что такое первичные документы по договору
Что относится к первичной документации
Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Формы и виды первичной документации
Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.
Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.
Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:
К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:
Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.
Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.
Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?
Посмотреть ответ
Классификация первички по стадиям предпринимательства
В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.
Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Утверждение форм первичной документации
Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:
ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.
Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.
Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.
Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.
При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Первичные документы: все, что нужно знать бухгалтеру
Перед сдачей годовой декларации по прибыли бухгалтеры внимательно проверяют первичные документы. «Первичка» должна быть в идеальном состоянии. Иначе последуют неминуемые последствия: налоговики снимут расходы, откажут в вычете. Кроме того, если возникнет спор с контрагентом, то сделку без документов подтвердить не получится.
О чем нужно помнить при работе с первичными документами, читайте в нашей статье.
Без первичных документов факт поставки доказать нельзя
Судьи пришли к выводу о недоказанности истцом факта поставки продукции, в связи с чем отказали в удовлетворении иска.
Дело в том, что согласно Закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными документами. Именно данные документы, в частности, товарные накладные, подтверждают передачу товарно-материальных ценностей.
Однако истец не представил указанные документы. Счета-фактуры и книги продаж являются односторонними документами.
При этом ни одного двустороннего документа либо документа, исходящего от ответчика и подтверждающего факт заключения и исполнения сделки, истцом также не представлено.
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.
не подтвердит факт сделки и акт сверки расчетов. Данный документ сам по себе без «первички», на основании которой он составлен, не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой (постановления Арбитражного суда Московского округа от 14.04.2016 № Ф05-4222/2016, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.11.2016 № Ф07-8809/2016).
Суд разъяснил, в каком случае факт оказания услуг можно подтвердить без «первички»
Судами было установлено, что организация заключила договор на консультационные услуги, которым предусмотрено, что исполнитель обязуется представить заказчику результаты оказанных услуг в бумажном и в электронном виде.
Стоимость услуг составляет 1 млн 500 тыс. рублей. Заказчик внес аванс в размере 500 тыс. рублей. Однако позже сообщил контрагенту об одностороннем расторжении договора и запросил у него копии документов, подтверждающие оказание услуг.
По мнению исполнителя, полный комплекс услуг был оказан. Правда, заказчик с этим не согласен, так как контрагент не представил подтверждающих документов. В связи с этим компания полагает, что предоплату нужно вернуть.
Суды первой и апелляционной инстанций установили факт оказания услуг. Выяснилось, что по первому этапу подготовлено и передано заказчику экспертное заключение, по второму – даны рекомендации об устранении неработающих гиперссылок на сайте, разработан порядок организации внутреннего контроля и т.д.. Оказание консультационных услуг и сопровождение процесса устранения имеющихся нарушений законодательства осуществлялось путем онлайн-консультирования исполнителя сотрудниками.
При этом само по себе отсутствие между сторонами подписанного акта выполненных работ не является основанием для вывода, что работы по договору не выполнялись. В противном случае нарушаются принципы возмездного характера оказываемых услуг и соразмерности компенсации оказанным услугам.
При возмездном оказании услуг заказчика интересует именно деятельность исполнителя, не приводящая непосредственно к созданию вещественного результата. Указанная позиция отражена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 18140/09.
Неподписание актов оказанных услуг при доказанности самого факта их оказания не может являться основанием для освобождения заказчика от их оплаты.
Суд кассационной инстанции согласился с выводами нижестоящих судов.
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.
Несущественные ошибки в «первичке» отказом в вычете НДС не грозят
Однако по итогам выездной проверки налоговики отказали компании в вычете НДС, доначислили налог, пени и штрафы. Основание: наличие ошибок в товарно-транспортных накладных (неуказание договора, количества грузовых мест, массы груза прописью, отсутствие ссылок на номера и даты транспортных накладных, на паспорта и сертификаты). Инспекторы посчитали, что данный факт подтверждает нереальность хозяйственных отношений между продавцом и покупателем.
Несмотря на это, судьи признали, что представленные первичные документы подтверждают доставку и получение компанией товаров. Выявленные ИФНС недостатки в товарно-транспортных накладных не являются существенными в силу ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не свидетельствуют о нереальности поставок товара и не могут служить основанием для вывода о непоставке товара.
Кроме того, компания представила товарные накладные по форме ТОРГ-12, в которых указаны:
Водители, которые были указаны в ТТН, на допросе подтвердили, что действительно перевозили товар. Тот факт, что они не были официально оформлены у перевозчика и тот не подавал на них сведения и не платил налоги и взносы, к вычету НДС проверяемым налогоплательщиком отношения не имеет.
Таким образом, суд пришел к выводу о соблюдении компанией установленных НК РФ условий, необходимых для предъявления сумм НДС к вычету. Решение инспекции признано недействительным.
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.
отметим, что налоговая служба подтверждает – несущественные ошибки в «первичке» поводом для снятия налоговых расходов не являются (письмо от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). В данном письме подчеркнуто, что не являются основанием для отказа в принятии расходов ошибки в первичных документах, не препятствующие фискалам при проведении проверки идентифицировать:
3) наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав;
5) другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения.
«Первичка» с фальшивой подписью не может подтвердить сделку
Суд, изучив материалы дела, встал на сторону инспекции. Фемида посчитала, что доводы налоговиков об отсутствии реальных операций компании с контрагентами подтверждаются представленными доказательствами:
Определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.
Первичные документы нужно подписывать исключительно собственноручной подписью
Ответ Минфина РФ однозначен: подписывать документы факсимиле неправомерно.
Дело в том, что Законом о бухучете предусмотрен перечень обязательных реквизитов первичного документа. Одним из них является подпись лица (лиц) с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации.
При исчислении налога на прибыль не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.
у судей по данному вопросу нет единого мнения. Есть решения как в пользу позиции чиновников (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010), так и против нее (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010). Учитывая противоречивую судебную практику, компаниям безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.
«Первичку» с ошибкой заменить нельзя
Однако ФНС РФ считает, что такое исправление документов недопустимо, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.
в рассматриваемом письме налоговая служба повторила позицию, высказанную Минфином РФ в прошлом году (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).
Судьи не согласны со столь жесткой позицией Минфина РФ. По мнению арбитров, первичный документ с недочетами можно заменить на новый с теми же реквизитами, так как подобного запрета законодательство не содержит (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017).
Перевод на русский язык первичных документов не всегда уместен
Однако фирменное наименование товара можно не переводить, поскольку в этом случае могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Правда, нужно соблюсти условие, при котором из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. Свое мнение Минфин РФ основывает на решении суда (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК).
Расходы можно подтвердить электронными документами
Использование ЭП регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ. В нем говорится, что цифровой документ, который подписан квалифицированной подписью, может приравниваться к документу, составленному на бумаге, если бумажная форма по закону не требуется. Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.
Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.
ранее Минфин РФ считал возможным подписать электронные документы простой электронной подписью (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323) либо усиленной неквалифицированной ЭП (письмо от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).
Отметим, что если электронные документы составлены не в установленном формате, то в случае истребования в рамках налоговых проверок их нужно представить в ИФНС в бумажном виде с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС РФ от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).
Для списания расходов на автоперевозку без транспортной накладной не обойтись
Необходимость наличия именно этого бланка (никакого иного первичного документа в свободной форме, как то разрешает Закон о бухучете) вытекает из положений п. 2 ст. 785 ГК РФ. В норме сказано: заключение договора перевозки груза подтверждает составление и выдача отправителю транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного транспортным уставом или ГК РФ).
при доставке товара собственным транспортом покупателя транспортная (товарно-транспортная) накладная не оформляется. Для учета расходов на приобретение и доставку товара в этом случае будет достаточно товарной накладной (ТОРГ-12), выставленной продавцом, а также путевого листа (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Ежемесячно оформлять акт по арендным услугам не обязательно
чиновники и ранее разрешали не оформлять указанные акты (письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118). Однако следует помнить, что если составление данного документа прописано в договоре, то без него подтвердить расходы не получится (письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).
Документы по ОС нужно хранить 4 года с момента, когда оно полностью самортизировано
Так, если база по прибыльному налогу уменьшается, документы следует хранить в течение всего процесса уменьшения базы.
Что касается сохранности документов, обосновывающих амортизационные отчисления, здесь также есть особый порядок. А именно: отсчет срока стартует исключительно с окончания начисления амортизации.
Ведомство напомнило и о необходимом сроке хранения бухгалтерских документов ‒ не меньше 5 лет с момента их последнего использования.
Примечание редакции: что касается общего порядка хранения «первички», то, по мнению Минфина РФ, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
«Первичка» по сформировавшемуся убытку хранится, пока идет его списание
Такой вывод напрашивается из решения суда по результатам спора, возникшего между инспекцией и обществом.
У него по итогам 2008–2010 годов образовался убыток в размере 26,8 млн рублей. В 2012 году в рамках выездной проверки налоговики проверили «прибыльные» декларации за эти периоды и не обнаружили ошибок при формировании налогового результата.
В 2014 году компания включила в базу по прибыли всю сумму указанного убытка. Инспекторы снова пришли с проверкой и запросили первичные документы по убыточным суммам.
Не получив их, налоговики убрали из «прибыльной» базы спорные суммы, доначислили налог в размере 5,4 млн рублей, пени, штраф.
Общество посчитало, что его права нарушены: ведь один и тот же убыток попал под двойную проверку. Компания попыталась обжаловать решение ИФНС сначала в досудебном порядке, но безуспешно.
Жалобы в суды также не помогли.
Три судебные инстанции признали правомерность истребования налоговиками «первички», подтверждающей размер понесенного убытка в периоде его возникновения.
Пунктом 4 ст. 283 НК РФ установлена обязанность хранить «убыточные» документы весь срок, в который уменьшается база на ранее полученный убыток. При этом НК РФ не предусматривает прекращения обязанности по их хранению после проведения налоговой проверки. Такой же вывод содержится в письме Минфина РФ от 23.04.2009 № 03-03-06/1-276.
Судами установлено, что проведенная в отношении общества выездная проверка за период с 01.01.2012 по 31.12.2014 не является повторной, так как ранее эти периоды не проверялись (п. 10 ст. 89 НК РФ).
Кроме того, уменьшение налоговой базы на убыток произошло в проверяемый период. Тот факт, что во время предыдущей проверки нарушений не выявлено, не говорит о незаконности решения ИФНС.
Акты проверки за предыдущие налоговые периоды, в рамках которых не были установлены нарушения, не исключают привлечения компании к налоговой ответственности.
Общество не доказало, что именно затребованные документы легли в основу решения по прошлым проверкам.
Определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 304-КГ17-21192.
недавно ВС РФ также отметил, что аналитические и синтетические данные бухгалтерского учета, расшифровки и пояснения по формированию результатов деятельности предприятия сами по себе, в отсутствие «первички», убытки не подтверждают (Определение ВС РФ от 22.01.2018 № 307-КГ17-20945).
С позицией суда соглашаются и чиновники (письма Минфина РФ от 25.08.2017 № 03-03-06/2/54617, от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Что такое первичные документы по договору
Статья 9. Первичные учетные документы
Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.