Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике. В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении. Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.

Разновидности

Слово «спецификация» означает в переводе с латинского «разновидность». В народнохозяйственном комплексе составляется множество ее видов. Например, при:

Разделы, общие для всех разновидностей спецификаций:

Спецификация к договору поставки

Приведем конкретный пример, для чего нужна спецификация к договору поставки товара. Чтобы не перегружать основной документ, перечень реализуемой продукции делают в приложении к нему. С целью приобретения более надежных партнеров, лучше договорные поставки оформлять на более длительный период и получать товар поэтапно. Тогда приложения составляются на каждую отдельную поставку, в них по взаимной договоренности могут быть внесены изменения.

Один договор может иметь неограниченное число спецификаций.

Их номера проставляются в договоре и наоборот. Документы подписывают руководители компаний-поставщика и покупателя. Их исполнение обязательно для всех. Если поставки срываются и фирма-покупатель по этой причине несет убытки, возможно принятие соответствующих мер.

Образец приложения по договору поставки. Скачать бланк можно далее.

к Договору №_______

от «___» __________ 201_ г.

Спецификация на поставку товаров №

руб.1.Парта ученическая2000Шт.2004000002.Стол учительский50Шт.300150003.Шкаф для учебного кабинета20Шт.4008000Итого: – 503910 руб.

в т.ч. НДС 18% – 8910 руб.

Оплата производится в 2 этапа:

Поставщик Покупатель
М.П.Подпись/дата М. П. Подпись/дата

Техническая спецификация

В данном виде документа перечисляются комплектующие детали сборочной конструкции или узла. В случае коммерческих сделок указываются стоимостные и количественные параметры. На предприятии ее используют при изготовлении технической документации.

Форма

Регламентирующего акта для написания спецификации нет. Каждая фирма может издать свой шаблон бланка в свободной форме. На практике чаще всего применяется табличный вариант.

Разделы

Составление юридического документа, связанного с материально-техническими ценностями, требует особого внимания, опыта и знаний. Любая упущенная мелочь может дорого стоить. Определяющими и обязательными для заполнения приложения являются:

Как заполнить

Основное содержание спецификации находится в таблице. Правила ее заполнения несложные:

Сотрудник, которому поручено сделать приложение к договору, обязан в деталях знать его требования, обладать достоверными данными по поставляемым объемам и ассортименту, уметь грамотно составить нужную спецификацию.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Счет-договор – что это такое

Бланк акта возврата товара поставщику

Справка ветеринарная по форме 4

Доверенность на получение ТМЦ

Образец договора цессии: договор уступки права требования

Источник

Спецификация продукта. Что это такое и как его написать?

Спецификация продукта. Что это такое и как его написать?

Когда продукт концептуализируется, его требования и спецификации документируются, чтобы группы разработчиков могли понять, каким будет продукт, как он будет выглядеть и какие функции он будет выполнять. Этот проект, включающий детали продукта, воспринимается как технические характеристики продукта.

Он также называется «Спецификации продукта» и информирует группы разработчиков о сводке продукта, потенциальных пользователях, пользовательских историях и других важных деталях, чтобы они могли принимать наилучшие решения при разработке продукта.

В этой статье мы рассмотрим различные уровни спецификации продукта и поймем, что следует включить в спецификацию продукта. Итак, без лишних слов, давайте начнем прямо сейчас-

Спецификация продукта – это процесс перечисления всех аспектов и функций, которые должны присутствовать в продукте стратегическим образом. Это документ, который содержит все требования, которые должны быть в продукте.

Производство продукта и его поставка – одна из сторон истории, реальная работа начинается тогда, когда она должна быть представлена ​​теоретически для создания этого продукта с учетом конкуренции на рынке.

Важно упомянуть все характеристики продукта перед его созданием. Спецификация продукта входит в игру здесь.

Это пошаговый процесс, в котором каждая деталь имеет значение.

Нельзя просто погрузиться в то, что будет продукт или как он будет вносить в приложение; он или она должны упомянуть все этапы создания этого продукта.

Эти этапы составляют основу продукта.

Почему важна спецификация продукта?

Концепция наличия спецификаций продукта заключается в том, чтобы предоставить назначенной команде для создания продукта детальный обзор того, какие все функции должны быть встроены в продукт, чтобы получить желаемый результат.

Если должным образом определены спецификации продукта, то этого достаточно, чтобы дать членам команды представление о потребностях бизнеса, знаниях о целевых клиентах или пользователях и финансовых ограничениях. Если команда знает обо всех этих факторах, тогда задача разработки соответствующих решений становится легкой и гладкой.

Хорошо проработанная спецификация продукта будет иметь ясность и прозрачность, что, в свою очередь, даст больше ясности команде, работающей над созданием продукта.

Общие вопросы, задаваемые при создании спецификации продукта

Чтобы сделать спецификацию продукта легко читаемой и информированной, нужно уметь ответить на эти несколько вопросов с максимальной легкостью:

1) Что должно быть создано?

Тип и характер продукта должны быть хорошо известны. Там должно быть правильное мышление.

2) Для чего нужно его создание и для чего оно используется?

Цель продукта должна быть известна и аудитории, что он должен повлиять в конечном итоге. Наличие определенных знаний об использовании продукта является обязательным.

Нужно знать и быть готовым к тому результату, который будет достигнут.

4) Как можно предсказать результат?

Правильное, систематическое и стратегическое планирование на развитие продукта должно быть сделано.

Если на все эти вопросы можно получить удовлетворительный ответ, тогда подход прозрачен и находится на правильном пути; в противном случае нужно пересмотреть.

Что включает в себя спецификация продукта?

Ниже перечислены элементы, включенные в спецификацию продукта, которые помогают ему быть достаточно информативным с точки зрения рабочей группы. Эти;

1) Резюме продукта

Краткое описание продукта является одной из важных частей технических характеристик продукта. Это кратко объясняет продукт по конкретным параметрам.

Краткое изложение заключается в том, чтобы дать читателям приблизительное представление о том, чего они могут ожидать, и, как правило, является первым шагом в процессе привлечения клиентов, поскольку позволяет выявить их особенности.

2) Бизнес-кейс

Бизнес-кейс необходим с точки зрения роста компании.

Это подготовленный документ, который проводит границу вокруг преимуществ или стимулов, полученных от производства продукта, который принесет пользу компании и улучшит ее рыночную стоимость в отрасли и, таким образом, будет включен в разработку продукта.

Кроме того, экономическое обоснование также проливает свет на денежные границы и ресурсы компании, которые были бы достаточны для завершения проекта.

Этот элемент имеет решающее значение, поскольку он определяет, насколько большой будет аудитория.

Это итерация с точки зрения клиента или пользователя о том, насколько полезен продукт или каковы его плюсы и минусы.

4) Персоны пользователя

Здесь необходимо ввести информацию о целевой аудитории, например, кто будет использовать продукт. Если личность пользователя используется эффективно и стратегически, тогда она будет четко описывать персонажа, который полностью вписывается в зависимости от целевой демографии.

Если цель заранее определена, команде, работающей над продуктом, становится проще представить продукт и спроектировать его, сохраняя при этом ориентацию на клиента.

Грубый эскиз продукта должен быть сформулирован перед началом физического проектирования. Следовательно, технический чертеж становится обязательным во время процесса.

Это важно, потому что, если есть какие-либо изменения, они могут быть легко внесены в эскиз, а не нарушать основной дизайн позже.

Визуальное представление помогает создать оценку того, как будет выглядеть конечный продукт, и на его основе; процессы управления могут быть выполнены.

В конце приводится функциональная спецификация, которая в основном содержит эксплуатационные аспекты продукта, такие как предполагаемый внешний вид и эффективность продукта, а также способ его взаимодействия с пользователями.

Вся функциональная документация происходит на этом этапе.

Это обычно устанавливается в качестве контрольной точки, для начала, всего программирования, а затем для продолжения, соответственно.

Эти элементы должны быть включены в спецификацию продукта, чтобы сделать его находчивым и способным.

Отсутствие любого из них может сделать спецификацию менее информативной, что может создать проблему для рабочей группы по разработке желаемого продукта и, следовательно, его доставке.

Теперь, после осознания критических моментов, которые должны быть включены в спецификацию продукта, давайте пройдемся по этапам написания спецификации продукта:

Как вы пишете спецификации продукта?

Когда вы создаете продукт, он должен быть предназначен для решения некоторых проблем или выполнения некоторых задач. Итак, чтобы создать спецификацию вашего продукта, вам нужно сделать заметки о проблемах, с которыми будет разбираться ваш продукт.

Принятие во внимание отзывов клиентов весьма важно для создания продуктов, которые соответствуют потребностям клиентов. Извлечение откликов клиентов о подобном типе продукта и включение их в спецификацию продукта весьма полезно. Даже вы можете придумать прототип продукта для получения отзывов пользователей.

Некоторые конкретные требования должны быть включены в определенные виды продуктов, и вы должны оценить и включить эти требования в спецификацию вашего продукта.

Вам необходимо сделать предположение или предлагаемое объяснение, основанное на различных проблемах, которые решит ваш продукт, и включить это в спецификацию вашего продукта.

Ваша спецификация продукта должна включать различные страницы или экраны, связанные с критическими функциями вашего продукта.

В группе по продукту и дизайну должно быть обсуждение критических аспектов вашего продукта и выдержки, которые должны быть включены в спецификацию вашего продукта.

Прежде чем завершить разработку спецификации вашего продукта, вы должны упростить и пересматривать ее снова и снова, чтобы сделать ее более полезной и эффективной. Вам следует постоянно пересматривать и улучшать технические характеристики вашего продукта, чтобы ваша команда разработчиков продукта получила наиболее точный и безупречный документ о продукте.

Зная о шагах, которые помогут вам в написании спецификации продукта, вам следует обратить внимание на инструменты, которые помогут вам в создании спецификаций продукта. Поэтому давайте рассмотрим некоторые из лучших инструментов для написания спецификации продукта.

Инструменты для создания спецификации продукта

Найдите список самых популярных инструментов, которые могут помочь вам в написании спецификации продукта.

Вывод.

Со спецификацией продукта становится легко правильно представить всю идею продукта на бумаге. Это помогает в разработке стратегии и создании четких и четких контуров относительно того, что требуется, а что нет.

Продукт гарантированно отвечает требованиям компании, а также пользователя, если Продукт

Спецификация хорошо написана и полезна.

Ваш помощник в в бизнесе рекламно-полиграфическая компания “АЗБУКА”

Источник

Спецификация к договору: когда нужна и как оформить

Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.

Зачем нужна спецификация

— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;

— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.

Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.

В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:

— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;

— указывают количество товара по каждой товарной позиции.

На заметку
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.

Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.

Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.

Рекомендации

— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;

На заметку
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.

Как оформить спецификацию к договору

Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.

Как правило, спецификация содержит:

1) реквизиты:

— дату и место составления.

Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;

— номер — если спецификаций несколько;

— реквизиты договора, к которому она составлена;

2) преамбулу:

— наименование сторон договора;

— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.

Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;

3) содержательную часть:

— перечень поставляемых товаров.

При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.

На заметку
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— НПА (ТНПА), описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.

Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.

Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе ;

— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.

Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».

При необходимости в спецификации можно прописать:

а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;

б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;

— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.

Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.

Пример оформления шапки таблицы

п/пНаименование и ассортимент товаровЕдиница измеренияКоличествоЦена за единицу, в том числе НДС (20%),

руб. коп.Общая цена, в том числе НДС (20%),

руб. коп.

На заметку
Печать на спецификации ставится только тогда, когда это предусмотрено в договоре .

При необходимости в этой части спецификации можно продублировать адреса, телефоны контрагентов, их банковские реквизиты. Это актуально, если стороны сотрудничают на долгосрочной основе и с течением времени указанные реквизиты меняются.

Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник