что такое ркк в делопроизводстве

Создание РКК входящего документа

Создание РКК входящего документа предполагает осуществление следующих операций:

Если в БД есть документ с такими же первичными данными, то система найдет повторный документ (см. раздел 4.4.4. «Регистрация повторного документа»).

Внимание:Заполнение формы«Ввод первичных данных»позволит отследить в системе документы со значениями атрибутов, введенных в качестве первичных данных.

Рисунок 15. Форма «РКК Входящего» и «Ввод первичных данных».

Примечание:Все обязательные поля помечены красной звездочкой*

В верхней части РКК расположены следующие поля, назначение которых приведено в таблице 3.

Таблица 3 Назначение некоторых полей РКК Входящего

Внимание: Для настройки регистрационных номеров необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8(7172)74-11-38 и 8(7172)70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Примечание: В случае если документ был зарегистрирован в БД «Входящая» по ошибке, то с помощью кнопки «Перенести в ДИРОРД» его можно перенести в БД «ДИРОРД».

3.1.5. Создание РКК ДИРОРД (директивного документа)

Для создания РКК ДИРОРД необходимо произвести следующие функции:

Внимание:Заполнение формы«Ввод первичных данных»позволит отследить в системе документы со значениями атрибутов, введенными в качестве первичных данных.

Рисунок 16. Форма «РКК Входящего» и «Ввод первичных данных».

В верхней части РКК расположены следующие поля, назначение которых приведено в таблице 4.

Таблица 4 Назначение некоторых полей РКК ДИРОРД

Внимание: Для настройки регистрационных номеров необходимо обратиться в службу поддержки пользователей ЕСЭДО по телефонам 8 (7172) 74-11-38 и 8 (7172) 70-19-99 или по электронному адресу sd_esedo@nitec.kz или к Администратору ЕСЭДО.

Примечание: Согласно Постановлению Правительства Республики Казахстан
от 23 января 2008 года № 51 ДСП документы с грифом ДСП не должны содержать вложенные файлы.

Примечание:В случае если документ был зарегистрирован в БД «ДИРОРД», но по какой-либо причине его необходимо перенести в БД «Входящая корреспонденция»., то это можно сделать с помощью кнопки «Перенести во входящую БД».

Создание РК Пункта

Для создания пункта документа регистратор должен осуществить следующие операции:

Рисунок 17. Форма РКК Пункта документа

В верхней части РКК расположены следующие поля, назначение которых приведено в таблице 5.

Источник

РАСЦЕНОЧНО-КОНФЛИКТНАЯ КОМИССИЯ (РКК)

РКК организуются во всех предприятиях, учреждениях и хозяйствах, где применяется труд рабочих и служащих и где имеется комитет рабочих и служащих (фабзавместком). РКК состоит из равного числа представителей администрации и комитета рабочих и служащих. На крупных предприятиях, кроме общезаводской, могут быть организованы и цеховые РКК (Положение о них утверждено Наркомтрудом СССР 9 декабря 1931 г. – «Известия НКТ СССР» 1931 г. № 34). Последние действуют на тех же основаниях, что и общезаводские. Цеховая РКК не может разрешать споры о переводе на другую работу вне пределов данного цеха, об увольнении по сокращению штатов, о применении сокращённого рабочего дня и удлинения отпусков. Споры по этим вопросам рассматриваются общезаводской РКК.

Ряд споров, требующих разрешения непосредственно на производстве, подлежит обязательному предварительному рассмотрению в РКК, как в основной первичной инстанции, напр., споры о переводе на другую работу, об оплате при недовыработке нормы, об оплате брака, оплате простоев, об увольнении по непригодности или за неисполнение обязанностей, о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, о размере причитающейся премии, об оплате сверхурочных работ и др. (ст. 10 Положения о РКК). По остальным спорам искового характера, т. е. спорам по применению, а не установлению условий труда, работник вправе обратиться по своему выбору в РКК или в суд. Некоторые споры (напр., об увольнении и восстановлении в должности ответственных работников и о наложении дисциплинарных взысканий на последних, об изменении штатов и окладов и т. п.) изъяты из ведения РКК (ст. 12 Положения о РКК).

Заявления в РКК подаются: а) администрацией – по делам о вычетах из заработной платы работника (когда администрация не имеет права произвести вычет без согласия работника или без решения РКК) – в течение 14 дней со дня заявления работником о незаконности вычета или о неправильности его размера (такое заявление работник имеет право сделать не позднее 7 дней со дня распоряжения администрации о вычеге); б) работниками – по делам об увольнении во всех случаях – не позднее 14 дней со дня предъявления работнику расчёта; в) по делам об оплате сверхурочных работ – не позднее 1 месяца со дня, в который, согласно установленным для данного предприятия или учреждения правилам, должна быть произведена эта оплата. Если работник в течение недели со дня, когда должна быть произведена выплата, заявляет соответствующее требование администрации, срок давности исчисляется со дня Лтсаза администрации в удовлетворении этого требования; г) по всем остальным делам – не позднее 3 месяцев со дня производства соответствующего расчёта или получения отказа в оплате по своевременно, не позднее недели, заявленному требованию либо с того дня, когда были произведены обжалуемые действия (ст. 932 КЗоТ). Пропущенные по уважительным причинам сроки могут быть восстановлены решением РКК. РКК обязана рассмотреть поданное заявление в 3-дневный срок с обязательным вызовом заявителя, а если это требуется, то и свидетелей и экспертов. Заседания РКК происходят в нерабочее время. Функции председателя и секретаря в заседании РКК представители администрации и фаб-завместкома несут попеременно. Ни члены РКК, ни вызываемые на заседание лица (представители организаций, свидетели и пр.) права на вознаграждение за участие в работе РКК не имеют. Решения РКК принимаются исключительно по соглашению сторон, независимо от числа представителей администрации и фабзавместкома, участвовавших в заседании. Иными словами, каждая из сторон имеет по одному голосу. Решения РКК фиксируются в протоколе, подписываемом представителями сторон. Копии решения в 3-дневный срок должны быть вручены заинтересованному лицу, фабзавмест-кому и администрации. Подлинник хранится в делах РКК.

Решение РКК не нуждается в чьём-либо утверждении. В случае неисполнения решения РКК по спору искового характера оно может быть реализовано в принудительном порядке. Если в решении РКК точно указана сумма, причитающаяся работнику, решение РКК предъявляется соответствующему профсоюзному органу (областному или центральному комитету профсоюза). Этот орган, удостоверившись в законности решения РКК, выдаёт заинтересованному лицу особое удостоверение по форме «А». Последнее приравнено законом к исполнительному листу и предъявляется судебному исполнителю для взыскания. В случае, если РКК в своём решении не указала точно причитающейся работнику суммы (напр., «взыскать компенсацию по среднему заработку»), решение в таком же порядке поступает в областной или центральный комитет профсоюза. Соответствующий комитет профсоюза на основании решения РКК выдаёт истцу удостоверение по форме «Б» о законности данного решения. Это удостоверение затем предъявляется в суд. Народный суд в этом случае должен определить лишь размер подлежащей взысканию суммы, не пересматривая по существу решения РКК. После этого решение РКК приводится в исполнение в принудительном порядке по исполнительному листу, выдаваемому народным судом.

Решения РКК могут быть отменены в порядке надзора лишь вышестоящей профсоюзной организацией как по жалобе заинтересованных лиц и учреждений, так и по инициативе профорганизаций или по протесту прокурора. Решения РКК подлежат отмене в случае нарушения норм материального трудового права, процессуальных правил ведения дела или подложности документов, на основании которых вынесено решение. Жалобы и протесты на решения РКК рассматриваются президиумом областного или центрального комитета профсоюза. Для цеховых РКК ближайшим органом надзора являются общезаводские РКК. Срок подачи жалобы – 14 дней со дня получения извещения о состоявшемся решении. Решение ЦК союз, является окончательным. Для рассмотрения жалоб в порядке надзора в профсоюзной организации установлен 3-дневный срок. В случае отмены решения РКК в порядке надзора исковой трудовой спор может быть передан в суд, а неисковой – в вышестоящие хозяйственные и профсоюзные органы для разрешения в порядке соглашения.

В РКК, как паритетном органе, соглашение сто-.; рон может не состояться. В этих случаях исковые трудовые споры подлежат направлению в народный суд, а неискозые споры (т. е. споры об установлении, а не применении условий труда) направляются па совместное разрешение вышестоящих хозяйственных и профсоюзных организаций. См. Трудовые споры.

Источник

Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)

Содержание:

Понятие и цель регистрации документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.

Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации

Журнальная регистрация

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

расписка исполнителя в получении документа;

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник

Реферат: Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.

Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

— поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

— журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

— журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

— при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

— регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

— карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

— карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

— карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

— регистрировать документы на различных рабочих местах;

— организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

— на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

— организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

— Дата получения (регистрации) документа.

— Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).

— Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).

— Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).

— Номер дела (в которое подшит исполненный документ).

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

— Название структурного подразделения.

— Количество листов в документе.

— Количество листов приложений.

— Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).

— Названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

— Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

— Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

— Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

— В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

— Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

— Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

— Количество листов (страниц) документа.

— При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

— Вид полученного документа.

— В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

— название подразделения, подготовившего документ;

— исходящий номер (переносится на отправляемый документ;

— дата документа (подписания, утверждения, отправки);

— адресат: название организации, которой посылается документ;

— исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

— порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

— количество листов документа;

— количество листов приложений;

— краткое содержание документа;

— подразделение, ответственное за исполнение документа;

— исполнитель (фамилия, инициалы);

— срок исполнения («Контрольная дата»);

— отметка об исполнении;

— связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

— в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; Законом Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан»; «Основными правилами работы архивов организаций»; распорядительными и нормативно-методическими документами Управления по делам архивов Республики Башкортостан; Положением об экспертной комиссии организации.

В организациях создается единая экспертная комиссия для решения вопросов экспертизы ценности научно-технической, специальной, управленческой и электронной документации. В некоторых организациях, где имеются самостоятельные технические архивы в разных подразделениях (например, при управлениях главного конструктора, главного металлурга, главного технолога) может быть создано несколько экспертных комиссий, которые проводят экспертизу ценности документов своего подразделения. Для координации же их деятельности создается Центральная экспертная комиссия организации.

Роль экспертной комиссии заключается в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение. Практическая организация работы экспертной комиссии заключается в том, что члены экспертной комиссии непосредственно занимаются экспертизой ценности документов по профилю своей деятельности. Если членом экспертной комиссии является начальник планового отдела, то он принимает участие в отборе документации планового отдела; начальник технического отдела проводит экспертизу документов своего отдела и т.д. Таким образом, будет более квалифицированно и качественно проведена экспертиза ценности документов.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться сотрудники Государственного архива специальной документации и представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению (в первую очередь – НТД);

— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в т.ч. научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:

— отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

— отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой «ЭПК» выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой «ЭПК» переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и экспертной комиссией.

Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.

Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

Итак, экспертная комиссия имеет право:

— давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам правильной организации делопроизводства;

— запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. документов по личному составу;

— запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, сроки которых не определены нормативами (законами, Перечнями управленческих документов, с указанием сроков хранения, ведомственными Перечнями и т.д.);

— заслушивать руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, о причинах утраты документов и т.д.;

— не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно, небрежно подготовленные документы;

— информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;

— представлять своё учреждение в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан.

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1

(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

По собственному желанию (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.

3. Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан». Газета «Республика Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.

4. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.

8. Санников Б.Г. Применение и оформление дисциплинарного взыскания // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.

Источник