что такое переход на эдо

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.

Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.

Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.

Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.

Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.

Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Источник

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник

Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

С началом действия системы прослеживаемости товаров число пользователей электронного документооборота (ЭДО) значительно выросло. Из-за требований ФНС даже далёкие от этой темы предприниматели вынуждены переходить на электронный обмен документами. Рассказываем, как внедрить ЭДО в бизнес.

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Процесс обмена документами выглядит так.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

Источник

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Источник

Обязательный ЭДО в маркировке с 2022 года

С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора и подключиться к системе электронного документооборота, чтобы сообщать о переходе права собственности на товар. Прямые сообщения об отгрузках и приемках в Честный ЗНАК с этой даты будут закрыты. Эксперт Контур.Маркировки Оксана Леонова помогла разобраться, как работать по новым правилам.

Что нужно знать о маркировке

С помощью маркировки государство контролирует оборот товаров. Уже действует маркировка табака, одежды и текстиля, легкой промышленности, шин, парфюмерии, фототехники, обуви. К 2024 году планируют промаркировать все основные потребительские товары, которые производят в России или импортируют в страну.

Отсканировав код на упаковке товара, покупатель сможет удостовериться, что не купил подделку. Чтобы эта информация дошла до конечного потребителя, передавать ее друг другу и в Честный ЗНАК должны все участники оборота: производители, дистрибьюторы, торговые точки.

Вот как это работает.

Кто и когда обязан подключиться к ЭДО

Каждый раз, когда юрлицо передает право собственности на товар другой компании, участники сделки должны уведомлять об этом Честный ЗНАК (Распоряжение от 28.04.2018 №791-р и Федеральный закон от 25.12.2018 N 488-ФЗ). Каждый продавец должен отразить, какие товары и кому продал, а покупатель обязан сообщить, что он его принял.

Сейчас это можно сделать двумя способами.

С 1 января 2022 года передавать данные регулятору можно будет только через операторов ЭДО (Постановление Правительства от 31.12.2020 № 2464).

Это касается следующих товарных групп:

В других отраслях порядок передачи данных еще не узаконен, но в ближайшем будущем по воде, пиву и другим маркированным товарам нас тоже ждет переход на ЭДО.

Что произойдет после перехода на обязательный ЭДО

С 1 января 2022 года отключат возможность передавать в Честный ЗНАК прямые сообщения о переходе права собственности между участниками оборота (производителями, импортерами, оптовиками, розницей). Это значит, что передавать УПД и УКД с кодами маркировки можно будет только через оператора ЭДО.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

Обратите внимание! Если покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение. Но если у покупателя ЭДО нет, продавец обязан подать сведения самостоятельно через личный кабинет системы маркировки.

Как работает ЭДО в маркировке

Отправитель товара должен сформировать УПД и наполнить его кодами маркировки, то есть вставить в специально отведенное место последовательность из чисел, букв и символов (формат по приказу ФНС 820@). Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет получателю по ЭДО. Срок — три дня с даты отгрузки, но не позднее дня передачи конечному потребителю.

Получатель сканирует товар и сверяет коды. Если все в порядке, он подписывает УПД, чтобы оператор ЭДО сообщил в ГИС МТ о переходе права собственности. Если обнаружены ошибки, например неверные коды, суммы, количество товара, получатель направляет отправителю запрос на уточнение. В ответ может прийти УКД или дополнительный УПД.

Если раньше вы передавали в Честный ЗНАК прямые сообщения, учтите следующие особенности работы с ЭДО.

Алгоритм перехода на электронный документооборот

Для перехода на ЭДО, нужно до 1 января 2022 года пройти следующие этапы:

Этап 1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор

Для работы понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Договор можно заключить с любым оператором ЭДО, который участвует в системе Честный ЗНАК. Если вам достаточно обмениваться с контрагентами УПД и УКД по маркированным товарам, можно выбрать бесплатное решение «ЭДО.Лайт» от Честного ЗНАКа, но другие функции там не поддерживаются.

Этап 2. Провести работу с контрагентами

Убедитесь, что все покупатели могут принимать документы по ЭДО. Если такой возможности у них не будет, вы не сможете оформить передачу права собственности. Отправьте контрагентам приглашение к ЭДО и примите приглашения, которые они вам направили.

Бывает, что у контрагентов разные операторы ЭДО. Обмениваться электронными документами это не помешает, но нужно настроить роуминг. Для этого хотя бы один из контрагентов должен подать заявку своему оператору.

Этап 3. Протестировать процессы

Проведите тест документооборота — пройдите с контрагентами полный процесс отгрузки-приемки с оператором ЭДО. Это особенно важно при роуминге. Если проблемы возникнут после 1 января, когда ЭДО уже будет обязателен, можно не успеть сообщить в Честный ЗНАК о переходе прав собственности и получить штраф.

Источник