что такое сдр в project
Обучение и трудоустройство проектных менеджеров
Видео материала «Структура WBS (СДР) проекта в MS Project»
Разработка иерархической структуры плана-графика проекта в MS Project.
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
Создание фаз и суммарных задач в MS Project
Создание фаз позволяет Вам создать структуру декомпозиции работ проекта. Структура отображается как на графической, так и в табличной части диаграммы Ганта.
В рамках одной суммарной задачи может быть сгруппировано неограниченно количество работ проекта. Для того что бы посмотреть какие задачи (подфазы) входят в состав интересующей Вас фазы, нажмите на знак «белого ромба» рядом с названием фазы. Для того что бы скрыть структуру фазы нажмите на знак «черного ромба».
Кроме этой возможности MS Project предоставляет возможность отображения всех задач до определенного уровня вложенности. Для этого на странице «Вид» выберите «Структура«. В открывшемся окне «Структура» Вы можете выбрать требуемый уровень вложенности из выпавшего меню для использования в представлении.
В процессе работы над проектом Вы можете отображать или скрывать суммарную задачу проекта, описывающую общую информацию в рамках проекта, и все суммарные задачи проекта. Для этого, работая в представлениях «Диаграмма Ганта» или «Диаграмма Ганта с отслеживанием», перейдите на страницу Формат:
Детализация задач в MS Project
Разбиение крупных задач на мелкие подзадачи:
Настройка кода СДР
Для настройки СДР (WBS) структуры перейдите на страницу «Проект» и нажмите кнопку «СДР» и в выпадающем меню выберите подпункт «Определить код..».
В открывшемся окне «Определение кода СДР», укажите в таблице «Маска кода (без префикса):»:
По умолчанию используется сквозная нумерация для списка задач без учета структуры декомпозиции работ. При необходимости Вы можете использовать дополнительную нумерацию. MS Project предоставляет Вам две схемы ведения дополнительной нумерации списка задач:
Данный материал рассматривается на практическом-тренинге «Разработка планов-графиков проектов».
Диалоговое окно «Определение кода СДР»
В диалоговом окне Определение кода СД можно создавать, рецензировать и структурная декомпозиция работ (WBS) формат кода или маску. Коды СД, как правило, являются уникальными. то есть каждая задача имеет отдельный код СД. Поле «СДР» удобно использовать, если в вашей компании есть специальная система кодов СДР для управления проектами. Вы можете сделать следующее:
Определите формат кода СДБ, включая последовательность, длину и раздатчик для кода СД.
Представления позиций задач в иерархической структуре проекта.
Примените определенный формат, подходящий для просмотра проекта.
Расположение диалогового окна
Описание
Предварительный просмотр и префикс кода СД
Предварительный просмотр кода Отображает образец кода СД СД с указанными вами вариантами.
Project Префикс кода Определяет префикс, который добавляется перед кодом СД для каждой задачи в активном проекте.
Таблица «Маска кода»
Используйте таблицу маски кода для определения кодов СД. Введите разные строки для каждого определяемого уровня СД. Каждый уровень последовательности строится на основе другого, чтобы создать полную маску кода СД.
Уровень Указывает на уровень структури, соответствующий определяемой маске кода СД. Это поле автоматически приращено при вводе каждой дополнительной маски кода.
Последовательность. Тип знаков маски кода. Варианты: Цифры (упорядоченные),Буквы верхнего регистра (упорядоченные),Буквы нижнего регистра (упорядоченные)и Символы (без упорядочения).
Длина Введите число, представляющее длину, необходимую для этого уровня кода СД. Если длина кода СД может быть любой, нажмите кнопку Любая. Максимальная длина всего кода СД — 255 знаков.
Разделитель Введите знак для разных уровней кода СД. По умолчанию используется точка.
Создание кода СД для новой задачи Указывает, Microsoft Office Project создает код СД при создании новой задачи.
Проверка уникальности новых кодов СД Обеспечивает уникальность при редактировании кода СД для задачи. Если ввести код СД, который уже используется в проекте, Project вывести сообщение о том, что он является дубликатом.
Чтобы назначить задаче код СД, на листе задач щелкните поле справа от того места, куда вы хотите вставить поле кода СД. В меню Вставка выберите пункт Столбец. В поле Имя поля выберите СОВ. Для каждой задачи отображается код СД, соответствующий ее уровню в структуре.
Чтобы отсортировать текст по коду СД, в меню Project выберите пункт Сортировка, а затем щелкните Сортировать по. В поле Сортировать по выберите СОВ.
Диалоговое окно «Определение кода СДР»
В диалоговом окне Определение кода СД можно создавать, рецензировать и структурная декомпозиция работ (WBS) формат кода или маску. Коды СД, как правило, являются уникальными. то есть каждая задача имеет отдельный код СД. Поле «СДР» удобно использовать, если в вашей компании есть специальная система кодов СДР для управления проектами. Вы можете сделать следующее:
Определите формат кода СДБ, включая последовательность, длину и раздатчик для кода СД.
Представления позиций задач в иерархической структуре проекта.
Примените определенный формат, подходящий для просмотра проекта.
Расположение диалогового окна
Описание
Предварительный просмотр и префикс кода СД
Предварительный просмотр кода Отображает образец кода СД СД с указанными вами вариантами.
Project Префикс кода Определяет префикс, который добавляется перед кодом СД для каждой задачи в активном проекте.
Таблица «Маска кода»
Используйте таблицу маски кода для определения кодов СД. Введите разные строки для каждого определяемого уровня СД. Каждый уровень последовательности строится на основе другого, чтобы создать полную маску кода СД.
Уровень Указывает на уровень структури, соответствующий определяемой маске кода СД. Это поле автоматически приращено при вводе каждой дополнительной маски кода.
Последовательность. Тип знаков маски кода. Варианты: Цифры (упорядоченные),Буквы верхнего регистра (упорядоченные),Буквы нижнего регистра (упорядоченные)и Символы (без упорядочения).
Длина Введите число, представляющее длину, необходимую для этого уровня кода СД. Если длина кода СД может быть любой, нажмите кнопку Любая. Максимальная длина всего кода СД — 255 знаков.
Разделитель Введите знак для разных уровней кода СД. По умолчанию используется точка.
Создание кода СД для новой задачи Указывает, Microsoft Office Project создает код СД при создании новой задачи.
Проверка уникальности новых кодов СД Обеспечивает уникальность при редактировании кода СД для задачи. Если ввести код СД, который уже используется в проекте, Project вывести сообщение о том, что он является дубликатом.
Чтобы назначить задаче код СД, на листе задач щелкните поле справа от того места, куда вы хотите вставить поле кода СД. В меню Вставка выберите пункт Столбец. В поле Имя поля выберите СОВ. Для каждой задачи отображается код СД, соответствующий ее уровню в структуре.
Чтобы отсортировать текст по коду СД, в меню Project выберите пункт Сортировка, а затем щелкните Сортировать по. В поле Сортировать по выберите СОВ.
Поля «СДР»
В поле «СДР» отображаются коды структурной декомпозиции работ, которые являются буквенно-цифровыми кодами, используемыми для представления положения соответствующей задачи в иерархической структуре проекта. Код СДР подобен номеру в структуре, но вы можете изменить его, а также применить к нему определенный формат СДР (маску). Коды СДР являются уникальными: в задаче может быть только один код СДР.
Существует несколько категорий полей «СДР».
Тип записи. Вычисляемое поле или поле ввода
Способ вычисления. По умолчанию код СДР представляет собой номер задачи в структуре. Вы можете ввести код СДР или определить для него собственный формат. После ввода значения в поле «СДР» изменить его можно в любое время. Если код СДР удалить, в данном поле будет выводиться номер в структуре. При задании формата СДР (маски) в поле «СДР» выводится значение, соответствующее уровню структуры и маске кода СДР для задачи. В этом случае можно ввести только код, удовлетворяющий указанной маске кода СДР.
Использование. Поле «СДР» удобно использовать, если в вашей компании есть специальная система кодов СДР для управления проектами. Если вы хотите отобразить, ввести или изменить коды СДР для задач, добавьте поле «СДР» в представление задач.
Пример. Вы настроили для проекта маску кода СДР, которую использует ваш отдел, и хотите просмотреть и распечатать отчетов, в которых указаны коды СДР для всех задач. Для этого добавьте поле «СДР» в представление «Лист задач».
Замечания. Чтобы задать маску кода СДР, в меню Проект наведите указатель на пункт СДР, а затем выберите команду Определить код. В диалоговом окне Определение кода СДР укажите маску кода для различных уровней и введите любой подходящий префикс для кода СДР.
СДР (поле назначения)
Тип записи Вычисляемая
Способ вычисления. Код СДР назначения автоматически определяется в соответствии с кодом СДР связанной задачи. В качестве кода СДР по умолчанию используется номер задачи в структуре.
Использование. Добавьте поле назначения «СДР» в представление «Использование задач» или «Использование ресурсов», если вы хотите отобразить коды СДР для назначения. С помощью данного поля можно определять задачи по номеру.
Пример. Если вы хотите использовать в отчетах о ходе выполнения назначений коды СДР, а не названия задач, добавьте поле «СДР» в представление «Использование ресурсов».
СДР и Календарный план
Структурная декомпозиция работ (СДР) имеет следующие характеристики:
СДР является средством для разделения всех работ по проекту на управляемые пакеты работ, позволяющие достичь такого уровня детализации информации, который соответствует потребностям руководства проекта для осуществления контроля.
Разработка СДР имеет две основные цели:
Для руководителя проекта важны обе эти цели. Если в плане отсутствуют все необходимые работы, проект будет задержан, бюджет, скорее всего, будет превышен. Если выполняются работы, не относящиеся к данному проекту – деньги заказчика тратятся нецелевым образом. Если СДР не объединяет обе эти цели, проект может потерпеть неудачу.
Проект разворачивается вокруг СДР. СДР является основным «стержнем» для четырех основных и одного вспомогательного процессов:
Структурная декомпозиции работ может разрабатываться «с нуля» либо с использованием компонентов уже созданных СДР.
Прежде всего, нужно ответить на целый ряд вопросов:
Правила разработки СДР
При разработке СДР необходимо принимать во внимание следующие основные правила:
Этапы разработки СДР
СДР разрабатывается путем итерационного рассмотрения целей и результатов проекта, критериев планирования объема работ, реализации технических требований. Верхние уровни СДР могут быть разработаны на ранней, концептуальной стадии проекта. Дальнейшая детализация СДР возможна, как только будет определен проект и подготовлены спецификации.
Очень важно понять, что первоочередная задача составления СДР – разделить проект на подпроекты до той степени детализации, когда появится возможность распределить элементарные работы.
Основной процесс разработки СДР состоит из следующих шагов:
Подготовку структурной декомпозиции работ можно считать законченной, когда определены мелкие индивидуальные (элементарные) работы. Ответственность за каждую элементарную работу должна быть поручена одному и только одному члену команды проекта. Если этот человек (или группа) собираются выполнять работу, а не руководить ее выполнением, этот уровень может быть признан самым нижним уровнем СДР.
Календарное планирование в управлении проектами – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.
Календарное планирование включает в себя:
Рис.2. Алгоритм планирования проекта
Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Мы должны спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику мы отслеживаем ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.
Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).
Рис.3. Диаграмма Ганта
Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта. Нам нужно подумать о том, кто будет выполнять те или иные работы или этапы работ, какие люди нам для этого нужны, кто является ответственным за результат работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проектах могут потребоваться расходные материалы, сырье, а также – использование машин и механизмов, техники, транспорта и т.д. Все это – ресурсы для проекта, и все они имеют свою стоимость. Помимо стоимости, ресурсы обладают такими характеристиками, как:
Ресурсный план проекта можно составить в виде таблицы:
Рис.4. Ресурсный план проекта
В специализированных программных продуктах, таких, как Microsoft Project сегодня можно легко и быстро построить диаграмму Ганта, назначить на каждую работу нужные ресурсы, определить сроки и стоимость проекта. На календарном плане-графике наглядно показаны ресурсы и их занятость на той или иной работе.
Рис.5. Диаграмма Ганта с назначенными ресурсами
Поскольку стоимость любого из ресурсов, будь то люди, материалы или машины, можно измерить в денежном выражении, то при планировании работ и назначении на них ресурсов автоматически в программе считается и стоимость тех или иных работ, этапов и в целом проекта. Когда проект переходит в стадию исполнения, менеджер проекта и руководство компании всегда сможет отслеживать ход выполнения, фактически выполненные работы или процент их выполнения, а также фактические затраты по работам, этапам и проекту в целом. Применение программных продуктов дает возможность отслеживать в любое время в оперативном режиме исполнение проекта, вносить изменения при необходимости и принимать управленческие решения. Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым (и не только) потерям. «Сэкономив» на стадии планирования, можно потратить гораздо больше времени, сил и финансов на постоянном исправлении ошибок, внесении дополнительных работ (не учли ранее!), привлечении дополнительных ресурсов (потому что не успеем!) и т.д. Есть такой афоризм: «Когда мы тратим время на планирование, его становится больше».
Microsoft Office Project 2002 является одним из программных продуктов поддержки управления проектами. Система предназначена для разработки календарного графика проекта, его оптимизации с учетом временных, ресурсных, финансовых и иных ограничений, а также автоматизации процессов контроля и анализа хода выполнения проекта.
Использование системы обеспечивает поддержку следующих процессов:
Алгоритм работы с Microsoft Office Project 2002
Описание работы с пакетом Microsoft Office Project 2002
Ввод информации о структурной декомпозиции работ.
Календарный план работ по проекту строится в виде сетевой модели, которая носит название диаграммы Ганта. Для построения диаграммы Ганта необходимо иметь разработанную на предыдущей лабораторной работе структурную декомпозицию работ. Ввод информации об СДР нового проекта начинается после выбора команды Файл/Создать. В терминологии MS Office Project работа называется задачей.
Ввод данных о задаче осуществляется в окне «Сведения о задаче», которое появляется после выбора команды Проект/Сведения о задаче или двойным щелчком мыши по строке таблицы (рис. 1).
Рисунок 1. – Ввод сведений о задаче.
Иерархия работ должна соответствовать СДР. Выбор уровня иерархии для каждой задачи или для группы задач осуществляется по команде Проект/Структура/На уровень выше (на уровень ниже).
Следующим шагом для построения календарного плана-графика является логическое связывание работ. Существует 4 типа логической связи между работами.
Для связывания двух задач нужно выделить их в таблице и выбрать команду Правка/Связать задачи, тогда по умолчанию между задачами установится связь «Окончание – начало». Можно указать другой тип связи, выбрав в окне «Сведения о задаче» вкладку Предшественники.
Рисунок 2. – Логическое связывание задач.
После того, как определены связи между работами, можно задать их длительность. Это можно сделать как в таблице, так и в окне «Сведения о задаче». Среди работ можно отметить такие, которые являются контрольными точками (вехами) при выполнении проекта. Это такие работы как, например, утверждение технического задания, принятие решения о прекращении или начале работ и т.д. Вехи имеют нулевую длительность и отмечаются в диаграмме Ганта в виде черных ромбиков.
Следует помнить, что MS Office Project учитывает субботу и воскресенье как нерабочие дни. Следовательно, одна неделя соответствует 5 дням, а один месяц – 4 неделям. Чтобы устранить такое несоответствие, необходимо изменить настройки календаря.
Последний шаг при построении календарного плана-графика – указание типа работ. Использование работ разного типа позволяет построить наиболее оптимальную модель проекта.
Любую работу можно оценить по трем параметрам:
В соответствии с формулой:
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
в зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы.
Трудозатраты = Длительность х Ресурсы
Длительность =Трудозатраты / Единицы ресурсов
Ресурсы = Трудозатраты / Длительность
Примечание: начинающим пользователям рекомендуется придерживаться следующего правила – задавать работам тип Фиксированная длительность, опция Фиксированный объем работ должна быть выключена. Эти параметры можно задать, выбрав Сервис/Параметры/Планирование.
В результате проделанных на предыдущих шагах действий диаграмма Ганта должна иметь следующий вид (рис. 3).
Рисунок 3. – Пример сетевой модели в виде диаграммы Ганта
Для визуализации информации о характеристиках не отдельных работ, а всего проекта, нужно включить опцию Показывать суммарную задачу проекта на закладке Вид диалогового окна Параметры. В диаграмме Гантта появляется суммарная строка проекта, которая на графике отображается серым цветом. Она недоступна для редактирования. Характеристики этой задачи будут являться характеристиками всего проекта.
Ввод информации о ресурсах.
Под ресурсами в Microsoft Office Project 2002 понимаются люди, механизмы и материалы, которые используются при реализации проекта и должны быть учтены. Финансовые ресурсы в модель ресурсов не входят и учитываются отдельно.
Ввод информации о ресурсах осуществляется в представлении Лист ресурсов, который включается из меню Вид (рис. 4).
Рисунок 4. Пример заполнения листа ресурсов
Для создания нового ресурса щелкните два раза по строке таблицы ресурсов левой кнопкой мыши и заполните диалоговое окно Сведения о ресурсе/Общее. В этом диалоговом окне задается:
Рисунок 5. – Сведения о ресурсе.
На закладке Рабочее время задается информация о базовом календаре, по которому рассчитывается доступность и загрузка ресурса.
На закладке Затраты задается стоимость одной временной единицы использования трудовых ресурсов и стоимость за единицу измерения для материальных ресурсов. Для трудовых ресурсов на этой закладке могут быть заданы различные ставки оплаты. Указываются:
Назначение ресурсов на работы.
Расписание проекта, разработанное без учета ресурсных ограничений, не может быть физически реализовано по причине потенциальных ресурсных конфликтов. Бывает, что сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы, или количество требуемых ресурсов превышает количество доступных. Microsoft Office Project 2002 помогает выявить и разрешить подобные конфликты, но предварительно необходимо указать, какие и в каком количестве ресурсы понадобятся для выполнения.
Для назначения ресурсов на работы есть несколько способов.
Рисунок 6. – Назначение ресурсов на задачи.
Для того чтобы изменить количество ресурсов, назначенных на работу, с целью изменения ее длительности, нужно:
Информацию о назначении ресурсов на проект можно посмотреть в представлениях Использование работ и Использование ресурсов в табличной форме и в Графике ресурсов – в графической. Эти представления можно включить через меню Вид.
Ввод информации о стоимости работ.
Одним из трех основных параметров, позволяющим оценивать успешность проекта, является его стоимость. Наиболее удобной таблицей, содержащей информацию о стоимости работ проекта, является таблица Затраты. Чтобы ее увидеть, нужно выбрать в меню Вид опцию Таблица/Затраты.
Стоимость работы проекта складывается из стоимости ресурсов, назначенных на работу, и количества денежных средств, выделенных на эту работу. Стоимость ресурса, назначенного на работу, равна произведению стандартной ставки данного ресурса на длительность данной работы.
В таблице Затраты отображается следующая информация:
Фиксированные затраты – стоимость работы в виде денег, выделенных на работу. В суммарной строке проекта стоимость работ проекта не складывается, поскольку каждая работа может иметь свои собственные фиксированные затраты.
Общие затраты – сумма стоимости ресурсов и денежных средств, выделенных на работы.
Начисление фиксированных затрат – способ начисления фиксированных затрат на работу – в начале работы, по окончании работы, пропорционально.
Базовые затраты – затраты, зафиксированные в базовом плане. Именно с этим значением будут сравниваться фактические затраты.
Фактические затраты – данные о фактическом выполнении стоимости проекта. Они будут сравниваться с базовыми затратами для определения отклонений по стоимости.
Отклонение – разность между фактическими затратами и базовыми, зафиксированными в базовом плане проекта.
Оставшиеся – значение оставшихся затрат по работе, вычисляемое как разность базовых затрат и данных о фактических затратах по работе.
Сайт создан и администрируется Кемеровской региональной общественной организацией «Молодежная инициатива».